Справки

 Справки

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержит информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры,  акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

Справка: 1. Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного  характера, представляемый руководству.

2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Справки первого вида составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, “О ........ за третий квартал 2004 года”.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы, графики и т.д.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель; составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывают главный бухгалтер и руководитель организации.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние справки - на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляется, как и на других документах. Образец справки представлен в приложении 23.

Справки второго вида - справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места  проживания и т.д. Выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений.

Это, как отмечалось выше, наиболее многочисленная группа справок.

Как правило, при составлении таких справок применяют  унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже)  лица,  о  котором  сообщают  сведения.  В  тексте  не  должно        быть

архаичных оборотов, ненужных слов: “настоящая справка”, “действительно учится” ...

Текст заверяется подписью и печатью.

Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в такую трафаретную справку от руки (нельзя пользоваться красными или зелеными чернилами) или на пишущем устройстве.