Поделиться
Составление и оформление служебных писем.pdf
Составление и оформление служебных писем
Дисциплина
«Документационное обеспечение управления»
Специальность «Финансы»
Составил преподаватель Карабанова Н.В.
Служебное письмо
это
обобщенное название различных по содержанию информационных документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте
Служебное письмо– Самый распространенный вид деловых документов. Составляется для оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
– Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объёма входящей и исходящей документации
Письма, отправляемые из учреждения
 |
|
прямой порядок |
Текст письма
обратный порядок
Тон письма нейтральный
(используем вводные слова и конструкции):
По-видимому… По-прежнему… Учитывая…
Как известно… Если возможно… Считая…
Тщательно изучив Ваши предложения…
Внимательно рассмотрев Ваши замечания…
В порядке обмена… В порядке исключения…
Рассматривая… Принимая во внимание…
Руководствуясь… В связи…
Виды писем
- Письмо-приглашение
- Информационное письмо
- Письмо-извещение
- Письмо-подтверждение
- Письмо-напоминание
- Письмо-претензия
- Письмо-запрос
- Письмо-ответ
- Гарантийное письмо
- Сопроводительное письмо и т.д.
Отметка о наличии приложения
1.
Приложение упомянуто в тексте:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
2.
Приложения не названы в тексте:
 |
2. Отзывы на проект стандарта на 3 л. в 1 экз.
3.
К письму прилагается документ,
имеющий приложение:
Приложение: письмо Кировского экспериментального завода от 10.10.2022
№ 184 и приложение к нему, всего на 7 л.
4.
Приложения сброшюрованы:
Приложение: Методические указания по внедрению и применению Государственных стандартов на ОРД, 12 экз.
Оформление служебных писем
|
|
|
Формуляр-образец письма
|
|
|
Справочные данные об организации
|
|
|
Ссылка на номер и дату документа (для ответных писем)
Заголовок к тексту (для А4)
Текст
Подпись
Отметка об исполнителе
Последовательность действий по оформлению письма
Составить
Напечатать
Подписать
Зарегистрировать
Сделать копию
Согласовать
(проставить визу на копии)
Подлинник отправить по адресу
Копию подшить в дело
Составьте и оформите служебное письмо со следующими исходными данными:
Автор письма – Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права.
Ситуация: Санкт-Петербургский архитектурно-строительный колледж высылал в адрес СПТОТФиП проект рабочей программы дисциплины «Статистика» (письмо № 165 от 25.08.2022) с просьбой провести рецензирование программы нашими преподавателями.
Необходимо возвратить этот проект после работы с ним с рецензией или отзывами наших преподавателей.
Трудности и характерные ошибки
– Определить вид письма
– Оформление реквизита «Ссылка на дату и номер документа»
– Оформление отметки о наличии приложения
Образец бланка для письма
Санкт-Петербургское Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права»
196070 Санкт-Петербург, ул.Бассейная, д.20
Телефоны: директор 388-20-60, бухгалтерия 388-33-55
__________ № ______
На № ________________
Пример оформления
письма
Санкт-Петербургское Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права»
196070 Санкт-Петербург, ул.Бассейная, д.20
Телефоны: директор 388-20-60, бухгалтерия 388-33-55
__________ № ______ Руководителю ООО «Энерговектор»
На № ________________ Сидорову О.Г.
Подтверждая получение оборудования для лаборатории электрических машин техникума, сообщаем, что для установки и наладки машин Ваш специалист согласно договору должен прибыть в техникум до 01.12.2022.
Директор техникума О.Г.Петров
Петрова Мария Сергеевна
388-08-22
Материалы на данной страницы взяты из открытых источников либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.
