Регістри – інструмент нагромадження та систематизації даних обліку

Регістри – інструмент нагромадження та систематизації даних обліку

Після того, як факти господарської діяльності відображені в документах обліку, виникає об'єктивна необхідність в їхньому групуванні за економічно однорідними ознаками, в оцінюванні, визначенні кореспонденції рахунків та відображенні узагальненої інформації у спеціальних таблицях, що ма- ють назву регістрів обліку.

Регістр є способом групування ФГД, наведених у первинній документа- ції, яка характеризує зміни в конкретних об'єктах обліку за звітний період.

Обліковий регістр – це упорядкований носій узагальненої інфо- рмації на рахунках обліку, пристосований для реєстрації даних із первинних документів або отриманий у результаті механізованої обробки даних, який є юридичним підтвердженням правильності відображення інформації в системі обліку.

Регістри поділяють за призначенням на хронологічні, систематичні і комбіновані. Хронологічні регістри складаються за часом здійснення гос- подарських операцій (касова книга, відомості випуску продукції та ін.). Си- стематичні регістри передбачають групування інформації на рахунках об- ліку (головна книга). Комбіновані регістри доволі поширені через те, що в них сполучаються переваги як хронологічного, так і систематичного запи- су.

За обсягом змісту регістри поділяють на:

 односторонні, якщо інформація в них збирається лише за дебетом або кредитом одного чи кількох рахунків. Односторонні регістри най- частіше використовують при механізованій обробці інформації (маши- нограми);

 двосторонні, якщо інформація в них збирається за дебетом і креди- том. При цьому в таких регістрах довідкова інформація має єдину окрему зону, а дебетові і кредитові обороти розміщують рядом.

Якщо в колонках відображають інформацію за синтетичними ра- хунками, то в рядках – за аналітичними, або навпаки: в колонках ін- формацію показують за аналітичними рахунками, а в рядках – за си- нтетичними. За таким принципом побудовані журнали, відомості, роз- робні таблиці.

Для узагальнення господарських операцій, відображених на рахун- ках, з метою отримання інформації про наявність і зміни ресурсів підпри- ємства та джерел їхньої формування, а також для перевірки правильності облікових записів і складання якісної звітності дані поточного обліку за звітний період необхідно узагальнювати. Для цього складають оборотні відомості, які є способом узагальнення оборотів і залишків рахунків за звітний місяць, а також засобом взаємозв'язку між балансом і рахунками.

Оборотну відомості складають як за синтетичними рахунками, так і за аналітичними. В них показують обороти за дебетом і кредитом рахунків, а також залишки на початок і кінець звітного місяця.

Оборотну відомість за синтетичними рахунками будують у вигля- ді багатографної таблиці, у першій графі якої записують назву рахунків, а в наступних графах – дебетові і кредитові залишки на рахунках на поча- ток місяця, обороти за дебетом і кредитом кожного рахунка за місяць, а також залишки на рахунках на 1 число наступного за звітним місяця. У кі- нці оборотної відомості за кожною із граф визначають підсумки.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками за січень 20              р.

Оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи зведену інформацію про зміни господарських засобів та їхніх джерел за звітний місяць, а також їхню наявність на початок і кінець місяця.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками має контрольне зна- чення для перевірки правильності і повноти облікових записів на рахунках, що ґрунтується на одержанні в ній трьох пар рівних між собою підсум- ків: рівність підсумків за дебетом і кредитом рахунків на початок місяця; рів- ність підсумків оборотів за дебетом і кредитом рахунків за місяць; рівність підсумків залишків за дебетом і кредитом рахунків на кінець місяця.

Рівність підсумків першої пари граф, тобто дебетових і кредитових залишків на рахунках на початок місяця, зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису початкових зали- шків на активних і пасивних рахунках.

Рівність підсумків другої пари граф, тобто оборотів за дебетом і кредитом рахунків, зумовлена подвійним записом операцій, згідно з яким кожна операція в однаковій сумі записується за дебетом і кредитом різних рахунків.

Третя рівність (тобто підсумки залишків за дебетом і кредитом раху- нків на кінець місяця) зумовлена двома попередніми рівностями, якщо початкові залишки на рахунках рівні між собою, а також рівні суми оборо- тів, то й залишки активних і пасивних рахунків на кінець місяця в підсумку мають бути рівні між собою.

Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в обліко- вих записах або при складанні самої оборотної відомості.

На підставі підбитих підсумків в оборотній відомості за синтетичними раху- нками складають баланс підприємства на кінець звітного періоду.

Оборотна відомість дає загальну інформацію про стан і зміни госпо- дарських засобів та джерел їхнього формування, але недостатньо роз- криває економічний зміст оборотів: звідки надійшли товарно-матеріальні цінності або грошові кошти, за рахунок яких джерел або де вони були ви- користані. Цей недолік оборотної відомості можна усунути, побудувавши її за шаховою формою.

За будовою шахова оборотна відомість нагадує шахівницю. Всі раху- нки на ній записують двічі: один раз назви рахунків розміщують у лівій ча- стині таблиці по вертикалі (як і в простій оборотній відомості), а другий – ці самі рахунки і в такій самій послідовності записують по горизонталі – у верхній частині таблиці.

Суми оборотів за кожним рахунком записують на перетині кореспон- дуючих рахунків, що дебетуються (по вертикалі), і рахунків, що кредиту- ються (по горизонталі).

Приклад 1

На основі наведених даних:

1)     скласти і заповнити журнал реєстрації господарських операцій;

2)     скласти оборотно-шахову відомість за синтетичними рахунками.

Залишки за синтетичними рахунками (грн.) на 1.01.20         р.:     “Статутний

капітал” – 70020, “Резервний капітал” – 10000, “Рахунки в банках” – 20000, “Каса” – 50, “Розрахунки з іншими дебіторами” – 270, “Короткострокові по- зики” – 12000, “Розрахунки за виплатами працівникам” – 300, “Виробничі запаси” – 30000, “Основні засоби” – 42000.

Факти господарської діяльності за січень 20       р.

Розв'язання 

Журнал реєстрації господарських операцій