Регистрация документов

Регистрация документов

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их ис- полнением и справочная работа по документам.

Общие правила регистрации документов:

1.     Регистрации подлежат все документы, требующие специального уче- та, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

2.     Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

3.     Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.

4.     Документы должны регистрироваться один раз.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздель- ные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номе- рами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются следующие сведения:

·        дата получения;

·        входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учре- ждением-получателем;

·        дата документа;

·        регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением- отправителем;

·        автор (корреспондент) – тот, чей это документ;

·        заголовок (о чем документ);

·        резолюция;

·        срок исполнения;

·        исполнитель (кто с ним работает);

·        ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

·        номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью, она дозаполняется после рассмотрения документа руководителем. Такие све- дения как ход исполнения и номер дела вносятся в форму по ходу и после ис- полнения документа.