Составление и оформление служебных писем

Дисциплина

«Документационное обеспечение управления»

Специальность «Финансы»

Составил преподаватель Карабанова Н.В.

Служебное письмо

это

обобщенное название различных по содержанию информационных документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте

Служебное письмо

– Самый распространенный вид деловых документов. Составляется для оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

– Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объёма входящей и исходящей документации

Письма, отправляемые из учреждения

Текст письма

прямой порядок

Текст письма

обратный порядок

Тон письма нейтральный

(используем вводные слова и конструкции):

По-видимому… По-прежнему… Учитывая…

Как известно… Если возможно… Считая…

Тщательно изучив Ваши предложения…

Внимательно рассмотрев Ваши замечания…

В порядке обмена… В порядке исключения…

Рассматривая… Принимая во внимание…

Руководствуясь… В связи…

Виды писем

- Письмо-приглашение

- Информационное письмо

- Письмо-извещение

- Письмо-подтверждение

- Письмо-напоминание

- Письмо-претензия

- Письмо-запрос

- Письмо-ответ

- Гарантийное письмо

- Сопроводительное письмо и т.д.

Отметка о наличии приложения

1. Приложение упомянуто в тексте:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

2. Приложения не названы в тексте:

Приложение: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документация внешнеторговая» на 5 л. В 1 экз.

2. Отзывы на проект стандарта на 3 л. в 1 экз.

3. К письму прилагается документ, имеющий приложение:

Приложение: письмо Кировского экспериментального завода от 10.10.2022

№ 184 и приложение к нему, всего на 7 л.

4. Приложения сброшюрованы:

Приложение: Методические указания по внедрению и применению Государственных стандартов на ОРД, 12 экз.

Оформление служебных писем

Бланк для письма

угловой или продольный

А4

Бланк для письма

угловой или продольный

А5

Формуляр-образец письма

Наименование организации

Адресат

Справочные данные об организации

Дата

Рег.номер

Ссылка на номер и дату документа (для ответных писем)

Заголовок к тексту (для А4)

Текст

Подпись

Отметка об исполнителе

Последовательность действий по оформлению письма

Составить

Напечатать

Подписать

Зарегистрировать

Сделать копию

Согласовать

(проставить визу на копии)

Подлинник отправить по адресу

Копию подшить в дело

Выполнить задание

Составьте и оформите служебное письмо со следующими исходными данными:

Автор письма – Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права.

Ситуация: Санкт-Петербургский архитектурно-строительный колледж высылал в адрес СПТОТФиП проект рабочей программы дисциплины «Статистика» (письмо № 165 от 25.08.2022) с просьбой провести рецензирование программы нашими преподавателями.

Необходимо возвратить этот проект после работы с ним с рецензией или отзывами наших преподавателей.

Трудности и характерные ошибки

– Определить вид письма

– Оформление реквизита «Ссылка на дату и номер документа»

– Оформление отметки о наличии приложения

Образец бланка для письма

Санкт-Петербургское Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права»

196070 Санкт-Петербург, ул.Бассейная, д.20

Телефоны: директор 388-20-60, бухгалтерия 388-33-55

__________ № ______

На № ________________

Пример оформления письма

196070 Санкт-Петербург, ул.Бассейная, д.20

Телефоны: директор 388-20-60, бухгалтерия 388-33-55

__________ № ______ Руководителю ООО «Энерговектор»

На № ________________ Сидорову О.Г.

Подтверждая получение оборудования для лаборатории электрических машин техникума, сообщаем, что для установки и наладки машин Ваш специалист согласно договору должен прибыть в техникум до 01.12.2022.

Директор техникума О.Г.Петров

Петрова Мария Сергеевна

388-08-22

Составление и оформление служебных писем