Регистрация документов
Дисциплина
«Документационное обеспечение управления»
Специальность
«Право и организация социального обеспечения»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.
Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документе с последующим проставлением
на нем регистрационного номера и даты регистрации.
Цель регистрации – обеспечение учёта, контроля и поиска документов.
Главный принцип регистрации – однократность,
т.е. конкретный документ должен быть зарегистрирован один раз в одном месте централизовано – в канцелярии.
Сроки регистрации
Обязательно регистрируются:
– Документы из вышестоящих органов или направляемые в их адрес
– Исходящие документы (справки, письма, докладные записки и т.п.)
– Важнейшие внутренние документы (приказы, распоряжения, акты, протоколы и т.п.)
– Документы, поступающие из других учреждений, если они требуют исполнения
Для правильного проведения регистрации необходимы справочные материалы:
Реквизит 11. Регистрационный
номер документа
Это
Цифровой или буквенно-цифровой индексатор документа, состоящий из порядкового номера документа.
Может дополняться:
– Индексом структурного подразделения
– Индексом дела по номенклатуре дел
– Краткими сведениями об авторе документа (например,
1-я буква фамилии)
Оформляется от «2» положения табулятора на уровне даты документа
Регистрационные учётные формы
журнальные карточные
Недостатки:
Требуется опыт работы
с картотеками
и аккуратность;
обосновано при
большом объёме
документооборота
Форма журнала регистрации входящих документов
(примерная)
Дата поступления и номер документа |
Корреспондент, дата и номер поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция (кому направлен документ) |
Отметка об исполнении |
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов (примерная)
Дата и номер документа |
Корреспондент |
Краткое содержание |
Отметка об исполнении |
|
|
|
|
Форма единой регистрационной карточки (РК)
(примерная)
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 |
|
Корреспондент |
|
Дата поступления и номер документа |
Дата и номер документа |
Краткое содержание |
|
Резолюция |
|
Отметка об исполнении документа |
© ООО «Знанио»
С вами с 2009 года.