Состав управленческих документов

Состав управленческих документов

План занятия:

1.Понятие системы документации. 2.Унификация документов.

3.Стандартизация документов.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к  их оформлению.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления — например, прогнозирование и планирование, организационно- распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на  аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

Независимо от сферы деятельности в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким  образом, система ОРД в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования  управленческой деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи  с  этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое   внедрение   и   применение   средств    автоматизации,    эффективность    их

использования     находятся     в     прямой     зависимости    от     степени    упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основными направлениями совершенствования  документации  являются  унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность в области стандартизации коор- динируется государственными органами  стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. Ее элементами являются  типизация,  унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например,  в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для  ряда  изделий (процессов) технических характеристик.  В документировании этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного  содержания.

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993, стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения: безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей; технической и информационной совместимости, а также вза- имозаменяемости продукции; экономии всех видов ресурсов; безопасности  хозяйственных

объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Виды стандартов:

-международные (региональные) стандарты  (ГОСТ);

-государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);

-стандарты отраслей (ОСТ);

-стандарты предприятий (СТП);

-стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в России разработано 37 ОК.

Государственные стандарты и ОК технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие  УСД:

-унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-унифицированная система банковской документации;

-унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-унифицированная  система  отчетно-статистической документации;

-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

-унифицированная система документации по  труду;

-унифицированная система документации Пенсионного фонда  Российской Федерации;

-унифицированная                 система                 внешнеторговой                 документации. На каждую УСД разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным  за  бухгалтерскую  документацию,  Росархив  РФ  —  за организационно-

распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.), как уже упоминалось, характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной сис- темы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.

Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны уни- фицированные формы документов, применяемых в данной  системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению  документов».

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения,  приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения адми- нистративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности:

-федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком  в качестве государственного национальный язык, органов местного  самоуправления;

-предприятий,         организаций         и      их          объединений         независимо         от организационно-правовой                       формы                       вида                       деятельности. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов,                         требования     к    бланкам    и    оформлению     документов,     требования     к изготовлению,    учету,    использованию   и    хранению    бланков    с    воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации, гербов  субъектов.

В приложениях к указанному стандарту приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков  документов.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации

— министерства (ведомства); они же утверждают унифицированные формы документов.

Вопросы для самоконтроля:

1.Что понимается под системой документации?

2.Что понимают в делопроизводстве по унификацией?

3. Что понимают под стандартизацией?

4.Дайте понятие «унифицированной системе документации», «унифицированной  форме документа».