Создание документов и работа с ними в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»

1.  Создание документов и работа с ними в системе

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Создание документа системы. Документом в системе может являться как бумажный, так и электронный документ. На все типы документов форми- руется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и при- креплены к РКК (рис. 15.1). К одной РКК может быть прикреплено сколь угодно много электронных документов разных форматов.

«ЕВФРАТ-Документооборот» имеет встроенные технологии сканиро- вания и распознавания, разработанные компанией Cognitive Technologies. Данные технологии позволяют оперативно помещать в систему графическое или текстовое представление бумажного документа. Помимо этого, использу- ются технологии экспорта в любое зарегистрированное в MS Windows при- ложение.

Регистрация документа. При регистрации каждому документу в систе- ме присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется соответствующая РКК документа (рис. 15.2).

Рис. 15.2. Регистрационно-контрольная карточка документа

Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система «ЕВФРАТ- Документооборот» обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:

·        автоматическая генерация номера и текущей даты;

·        подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов;

·        подстановка даты из календаря;

·        использование уникальной технологии Drag&Recog («перетащи и рас- познай»);

·        контроль заполнения полей РКК.

Регистрируемые документы распределяются по потокам, например: вхо- дящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счет- чиков). При необходимости можно изменить РКК потоков с помощью «Ди- зайнера форм».

В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивается ведение еди- ной базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании докумен- тов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразде- лениями.

Рассылка документа. Целый ряд документов носят статус информаци- онных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которы- ми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы «ЕВФРАТ-Документооборот» или по за- ранее созданному списку рассылки (рис. 15.3).

Рис. 15.3. Рассылка документа

Рассылка документов производится по внутренней почтовой службе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Контроль исполнения документов. Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа и поручений по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль – это формирование поручения конкретному сотруднику организа- ции или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сро- ков исполнения документа (рис. 15.4).

Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (ин- формация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).

При задании нескольких поручений по документу дается возможность выбора режима их исполнения – последовательного или произвольного. При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения.

Система позволяет визуально контролировать статус того или иного по- ручения (выполнено в срок, выполнено с нарушением срока, не выполнено, просрочено).

Рис. 15.4. Контроль исполнения документов и поручений