Создание отчетов в MS Access

Практическая работа № 27

Тема: Создание отчетов в MS Access

Учебная цель: закрепить навыки по редактированию таблиц; познакомиться с основными видами отчетов.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:

Студент должен

Уметь:

- осуществлять отчет,

- создавать связи между отчетом и его исходными данными,

- обрабатывать информацию,

Знать:

- сведения, предоставляемые в отчете,

- структуру отчета,

- способы создания отчета.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

-       ·представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

-       ·сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

-       ·включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

-       ·заголовок отчета и столбцов;

-       ·данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

-       ·данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

-       ·итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

-       ·заголовок;

-       ·верхний и нижний колонтитулы;

-       ·область данных;

-       ·примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

В MS Access 2002 возможны следующие способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, создание отчета в среде конструктора.

Создание отчета с помощью мастера. Для создания отчета с помощью мастера выберите в окне базы данных вкладку Отчеты в списке Объекты. Щелкнув кнопку «Создание отчета с помощью мастера», в диалоговом окне Создание отчетов выберите таблицу Учащиеся, на которой должен быть основан отчет. Включите в списокВыбранные поля поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкните кнопку >. Если нужно включить в список Выбранные поля все поля из списка Доступные поля, то следует щелкнуть кнопку ».

Параметры просмотра отчета можно изменить, используя кнопки панели инструментов предварительного просмотра (аналогичный режим мы рассматривали ранее при изучении текстового процессора Microsoft Word).

Задачи практической  работы:

1. Выполнить практическую  работу;

2.Оформить отчёт по практической  работе;

Обеспеченность занятия (средства обучения)

Основные источники: 

1.            Учебно-методическая литература:

·              Михеева Е.В. Практикум по информации: учеб. пособие. – М., 2004.

·              Михеева Е.В., Титова О.И. Информатика: учебник. – М., 2005.

·              Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информатика. Задачник-практикум 8–11 кл. (в 2 томах). – М., 2002.

·              Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информатика. Учебник 10-11 кл. – М., 2007.

·              Уваров В.М., Силакова Л.А., Красникова Н.Е. Практикум по основам информатики и вычислительной техники: учеб. пособие. – М., 2005.

·              Угринович Н.Д. и др. Практикум по информатике и информационным технологиям 10–11 кл. – М., 2002.

2.     Лист писчей бумаги формат А4 (210x297мм) с нанесенной ограничительной рамкой, отстоящей от левого края листа на 20мм и от остальных на 5мм со штампом основной надписи 15х185 мм (ГОСТ 2.104-2006).

3.     Ручка с чернилами черного цвета.

4.     Карандаш простой.

5.     Персональный компьютер, СУБД MS ACCESS

Вопросы для закрепления теоретического материала
к практической работе:

1.    Что такое отчет?

2.    Способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, создание отчета в среде конструктора.

3.    Основные разделы отчета.

Инструкция по выполнению практической работы

Внимательно изучить раздаточный и краткий теоретический материал.

Изучить порядок выполнения задания.

Методика анализа результатов, полученных в ходе практической  работы

Контролем  является защита отчета по  практическому занятию.

Задания практической работы:

Задание 1.

Для работы используем базу данных, созданную на прошлом занятии, таблицу СПИСОК

Создадим отчет для вывода на печать списка студентов, используя таблицу Список.

Порядок работы:

1. Откройте вкладку «Отчеты»

2. Нажать кнопку Создать , выбрать Мастер отчетов, в качестве Источника выбрать таблицу «Список»

3. Перенести в «Выбранные поля» следующие поля (Выбрать поле, щелкнуть по кнопке  > ): Группа, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес Нажать Далее .

4. Теперь надо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом.

ü Выбрать группировку по полю Группа,  нажать Далее

ü Задать режим сортировки в возрастающем порядке по полю «Фамилия», нажать Далее.

5. Определить вид Макета - Ступенчатый, Ориентация- альбомная, нажать Далее

6. Выбрать Стиль Строгий, нажать Далее

7. Задать имя отчета «Список», нажать кнопку «Готово».

Отчет готов, можете просмотреть его в режиме «Файл\Предварительный просмотр».

Для того, чтобы привести отчет в требуемый вид, его можно откорректировать в режиме конструктора.