Регистрация документов

Дисциплина

«Документационное обеспечение управления»

Специальность

«Право и организация социального обеспечения»

Составил преподаватель Карабанова Н.В.

Регистрация документов

Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документе с последующим проставлением

на нем регистрационного номера и даты регистрации.

Цель регистрации – обеспечение учёта, контроля и поиска документов.

Главный принцип регистрации – однократность,

т.е. конкретный документ должен быть зарегистрирован один раз в одном месте централизовано – в канцелярии.

Сроки регистрации

Обязательно  регистрируются:

–  Документы из вышестоящих органов или направляемые в их адрес

–  Исходящие документы (справки, письма, докладные записки и т.п.)

–  Важнейшие внутренние документы (приказы, распоряжения, акты, протоколы и т.п.)

–  Документы, поступающие из других учреждений, если они требуют исполнения

Для правильного проведения регистрации необходимы справочные материалы:

Реквизит 11. Регистрационный

номер документа

Это

Цифровой или буквенно-цифровой индексатор документа, состоящий из порядкового номера документа.

Может дополняться:

–  Индексом структурного подразделения

–  Индексом дела по номенклатуре дел

–  Краткими сведениями об авторе документа  (например,

1-я буква фамилии)

Оформляется от «2» положения табулятора на уровне  даты документа

Регистрационные учётные формы

                                       журнальные                            карточные

Недостатки:

Требуется опыт работы

с картотеками

и аккуратность;

обосновано при

большом объёме документооборота

Форма журнала регистрации входящих документов

(примерная)

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов (примерная)

Форма единой регистрационной карточки (РК)

(примерная)