Создание и маршрут внутренних документов

Создание и маршрут внутренних документов

Достаточно большую часть документооборота составляют так называе- мые внутренние документы. В их число входят организационно- распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внут- ренней службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы.

При создании внутренних документов выполняются следующие опера- ции:

·        подготовка проекта внутреннего документа;

·        обеспечение согласования документа;

·        утверждение;

·        регистрация;

·        рассылка по подразделениям;

·        контроль исполнения документа.

Составим маршрут внутреннего документа (рис. 5.3):

Рис. 5.3. Маршрут внутреннего документа

Чтобы связать теоретический материал с жизнью, давайте рассмотрим в качестве примера структуру управления школой (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Схема управления школой

Определим участников делопроизводственного процесса:

·        Руководители – чиновники, осуществляющие руководство организа- цией и ее структурными подразделениями: директор, заместители директора.

·        Секретари и делопроизводители – помощники руководителей, обес- печивающие работу всей организации с документами на всех этапах документооборота: секретарь школы.

·        Исполнители – все остальные сотрудники, непосредственно рабо- тающие с документами: учителя.

Рассмотрим движение внутреннего документа школы, например, приказ о вашем зачислении в десятый класс (рис. 5.5). Решение о вашем зачислении принимает директор, он дает распоряжение секретарю подготовить приказ о вашем зачислении, ознакомить с ним вашего будущего классного руководи- теля, который должен получить от вас всю необходимую информацию и до- кументы, все оформить и зарегистрировать, затем доложить директору. Кон- троль за правильностью и сроками исполнения ведет секретарь.

Рис. 5.5. Маршрут внутреннего документа школы

Пример практического использования

Вы председатель Совета школы. На очередном заседании Совета было принято решение об организации и проведении Дня знаний. Чтобы вовремя подготовиться и интересно провести этот день, вы решили расписать проце- дуру выполнения решения для всех участников:

·        Члены Совета доводят   решение   до   учащихся   своей   параллели и классных руководителей.

·        Учащиеся каждого класса намечают и обсуждают план своего уча- стия в мероприятии и передают его своему представителю в Совете.

·        Совет, выслушав все предложения, обсуждает и утверждает план проведения Дня знаний.

·        Вы согласовываете план мероприятия с директором школы.

·        Директор утверждает его.

·        Совет приступает к его реализации.

·        Отчет о проведении Дня знаний подшивается в архив.