СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Общие положения

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 Общие положения

ДОУ – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций организации и осуществляется специальной службой, действующей согласно Инструкции по делопроизводству и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Инструкция разра- батывается на основе ряда документов [2, 4].

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе структур и исходя из их принад- лежности создаются следующие службы документационного обеспечения:

-   в министерствах и ведомствах РФ, республиках в составе РФ, краях, об- ластях, автономных областях и округах, городах, районах – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат кол- легии, протокольное бюро), инспекции при министре (руководителе ведомст- ва), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистра- ции, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, те- летайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с до- кументами и внедрения технических средств, центральный архив;

-           на государственных предприятиях (объединениях), в научно- исследовательских, проектных, конструкторских организациях и ВЦ, высших учебных заведениях и других организациях – отдел ДОУ или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, кон- тролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

-   в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определя- ется руководством организации;

-   в совместных организациях – правлением;

-   в акционерных обществах – учредительной конференцией;

-   в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

-    в исполнительных структурах представительной власти (за исключени- ем исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в ап- парате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включаются, как правило, секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, отдел совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

-    в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделе- ниях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.

Организация рабочего места и условия труда службы ДОУ регламенти- руются нормативно-методическими документами, государственными и отрас- левыми стандартами.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются от- раслевые нормативы численности, разрабатываемые на основе типовых межот- раслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и ад- министративно-хозяйственных службах производственных предприятий и ук- рупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслужи- ванию.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, ко- торое разрабатывается на основе Примерного положения о службе ДОУ мини- стерств и ведомств. Деятельность работников службы регламентируется долж- ностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструк- ции разрабатываются службой ДОУ на основе Квалификационного справочни- ка должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требо- ваний ГС ДОУ и утверждается руководителем организации или его заместите- лем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, долж- ностей служащих и тарифных разрядов. Примерная структура текста должно- стной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении А.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГС ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ и други- ми действующими нормативами по вопросам ДОУ и настоящими требования- ми.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.