Средства управления электронными документами

 Средства управления электронными документами

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес. Под электронным архивом понимается совокуп- ность аппаратно-программных средств и технологий для создания хра- нилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы – это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Система управления документами DOCS OPEN

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) по- зволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, храня- щейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различ- ной природы.

Система построена по архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит кар- точки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на фай- ловом сервере. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой. DOCS Open позволяет находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе за- проса по образцу QBE (Query By Example). Для того чтобы найти доку- мент, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда находятся на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ве- дения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.