Составление номенклатуры дел

 Составление номенклатуры дел

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура предназначена для организации группировки исполненных дел, систематизации и учета дел и оперативного их поиска и использования в работе.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел предшествующих лет.

Сводная номенклатура дел организации (приложение 11) составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи службы ДОУ.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и при необходимости с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, куда передаются дела на государственное хранение, и утверждается руководителем. Номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел  структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений и располагаются в соответствии со структурой организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе и номенклатуру  дел организации.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-04, где 15 - обозначение структурного подразделения, 04 - порядковый номер заголовка дела.

Однородным делам, имеющимися в большинстве структурных подразделений (копии приказов, планы и отчеты, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером - «05». Личные дела сотрудников вносят в номенклатуру также под одним номером.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных  формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автора документа); название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); дата (период), к которой относятся документы. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В  заголовках  дел,  содержащих  плановую  или  отчетную  документацию,

указывается период  (год, квартал, месяц),  на (за)  который  составлены   планы

(отчеты).

Порядок  расположения  заголовков  дел  внутри  разделов  и   подразделов

номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню*, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с государственным архивным органом.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.

Скачано с www.znanio.ru