АЭС

— атомная электростанция;

БФ

— библиотечный фонд;

ОТК

— отдел технического контроля;

СИФ

— справочно-информационный фонд;

ДПТ

— детальный план территории;

ОКР

— опытно-конструкторская работа;

ОТР

— опытно-технологическая работа;

ЭД

— электронный документ;

ЭПК

— экспертно-проверочная комиссия;

ЭЦП

— электронная цифровая подпись;

НАФ

— Национальный архивный фонд;

НИР

— научно-исследовательская работа;

ПДП

— проект детальной планировки;

ПКР

— проектно-конструкторская работа;

Пост.

— постоянно;

г., л.

— год, лет;

СОУ

— стандарт организации и учреждения;

ТЗ

— техническое задание;

ТЭЗ

— технико-экономическая записка;

ТЭО

— технико-экономическое обоснование;

ТП

— технический проект;

ТУ

— технические условия;

ЧАЭС

— Чернобыльская атомная электростанция.

Номер статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

в организациях,

в деятельности которых

создаются документы НАФ

в организациях,

в деятельности которых не

создаются документы НАФ

1

2

3

4

5

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Организация распорядительной деятельности

<…>

10

Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций, советов директоров, советов арендаторов и т. п.) организации и документы (справки, доклады, докладные записки и т. п.) к ним

Пост.

До ликвидации организации

11

Постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы заседаний контрольных органов (наблюдательного совета, опекунского совета, ревизионной комиссии) организации и документы (справки, доклады, докладные записки и т. п.) к ним

Пост.

До ликвидации организации

12

Протоколы, стенограммы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организации:

а) по месту проведения

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<…>

16

Приказы, распоряжения центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов, организаций:

1

Направленные к сведению — пока не

исчезнет необходимость.

а) по основной деятельности

Пост.¹

До ликвидации организации¹

б) по кадровым вопросам (личного состава) (о приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, увольнении; аттестация, повышение квалификации, стажировка, ежегодная оценка госслужащих, продление срока пребывания на государственной службе, допуск и разрешение к государственной тайне; присвоение званий (повышение ранга, категории, разряда); изменение биографических данных; поощрения

(награждение, премирование), оплата труда, начисление разных надбавок, доплат, материальной помощи; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков за свой счет; долгосрочные командировки в пределах Украины и за границу; командировка для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 л.²

75 л.²

2

О краткосрочных командировках в пределах Украины и

за границу; взысканиях; предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с учебой — 5 л.

в) по административнохозяйственным вопросам

5 л.

5 л.

<…>

20

Правила, положения, регламенты, инструкции; методические указания и рекомендации:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

<…>

1.2. Организационные основы управления

<…>

28

Уставы, положения (типовые) организации и изменения к ним:

1

После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

3 г. ¹

3 г. ¹

<…>

30

Учредительные документы (учредительный акт,

учредительный договор (устав), положение) и изменения к ним;

Пост.¹

До ликвидации организации¹

1

Направленные к сведению — 1 г.

после замены новыми

список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра и т. п.

31

Свидетельства о государственной регистрации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

<…>

35

Документы (решения, протоколы, акты, балансы, заключения, отчеты, уведомления, выписки из государственного реестра, заявления, справки, докладные записки и т. п.) о создании организации, ее реорганизации, ликвидации (банкротстве), переименовании, передаче из одной отрасли в другую, переводе в другую местность

Пост.

До ликвидации организации

36

Документы (акты, протоколы, заключения, письма) о подтверждении правопреемства на имущество организации

Пост.

До ликвидации организации

37

Штатные расписания и перечни изменений к ним:

а) по месту составления и утверждения

Пост.

75 л.

б) в других организациях

3 г.

3 г.

<…>

39

Положения о структурных подразделениях организации; об отделениях, филиалах и представительствах; о коллегиальных исполнительных (коллегия, дирекция, правление, совет директоров, совет арендаторов) и совещательных (научные, технические, экспертные, методические, консультативные и другие комитеты, советы, комиссии) органах

Пост.

75 л.

40

Кодексы (принципы) корпоративного управления организации

Пост.

3 г.¹

1

После замены новыми

41

Контракты о правах и обязанностях:

1

По окончании срока действия договора

а) с руководителем организации

Пост.

До ликвидации организации

б) с членами коллегиальных и других органов организации

5 л.¹ ЭПК

5 л.¹

42

Типовые квалификационные требования, должностные

инструкции:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

43

Должностные и рабочие инструкции работников организации

5 л.¹

5 л.¹

1

После замены новыми. Должностные инструкции научных работников, а также должностные и рабочие инструкции работников, работающих на тяжелых работах, на работах с вредными и опасными условиями труда, — 75 л.

<…>

47

Документы по лицензированию определенных видов деятельности:

1

По окончании срока действия лицензии либо аннулирования лицензии. Срок хранения лицензионных дел может быть увеличен органом, выдающим лицензии, в зависимости от вида деятельности, подлежащего лицензированию.

2

У лицензиатов.

3

После окончания журнала

а) лицензионные дела

5 л.¹ ЭПК

—

б) лицензии

Пост.²

До ликвидации организации

в) журналы учета заявлений, выданных лицензий, лицензионных соглашений

15 л.³

—

48

Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, решения, отчеты, обоснования, положения, книги регистрации и т. п.) по аккредитации, аттестации, сертификации, лицензированию организации

Пост.

До ликвидации организации

49

Договоры, доверенности на право управления имуществом и документы (акты, решения, письма и т. п.) о передаче имущества в доверительное управление

10 л.¹ ЭПК

10 л.¹

1

По окончании действия договора (доверенности)

50

Доверенности на осуществление отдельных видов деятельности, выданные филиалам,

представительствам организации

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании действия доверенности

51

Доверенности на передачу авторских прав

Пост.

75 л.

<…>

53

Документы (сертификаты, свидетельства, акты) на приемпередачу акций (пакетов акций)

Пост.

75 л.

54

Положение об общей долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцах акций, проспекте эмиссии акций

Пост.

75 л.

55

Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы-подтверждения, карточки учета прибыли акционеров и т. п.) по акционированию

5 л. ЭПК

5 л.

56

Договоры купли-продажи акций, ценных бумаг акционерами, договоры мены ценных бумаг, договоры на обслуживание

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

58

Доверенности на участие в общем собрании акционеров

1 г.¹

1 г.¹

1

По окончании срока действия доверенности

<…>

61

Сведения об участии организации в качестве учредителя в других организациях

5 л.¹

5 л.¹

1

После отмены участия

62

Документы (протоколы о намерениях, договоры, соглашения, планы, отчеты, акты, справки, рекомендации) по установлению производственных, научных, культурных связей между организациями

Пост.

10 л.

63

Документы (программы, технические задания, доклады, справки, текстовые отчеты, списки) о командировках:

1

Об участии в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий — пост.

2

Об участии в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий — 75 л.

а) зарубежные, научные в пределах Украины

Пост.

10 л.²

б) в пределах Украины

3 г.¹

3 г.²

<…>

72

Реестры (списки) акционеров, аффилированных лиц, владельцев ценных бумаг; пайщиков, лиц, имеющих право на получение дивидендов, лиц, имеющих право участия в общих собраниях акционеров

Пост.

75 л.

<…>

1.3. Организация контроля

75

Документы (программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке выполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций:

1

При поступлении в один государственный архив либо архивный отдел городского совета на хранение принимаются документы от организации, осуществляющей проверку

а) по месту проверки и в организации, осуществляющей проверку

Пост.¹

Пока не исчезнет необходимость

б) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

76

Документы (акты, докладные записки, справки) комплексных проверок организации по основным (профильным) вопросам деятельности организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, проверок, предусмотренных статьей 341):

1

При поступлении в один государственный архив либо архивный отдел городского совета на хранение принимаются документы от организации, осуществляющей проверку

а) по месту проверки и в организации, осуществляющей проверку

Пост.¹

10 л.

б) в других организациях

5 л.

5 л.

77

Документы (акты, докладные записки, справки) тематических и контрольных проверок отдельных направлений деятельности организации

5 л. ЭПК

5 л.

78

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий (проверок) (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, проверок, предусмотренных статьей 341):

1

При поступлении в один государственный архив либо архивный отдел городского совета на хранение принимаются документы от организации, осуществляющей проверку

а) по месту проверки и в организации, осуществляющей проверку

Пост.¹

10 л.

б) в других организациях

5 л.

5 л.

<…>

80

Документы (акты, постановления, решения, справки, докладные и объяснительные записки, заключения, письма) служебных расследований

5 л.¹

5 л.¹

1

После вынесения решения

81

Документы (справки, докладные записки, отчеты, письма) о выполнении решений

(предписаний), предложений по результатам обследований, проверок и ревизий

5 л. ЭПК

5 л.

<…>

86

Журналы учета проверок, ревизий и контроля за выполнением их рекомендаций

5 л.

5 л.

1.4. Правовое обеспечение управления

87

Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.

Пост.

До ликвидации организации

88

Документы (постановления, решения, предписания, акты, заключения, запросы, справки, письма) по вопросам соблюдения норм законодательства, решения конфликтов, споров и других правовых вопросов

5 л. ЭПК

5 л.

89

Копии документов (исковые заявления, акты, поручения, апелляционные жалобы, справки, докладные записки, характеристики и т. п.), подаваемые в судебные органы; копии решений, приговоров, отдельных определений, постановлений

3 г.¹

3 г.¹

1

После принятия решения

90

Постановления, заключения по делам об административных взысканиях

3 г.

3 г.

91

Договоры об оказании юридической помощи организациям

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

94

Конфликтные дела по изобретательству

10 л. ЭПК

10 л.

<…>

99

Переписка претензионная о поставках, подрядах и услугах

3 г.¹

3 г.¹

1

По экспорту и импорту — 10 л.

100

Переписка о выполнении приговоров, решений, определений судебных органов

3 г.¹

3 г.

1

В части выполнения финансовыми органами возмещения

убытков либо выплаты компенсации за конфискованное имущество — пост.

101

Переписка об административных взысканиях

1 г.

1 г.

<…>

107

Журналы (книги) учета претензий и исков

3 г.

3 г.

<…>

1.5. Организация делопроизводства и архивного хранения документов

<…>

111

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

112

Номенклатуры дел:

1

После замены новыми и при условии составления сводных описей дел.

2

После замены новыми и при условии передачи дел в архивное подразделение организации

а) сводных организаций

5 л.¹

5 л.¹

б) секретных дел организации

Пост.

До ликвидации организации

в) структурных подразделений

3 г.²

3 г.²

113

Документы (докладные записки, справки, программы, акты) о состоянии делопроизводства и архивного дела, внедрении информационных технологий, защите информации

5 л. ЭПК

5 л.

114

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, другими организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

115

Сведения о документообороте организации

5 л.

5 л.

116

Документы (акты, справки) о проверке состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации

1 г.¹

1 г.¹

1

После следующей проверки

<…>

119

Акты об уничтожении испорченных фирменных

3 г.

3 г.

бланков, бланков ценных бумаг; документов строгой отчетности, служебных удостоверений уволенных работников; печатей; штампов и почтовых марок

120

Классификаторы дел и документов; табели и альбомы форм документов:

а) по месту составления

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

<…>

126

Регистрационные журналы телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений

1 г.

1 г.

127

Журналы учета:

а) бланков строгой отчетности

3 г.

3 г.

б) чертежей,

кинофотодокументов, оптических дисков

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

в) отпечатанных документов

1 г.

1 г.

г) врученной корреспонденции

1 г.

1 г.

128

Реестры на отправленную корреспонденцию

1 г.

1 г.

<…>

130

Дела фондов (исторические (биографические) и тематические справки к фондам, акты приемапередачи документов, акты, справки о результатах проверки наличия и состояния документов, акты об изъятии документов для уничтожения, о недостаче и неисправимых повреждениях документов, акты о выдаче дел во временное пользование, осмотры фондов, списки, листы, карточки фондов)

Пост.¹

До ликвидации организации

1

В случае ликвидации организации передаются в государственный архив либо архивный отдел городского совета

131

Паспорта архива организации

3 г.¹

3 г.¹

1

После замены новыми

<…>

134

Акты о предоставлении документов во временное пользование и изъятии дел по требованию правоохранительных органов

3 г.¹

3 г.¹

1

После возврата документов

<…>

137

Описи дел:

1

После уничтожения дел

а) постоянного хранения

Пост.

—

б) длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу

3 г.¹

3 г.¹

<…>

2. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

<…>

2.2. Текущее планирование

<…>

155

Бизнес-план и документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и т. п.) к нему

Пост.

10 л.

<…>

157

Годовые планы организации:

1

При наличии соответствующих отчетов — 5 л.

а) по основной деятельности

Пост.¹

5 л.

б) по вспомогательным видам деятельности

5 л.

5 л.

158

Проекты годовых планов организации по основной деятельности и вспомогательным видам деятельности

1 г.

1 г.

<…>

161

Годовые (квартальные) планы структурных подразделений организации, индивидуальные планы работников

1 г.

1 г.

162

Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

163

Документы (ведомости, техникоэкономические отчеты, аналитические справки) о расчетах и обоснованиях разработки планов

5 л.

5 л.

<…>

2.3. Ценообразование

<…>

168

Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

5 л.

б) в других организациях

До пересмотра цен

До пересмотра цен

169

Протоколы согласования и утверждения цен на продукцию и услуги

5 л.

—

170

Целевые договоры (соглашения) между производителями и поставщиками материальнотехнических ресурсов

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

(соглашения)

171

Переписка по вопросам ценообразования

5 л. ЭПК

5 л.

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ, КРЕДИТОВАНИЕ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ И ВЗИМАНИЕ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ПЛАТЕЖЕЙ

3.1. Финансирование

<…>

173

Финансовые планы (балансы прибылей и расходов):

1

По месту разработки, в других организациях — пока

не исчезнет необходимость.

2

При отсутствии годового — пост.

3

При отсутствии годового — 10 л.

4

При отсутствии годового и квартальных — пост.

5

При отсутствии годового и квартальных — 10 л.

а) сводный годовой

Пост.¹

10 л.¹

б) годовой

Пост.¹

10 л.¹

в) квартальные

3 г.²

3 г.³

г) месячные

1 г.⁴

1 г.⁵

174

Проекты финансового плана

(баланса прибылей и расходов)

3 г.

3 г.

175

Документы (расчеты, справки, ведомости, поручения, обоснования, письма) о разработке и изменении финансовых планов (баланса прибылей и расходов)

3 г.

3 г.

<…>

186

Документы (заявки, акты, свидетельства, справки, ведомости, отчеты) о покупке (продаже) иностранной валюты

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1

При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных

фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовавших государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственной контрольноревизионной службы по совокупным показателям финансовохозяйственной деятельности. В случае возникновения споров

(противоречий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.

2

Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, — 5 л.

<…>

193

Сметы прибылей и расходов и расчеты к ним:

1

По месту разработки, в других организациях — пока

не исчезнет необходимость.

2

При отсутствии годовых — пост.

3

При отсутствии годовых — 10 л.

а) годовые

Пост.¹

10 л.¹

б) квартальные

3 г.²

3 г.³

<…>

208

Договоры на открытие

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока

банковского счета

действия договора

209

Документы (положения, карточки, письма) об открытии в организациях банка расчетных и текущих счетов и оформлении полномочий на проведение денежно-расчетных операций по счетам

5 л.¹

5 л.¹

1

После закрытия счета

<…>

219

Документы (протоколы, отчеты, экспертные заключения, акты, доклады, экономические обоснования, расчеты) о проведении конкурсных торгов и участии в них

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

<…>

229

Переписка с финансовыми органами о текущих бюджетных операциях, состоянии и закрытии текущих и расчетных счетов

3 г.

3 г.

230

Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в уплате счетов

3 г.

3 г.

<…>

Переписка о взаимных расчетах и

233 перерасчетах за сданную 3 г. 3 г.   

продукцию

<…>

Переписка об изменениях

237 3 г. 3 г.   

подписей

<…>

3.2. Кредитование

239

Документы (экономические расчеты, технико-экономические обоснования, ходатайства, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, экспертные заключения и т. п.) о привлечении, получении и погашении иностранных кредитов, гарантированных государством; о досрочном кредитовании и инвестиционной деятельности

Пост.

До ликвидации организации

<…>

241

Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга

5 л.1, 2

5 л.1, 2

1

По окончании срока действия договора или погашения кредита.

2

См. примечания к

статье 186

242

Документы (акты, описи, оценочные заключения) оформления имущества организации под залог

5 л.1, 2

5 л.1, 2

1

После погашения кредита или выплаты долга.

2

См. примечания к статье 186

243

Докладные записки, справки по кредитным вопросам

5 л.

5 л.

<…>

248

Документы (договоры кредитования об оформлении простых векселей в счет погашения задолженности, акты приема-передачи векселей, заявки на продажу прав требования, протоколы аукционов, договоры купли-продажи прав требования или простых векселей) о продаже прав требования погашения просроченной более трех лет задолженности перед государством по кредитам, привлеченным государством или под государственные гарантии, бюджетным ссудам и финансовой помощи, предоставленной на возвратной основе

5 л. 1, 2

5 л. 1, 2

1

После проведения торгов.

2

См. примечания к статье 186

<…>

250

Ведомости об использовании кредитов:

а) годовые

Пост.

До ликвидации организации

б) квартальные

3 г.

3 г.

в) месячные

1 г.

1 г.

251

Сводные ведомости об открытых кредитах

Пост.

10 л.

<…>

255

Ежемесячные ведомости об остатках кредитов

1 г.

1 г.

<…>

3.3. Налогообложение и взимание обязательных платежей

<…>

270

Документы (расчеты, справки, таблицы, письма) о налогах и сборах (обязательных платежах), об отчислениях в бюджеты с

прибылей

5 л.

5 л.

<…>

272

Документы (решения, уведомления, справки, отчеты, заявления, письма) о списании, реструктуризации, рассрочке задолженности по страховым взносам, единому взносу на общеобязательное государственное социальное страхование и другим платежам

5 л.

5 л.

273

Отчеты субъекта малого предпринимательства — физического лица — плательщика единого налога:

1

При условии завершения проверки государственными налоговыми органами

по вопросам соблюдения налогового законодательства

а) годовые

5 л.¹

5 л.¹

б) квартальные

3 г.

3 г.

<…>

278

Документы (отчеты, расчеты, перерасчеты, расчетные книжки) о применении регистраторов расчетных операций

5 л.

5 л.

279

Документы (справки, отчеты, расчеты) о суммах выплаченных доходов и удержанных с них налогов и сборов (обязательных платежей) в пользу физических лиц юридическими лицами и физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности

5 л.

5 л.

280

Документы (протоколы, постановления об административных

правонарушениях, квитанции об уплате штрафов, письма) об административных правонарушениях налогового законодательства

и законодательства о сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (страховых взносов)

5 л.¹

5 л.¹

1

После наложения административного взыскания

281

Документы (протоколы, акты, оценочные заключения, описи, определения судов, исполнительные листы) об отчуждении имущества из-за неуплаты налогов и сборов (обязательных платежей)

10 л. ЭПК

10 л.

282

Документы (запросы, справки, уведомления, отчеты, ведомости, письма) о задолженности в

5 л.

5 л.

бюджет

283

Декларации, отражающие отчетность всех плательщиков налогов, и документы (расчеты, отчеты, ведомости, заявления, заявки, справки, карточки, письма, перерасчеты, платежные документы, вызовы) к ним

5 л.¹

5 л.¹

1

Декларации госслужащих хранятся в личных делах — 75 л.

284

Декларации о доходах, расчеты сумм страховых взносов на общеобязательное государственное социальное страхование

5 л.

5 л.

285

Налоговое уведомление

5 л.

5 л.

286

Документы (акты, справки, доклады, докладные записки) о проверке отчетов, балансов, деклараций организации:

а) годовых

5 л.

5 л.

б) квартальных

3 г.

3 г.

287

Документы (расчеты, заявления, решения, списки, ведомости, письма) об освобождении от уплаты налогов и сборов (обязательных платежей), предоставлении льгот, кредитов, отсрочек от уплаты, рассрочки на уплату либо отказе в их предоставлении

5 л.

5 л.

<…>

289

Переписка с судебными, правоохранительными органами о делах, связанных с платежами в бюджеты и государственные целевые фонды

3 г.¹

3 г.¹

1

После принятия решения

290

Переписка с органами государственной налоговой службы о нарушениях при взимании налогов и сборов (обязательных платежей) и обжаловании действий администрации

3 г.¹

3 г.¹

1

После принятия решения

<…>

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность

<…>

302

Статистические отчеты и таблицы по всем основным видам деятельности организации; документы (справки, докладные

1

При отсутствии годовых — пост.

2

При отсутствии годовых — до

записки, ведомости и т. п.) к ним:

ликвидации организации.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

До ликвидации организации

3

При отсутствии годовых, полугодовых — пост.

4

При отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации организации.

5

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — пост.

6

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — до ликвидации организации

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

До ликвидации организации

в) полугодовые

5 л.¹

5 л.²

г) квартальные

3 г.³

3 г.⁴

ґ) месячные

1 г.⁵

1 г.⁶

303

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным видам деятельности организации; документы (справки, докладные записки, ведомости и т. п.) к ним

5 л.

5 л.

304

Заключения по отчетам:

1

При отсутствии годовых — пост.

2

При отсутствии годовых — 10 л.

а) годовым

Пост.

10 л.

б) квартальным

3 г.¹

3 г.²

<…>

Заказы на бланки учета и

308 1 г. 1 г.   

отчетности

<…>

4.2. Бухгалтерский учет и отчетность

311

Финансовая отчетность с примечаниями к ней:

1

По месту составления, в других организациях — пока

не исчезнет необходимость.

2

При отсутствии годовых — пост.

3

При отсутствии годовых — до ликвидации организации.

4

При отсутствии годовых, квартальных — пост.

5

При отсутствии годовых, квартальных — до ликвидации организации

а) сводные годовые

Пост.¹

До ликвидации организации¹

б) годовые

Пост.¹

До ликвидации организации¹

в) квартальные

3 г.²

3 г.³

г) месячные

1 г.⁴

1 г.⁵

312

Передаточные, распределительные, ликвидационные балансы,

Пост.

До ликвидации организации

приложения, пояснительные записки к ним

313

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:

1

При отсутствии годовых — пост.

2

При отсутствии годовых — 10 л.

а) годовых

Пост.

10 л.

б) квартальных

3 г.¹

3 г.²

314

Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам

Пост.

10 л.

315

Отчеты об операциях с драгоценными металлами и драгоценными камнями

5 л.

5 л.

<…>

317

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета):

1

После завершения выплаты пособия и пенсий.

2

После передачи права собственности на акции при условии завершения проверки

(ревизии)

а) работников, аспирантов, студентов

75 л.

75 л.

б) получателей пенсий и государственной помощи

5 л.¹

5 л.¹

в) акционеров

5 л.²

5 л.²

318

Ведомости на выплату денег

3 г.¹

3 г.¹

1

При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) — 75 л.

319

Доверенности (в том числе аннулированные) на получение денежных сумм и товарноматериальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1 к статье 186

320

Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособий, пенсий, оплате больничных листков из фонда социального страхования

3 г.

3 г.

321

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получении льгот по налогам и т.

п.

5 л.

5 л.

<…>

323

Расчетные ведомости уплаты взносов в разные фонды

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

324

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между

3 г.

3 г.

организациями

325

Протоколы взаимозачетов

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

<…>

328

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приемепередаче векселей

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

329

Исполнительные листы

Пока не исчезнет необходимость¹

Пока не исчезнет необходимость¹

1

Не менее 5 лет

330

Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.)

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1

По окончании срока действия договора, соглашения.

2

См. примечания к статье 186

331

Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма по оформлению договоров-обязательств

3 г.

3 г.

332

Договоры о полной материальной ответственности

3 г.¹

3 г.¹

1

После увольнения материально ответственного лица

333

Имущественные доверенности, поручительства третьего лица

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

334

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

<…>

336

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарноматериальных ценностей, счетафактуры, авансовые отчеты и т.

п.)

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

337

Регистры счетов к оплате

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

338

Налоговые накладные

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

339

Гарантийные письма

3 г.

3 г.

340

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

341

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансовохозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в том числе проверок кассы, правильности взимания налогов и

т. п.

5 л.

5 л.

342

Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям

5 л. ЭПК

5 л.

343

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Пост.

До ликвидации организации

344

Документы (акты, ведомости) о переоценке товарноматериальных запасов, незавершенного производства

5 л.¹

5 л.¹

1

См. примечание 1 к статье 186

345

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сравнительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

<…>

349

Переписка о финансовохозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.)

3 г.

3 г.

<…>

351

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разработочные таблицы и т. п.)

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания к статье 186

352

Книги, журналы, карточки учета:

1

По окончании срока действия последнего договора,

а) ценных бумаг

Пост.

До ликвидации организации

б) договоров, соглашений кредитных, поручительства, залога, гарантии, перевода долга

5 л.1, 2

5 л.1, 2

соглашения.

2

См. примечания к статье 186

в) договоров аудиторских, хозяйственных, операционных и

т. п.

3 г.1, 2

3 г.1, 2

г) кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.)

3 г.²

3 г.²

ґ) погашенных векселей

3 г.²

3 г.²

д) исполнительных листов

5 л.

5 л.

353

Журналы использования электронных контрольнокассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольнокассовых аппаратов

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1 к статье 186

5. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

5.1. Набор и использование трудовых ресурсов

<…>

355

Документы (обзоры, отчеты, справки) о состоянии трудовых ресурсов, текучести рабочей силы и необходимости в ней, размещении производительных сил

Пост.

10 л.

356

Документы (справки, отчеты, ведомости) об учете наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов

5 л.

5 л.

<…>

361

Переписка о переводе работников в другие организации

3 г.

3 г.

5.2. Рынок труда, трудоустройства и помощь безработным

<…>

363

Документы (отчеты, ведомости, списки, справки) о наличии вакантных должностей, высвобождении работников, приеме работников

5 л.

5 л.

<…>

366

Документы (заявления, обоснования, разрешения, справки) о трудоустройстве иностранных граждан

5 л.

5 л.

367

Документы (акты, предупреждения, письма) по контролю за соблюдением

5 л.

5 л.

законодательства о занятости населения

368

Договоры о предоставлении финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

378

Переписка о трудоустройстве безработных, незанятого населения, выплате социальной помощи

5 л.

5 л.

<…>

5.3. Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина

<…>

390

Документы (обзоры, справки, докладные записки) об организации труда на предприятиях при совмещении профессий

Пост.

10 л.

391

Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и т. п.)

3 г.¹

3 г.¹

1

После замены новыми

<…>

395

Коллективные договоры, соглашения (генеральное, отраслевые и региональные), изменения и дополнения к ним:

а) по месту составления

Пост.

До ликвидации организации

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

396

Документы (протоколы, акты, отчеты, докладные записки, справки) о проверке выполнения коллективных договоров, соглашений

Пост.

10 л.

397

Правила внутреннего трудового распорядка

1 г.¹

1 г.¹

1

После замены новыми

398

Документы (докладные записки, акты, письма) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка

1 г.

1 г.

<…>

401

Документы (отчеты, справки, заключения, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или

5 л. ЭПК¹

5 л.¹

1

В случае тяжелых, вредных, опасных условий труда — 75

л.

неполную рабочую неделю

402

Документы (отчеты, ведомости, докладные записки, баланс рабочего времени, письма) об учете рабочего времени

3 г.

3 г.

403

Документы (характеристики, ведомости, уведомления, акты, докладные записки, справки, письма) о трудовой дисциплине

3 г.

3 г.

<…>

406

Регистрационные журналы коллективных договоров и соглашений

5 л.¹

5 л.¹

1

После окончания журнала

<…>

408

Табели учета использования рабочего времени

1 г.

1 г.

5.4. Техническое нормирование, тарификация, заработная плата

409

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

410

Нормы выработки и расценки:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

411

Временные нормы выработки и расценки

3 г.¹

3 г.¹

1

После замены новыми

412

Документы (расчеты, таблицы, справки, докладные записки, предложения) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании разных форм оплаты труда

5 л. ЭПК

5 л.

413

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

<…>

417

Документы (справки, докладные записки, акты) о контроле за соблюдением правил

5 л. ЭПК

5 л.

нормирования труда, расходования фонда заработной платы, законодательства о труде

418

Документы (планы, фотографии рабочего дня, письма, справки, отчеты, карты, расчетные таблицы) о проведении хронометражных работ

3 г.

3 г.

419

Документы (докладные записки, справки, проекты, предложения, отчеты) о состоянии и совершенствовании действующих

систем оплаты труда, материального и морального стимулирования и контроля за их применением

10 л.

3 г.

<…>

422

Списки рабочих профессий по разрядам и системам оплаты труда

3 г.

3 г.

423

Расчеты, ведомости о создании системы аккордной оплаты труда

5 л.

5 л.

424

Положения о премировании:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

425

Документы (расчеты, справки, списки, письма) об установлении и применении систем премирования

3 г.

3 г.

426

Разрешения профсоюзных организаций на выполнение сверхурочных работ

1 г.

1 г.

<…>

5.5. Охрана труда

<…>

434

Акты, справки проверки соблюдения организацией санитарного законодательства

5 л. ЭПК

5 л.

435

Протоколы о нарушении санитарных норм и постановления о наложении штрафа за нарушение санитарного законодательства организацией, должностными лицами государственной санитарно-эпидемиологической службы

5 л. ЭПК

5 л.

436

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л.

5 л.

437

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭПК

5 л.

438

Документы (перечни должностей и профессий, программы, списки, отчеты, письма) о прохождении работниками стажировки по технике безопасности

3 г.

3 г.

<…>

440

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Пост.

До ликвидации организации

441

Договоры об общеобязательном государственном социальном страховании работников от несчастных случаев на производстве и

профессионального заболевания

5 л.1, 2

5 л.1, 2

1

По окончании срока действия договора.

2

В случае наступления страхового случая — 75 л.

<…>

443

Перечни должностей и профессий

на работах с вредными и опасными условиями труда, имеющих право на дополнительный отпуск и доплату за работу с вредными условиями труда:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

444

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 л.

75 л.

445

Табели, наряды работников, задействованных на работах  с вредными условиями труда

75 л.

75 л.

446

Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных условиях труда, травматизме,

профессиональных заболеваниях

75 л. ЭПК

75 л.

447

Документы (докладные записки, справки, доклады, ведомости) о состоянии профессиональной вредности производства и профессиональных заболеваний

10 л. ЭПК

10 л.

448

Перечни тяжелых работ и работ  с вредными и опасными условиями труда, на которых

запрещается применение труда женщин и несовершеннолетних:

а) по месту разработки

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

449

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) об условиях труда женщин и несовершеннолетних на производстве

5 л. ЭПК

5 л.

450

Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий

труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативноправовым актам по охране труда

75 л. ЭПК

75 л.

451

Акты обследования условий труда работников

5 л.

5 л.

<…>

Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки)

453 о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве

         45 л. ЭПК¹        

1

Связанные со значительными материальными убытками и человеческими

                     45 л.2 жертвами₂            — пост.

Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 л.

<…>

455

Документы (отчеты, справки, списки) о травматизме на производстве

10 л.

10 л.

456

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л.¹

5 л.²

1

С человеческими жертвами — пост.

2

С человеческими жертвами — до ликвидации организации

<…>

458

Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений

45 л. ЭПК

45 л.

459

Нормы специальной одежды и обуви и других средств индивидуальной защиты, лечебно-профилактического питания:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

—

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

<…>

462

Документы (предписания, акты, заключения, докладные записки, письма) об обеспечении работников специальной одеждой и обувью и другими средствами индивидуальной защиты, лечебно-профилактическим питанием

3 г.

3 г.

463

Заказы на специальную одежду, обувь, лечебно-профилактическое питание

1 г.

1 г.

464

Списки (ведомости), карточки учета на выдачу специальной одежды, обуви, лечебнопрофилактического питания

1 г.

1 г.

<…>

476

Журналы регистрации аварий

Пост.

10 л.

477

Журналы регистрации лиц, пострадавших от несчастных

случаев

45 л.¹

45 л.¹

1

После окончания журнала

478

Журналы учета профессиональных заболеваний (отравлений)

45 л.¹

45 л.¹

1

После окончания журнала

479

Книги регистрации предупреждений об опасности работ на отдельных участках организации

10 л.

10 л.

480

Журналы учета

профилактических работ по технике безопасности

10 л.

10 л.

481

Журналы регистрации вступительного инструктажа по вопросам охраны труда

10 л.¹

10 л.¹

1

После окончания журнала

482

Журналы регистрации инструктажей (первичного, повторного, внепланового, целевого) по вопросам охраны труда

10 л.¹

10 л.¹

1

После окончания журнала

483

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

5 л.

5 л.

484

Журналы учета выполнения постановлений (предписаний) о штрафах

3 г.

3 г.

485

Журналы регистрации

3 г.

3 г.

административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил

<…>

6. РАБОТА С КАДРАМИ

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров

489

Документы (доклады, обзоры, отчеты, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

5 л.

490

Документы (заявки, ведомости, письма) о потребности организации в рабочих кадрах, инженерно-технических работниках, служащих, молодых специалистах

3 г.

3 г.

491

Документы (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные и пояснительные записки, справки, обходные листы) к приказам по кадровым вопросам (личного состава), которые не вошли в состав личных дел

3 г.

3 г.

492

Трудовые договоры (контракты, соглашения), заменяющие приказы по кадровым вопросам

(личного состава)

75 л. ЭПК

75 л.

493

Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и извлечения из приказов о приеме, перемещении, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, декларации госслужащих, характеристики, листки по учету кадров)¹:

1

Справки с места проживания, медицинские справки и другие документы второстепенного значения — 3 г. после увольнения.

2

После увольнения

а) руководителей организаций; известных политических деятелей; членов творческих союзов; лиц, имеющих наивысшие степени отличия, почетные звания

Пост.

75 л.²

б) лиц, имеющих научные степени и ученые звания

75 л.² ЭПК

75 л.²

в) служащих, профессионалов, специалистов, научных работников, не имеющих научных степеней и ученых званий, штатных и выборных работников общественных организаций

75 л.²

75 л.²

<…>

495

Личные дела (карточки учета,

75 л.1, 2

75 л.1, 2

1

После увольнения.

приема, перемещения и увольнения) лиц, работающих по совместительству

2

Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, разрешения), являющиеся основанием для приказов по кадровым вопросам (личного состава), —

3 г.

<…>

498

Характеристики работников, не имеющих личных дел

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

499

Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству)

75 л.¹

75 л.¹

1

После увольнения

500

Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу

1 г.

1 г.

<…>

502

Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат

10 л.¹

10 л.¹

1

При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов —

75 л.

503

Списки (штатно-учетный состав) работников организации

75 л.

75 л.

<…>

505

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность

75 л. ЭПК

75 л.

506

Документы (извлечения из протоколов, списки трудов, отчеты, отзывы) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности

75 л.1, 2

75 л.1, 2

1

Хранятся в составе личных дел.

2

Лиц, не прошедших по конкурсу, — 3 г.

507

Справки о наличии вакантных должностей

1 г.

1 г.

508

Оригиналы личных документов официального происхождения

(дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки)

До востребования,

невостребованные — не менее 50 л.

До востребования,

невостребованные — не менее 50 л.

<…>

511

Документы (отчеты, акты, ведомости) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

3 г.

512

Документы (планы, отчеты, копии приказов, письма) о стажировке

5 л.

5 л.

<…>

514

Командировочное удостоверение

5 л.¹

5 л.¹

1

Об участии в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий —  75 л.

515

Документы (графики, заявления, ведомости) о предоставлении и использовании ежегодных, творческих, социальных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы

1 г.

1 г.

516

Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи  с обучением

1 г.¹

1 г.¹

1

По окончании учебного заведения

517

Копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и т. п.

3 г.

3 г.

<…>

523

Переписка об оформлении командировок:

1

По возвращении  из-за границы

а) за границу

5 л.¹

5 л.¹

б) в пределах Украины

3 г.

3 г.

<…>

525

Списки, картотеки, карточки учета:

1

По окончании аспирантуры.

2

При отсутствии приказов о зачислении, отчислении, выпуске, а также личных дел — 75 л.

3

При отсутствии лицевых счетов — 75

л.

4

После увольнения

а) руководящих работников

Пост.

75 л.

б) инженерно-технических работников организации с высшим и средним специальным образованием

75 л.

75 л.

в) научных работников

75 л.

75 л.

г) ветеранов и участников Великой Отечественной войны, партизанского и подпольного движения; участников боевых действий на территории других государств

Пост.

75 л.

ґ) аспирантов

5 л.¹

—

д) временных работников

75 л.

75 л.

е) кандидатов на выдвижение по должности (резерв)

5 л.

5 л.

є) учащихся, студентов учебных заведений

10 л.²

10 л.²

ж) поступающих в учебные заведения

1 г.

1 г.

з) экзаменующихся и учащихся, сдавших переводные экзамены

3 г.

3 г.

и) персонального распределения аспирантов

5 л.

—

і) персонального распределения выпускников высших и средних специальных учебных заведений

5 л.

5 л.

ї) защитивших диссертации и получивших научные степени и ученые звания

75 л.

75 л.

й) прошедших аттестацию

5 л.

5 л.

к) получающих персональные оклады

10 л.³

10 л.³

л) военнообязанных

3 г.⁴

3 г.⁴

526

Картотеки, указатели к приказам по кадровым вопросам (личного состава)

75 л.

75 л.

527

Журналы учета трудовых договоров (контрактов, соглашений), заменяющих приказы по кадровым вопросам

(личного состава)

75 л.

75 л.

<…>

529

Журналы, картотеки учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных)

75 л.

75 л.

530

Журналы учета выдачи:

а) трудовых книжек и вкладышей  к ним

50 л.

50 л.

б) студенческих билетов, зачетных книжек

5 л.

5 л.

<…>

532

Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки:

а) долгосрочные в пределах Украины и за границу

75 л.

75 л.

б) краткосрочные в пределах Украины и за границу

5 л.

5 л.

533

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений

5 л.¹

5 л.¹

1

После окончания журнала

<…>

535

Книги учета выдачи справок о стаже, месте работы, заработной плате

3 г.

3 г.

6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации

<…>

537

Документы (доклады, докладные записки, справки, ведомости, заявления, планы, списки) о подготовке кадров новых профессий, специальностей, квалификаций, повышении квалификации и переподготовке кадров

5 л. ЭПК

5 л.

<…>

543

Договоры об обучении

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

618

Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров

5 л. ЭПК

5 л.

<…>

631

Журналы учета переподготовки работников к другим профессиям

3 г.

3 г.

<…>

6.3. Проведение аттестации и установление квалификации

<…>

636

Протоколы заседаний, решения аттестационных и квалификационных комиссий

5 л.¹

5 л.¹

1

В организациях  с вредными условиями труда —

75 л.

637

Документы (характеристики, аттестационные анкеты, заключения и т. п.) о проведении аттестаций и установлении квалификации

75 л.1, 2

75 л.1, 2

1

Хранятся в личных делах.

2

Не вошедшие в личные дела — 5 л.

638

Отчеты и ведомости о проведении аттестации и установлении квалификации

5 л.

5 л.

639

Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий

5 л.

5 л.

640

Графики проведения аттестации и установления квалификации

1 г.

1 г.

641

Заявления о несогласии с решениями аттестационных и квалификационных комиссий и документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 л.

5 л.

<…>

7. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ

7.1. Социальное страхование и социальная защита населения

<…>

682

Списки работников, которым назначена пенсия на льготных условиях

50 л.

50 л.

683

Сведения о заключении трудовых

договоров (контрактов)  с пенсионерами

3 г.

3 г.

684

Документы (перечни, сводки, справки) о льготах, установленных для отдельных категорий граждан

Пост.

10 л.

685

Документы (справки, заявления, списки, копии приказов о командировках,

командировочные удостоверения, протоколы вручения, журналы регистрации удостоверений, табели рабочего времени и т. п.) граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы

75 л.

75 л.

<…>

699

Журналы регистрации протоколов заседаний комиссий по назначению всех видов государственной социальной помощи

5 л.¹

—

1

По вопросам назначения государственной социальной помощи инвалидам с детства и детям-инвалидам —

75 л.

700

Журналы регистрации приема заявлений и документов для назначения всех видов социальной помощи

5 л.

5 л.

<…>

7.2. Медицинское и санаторно-курортное обслуживание

<…>

704

Документы (справки, ведомости, списки, письма) о наличии и состоянии медицинских пунктов в организации и о медицинской

помощи работникам

3 г.

3 г.

705

Документы (отчеты, справки, докладные записки, обзоры) о причинах заболеваемости работников организации

5 л. ЭПК

5 л.

<…>

707

Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, письма) о периодических медицинских осмотрах

3 г.

3 г.

<…>

710

Протоколы медицинского осмотра для установления факта употребления наркотических средств, психотропных веществ и состояния опьянения

3 г.

3 г.

711

Протоколы заседаний комиссий

(уполномоченного) по социальному страхованию

5 л.

5 л.

712

Документы (заявления, планы, справки, списки, письма) о предоставлении, приобретении, учете, распределении и реализации путевок в санаторнокурортные заведения

3 г.

3 г.

713

Договоры медицинского страхования

5 л.1, 2

5 л.1, 2

1

По окончании срока действия договора.

2

В случае наступления страхового случая — 75 л.

714

Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании, предоставлении путевок

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

715

Документы (заявки, требования, накладные, ведомости, ордера) о получении путевок

1 г.

1 г.

716

Больничные листы, корешки больничных листов

3 г.

3 г.

717

Акты проверок правильности заполнения больничных листов

3 г.

3 г.

<…>

732

Переписка о санитарном надзоре, проведении профилактических прививок, медицинском осмотре, диспансеризации, госпитализации и предоставлении медицинской помощи

5 л.

5 л.

<…>

Переписка об организации лечебно-профилактического

734 3 г. 3 г.   

питания и назначении, выдаче дотации на это питание

<…>

7.3. Жилищно-бытовые вопросы

752

Договоры купли-продажи, дарения жилой площади работникам организации

Пост.

До ликвидации организации

753

Документы (ведомости, справки, письма) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилой площади работникам организации

5 л. ЭПК

5 л.

754

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты) о паевом участии в жилищном строительстве

10 л. ЭПК

10 л.

<…>

756

Документы (акты, заключения, ведомости) об обследовании и улучшении жилищно-бытовых условий работников

3 г.¹

3 г.¹

1

После предоставления жилой площади либо снятия с квартирного учета

757

Договоры, соглашения о праве пользования жилой площадью в домах, принадлежащих организации

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

770

Документы (акты, справки, докладные записки, отчеты, предложения, письма и т. п.) об организации питания работников

3 г.

3 г.

771

Документы (акты, справки, информации, письма) о проверке санитарного состояния предприятий общественного питания и ведомственных пунктов питания

3 г.

3 г.

<…>

779

Переписка о предоставлении мест в общежитиях и выселении из них

3 г.

3 г.

780

Переписка об открытии и работе предприятий коммунальнобытового обслуживания

3 г.

3 г.

<…>

782

Переписка о предоставлении земельных участков работникам

3 г.

3 г.

783

Переписка о бронировании мест в гостиницах

1 г.

1 г.

<…>

789

Книги жалоб и предложений о работе предприятий общественного питания, ведомственных пунктов питания, предприятий бытового

1 г.

1 г.

обслуживания

7.4. Оздоровительно-воспитательная работа с детьми

<…>

791

Списки детей работников организации

До замены новыми

До замены новыми

792

Списки детей, направленных в детские заведения оздоровления и отдыха

1 г.

1 г.

793

Переписка об организации и работе ведомственных дошкольных заведений

3 г.

3 г.

794

Переписка об оздоровлении и отдыхе детей в детских заведениях оздоровления и отдыха

3 г.

3 г.

7.5. Организация досуга

<…>

796

Документы (справки, докладные записки, отчеты, ведомости, письма) об организации досуга работников

5 л. ЭПК

5 л.

<…>

8. НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И ИЗДАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ,  МАРКЕТИНГ И РЕКЛАМА ПРОДУКТОВ И УСЛУГ

8.1. Научно-информационная деятельность

<…>

834

Контракты, договоры, другие соглашения между производителями и пользователями научнотехнической информации

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

<…>

836

Документы (тематикоэкспозиционные планы, схемы, описи, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, акты экспертизы, акты приема экспонатов, списки участников, доклады, справки) о подготовке и проведении выставок, конкурсов, ярмарок:

а) международных

Пост.

10 л.

б) всеукраинских, региональных

5 л. ЭПК

5 л.

837

Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении

Пост.

До ликвидации организации

организации за участие в выставках, конкурсах, ярмарках

838

Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, ведомости, письма) о проведении на выставках лекций, встреч и других мероприятий

3 г.

3 г.

839

Заявки на проведение экскурсий по выставкам

1 г.

1 г.

<…>

8.3. Маркетинг и реклама продуктов и услуг

895

Программы маркетинговых исследований

Пост.

5 л.

<…>

897

Документы (сводные таблицы, диаграммы, графики

(мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, ведомости) о маркетинговых исследованиях

5 л. ЭПК

5 л.

898

Документы (анкеты, тесты, интервью, опросы и т. п.) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах

3 г.

3 г.

899

Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, письма) об оперативной рекламной деятельности

3 г.

3 г.

900

Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

901

Переписка по организации, планированию и осуществлению маркетинга

5 л. ЭПК

5 л.

902

Переписка об издании рекламной продукции, организации рекламы, применении радио-, телевизионной и других видов рекламы, оплате рекламных услуг

3 г.

3 г.

9. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ, НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ, ВОЕННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ, КУЛЬТУРНОЕ И

ПРАВОВОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО С ЗАРУБЕЖНЫМИ СТРАНАМИ

<…>

Документы (акты, описи, перечни, заключения, справки) о

924 приеме-передаче оборудования, Пост. —   

материалов по экспорту и импорту

<…>

926

Разрешения на ввоз (вывоз) за границу (из-за границы) оборудования, материалов

10 л.

10 л.

927

Документы разрешительного характера (заявки, карточки регистрации учета договоров, фондовые извещения, нарядызаказы, экспертные заключения, разрешения, решения, лицензии, квоты (контингенты) и т. п.) на внешнеэкономические операции:

1

По окончании срока действия лицензии  либо исчерпания квоты.

2

См. примечание 1  к статье 186

а) в организациях,

осуществляющих лицензирование (квотирование)

5 л.1, 2 ЭПК

—

б) в других организациях

3 г.1, 2

3 г.1, 2

928

Документы (декларации, лицензии, разрешения, спецификации и другие товаросопроводительные документы) таможенного оформления грузов, продукции, имущества, валюты

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечания  к статье 186

929

Документы (сертификаты, экспертные заключения, акты, протоколы, решения, письма) таможенного контроля за качеством продукции

5 л.

5 л.

<…>

10. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ СНАБЖЕНИЕ

10.1. Организация материально-технического снабжения

<…>

944

Договоры, соглашения, контракты о поставке/сбыте, купле-продаже продукции и протоколы расхождений по ним

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора, соглашения, контракта

<…>

946

Документы (лицевые счета, сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье) и оборудовании

3 г.

3 г.

<…>

960

Отчеты и ведомости о поступлении, расходовании, остатках сырья, материалов и готовой продукции:

а) годовые

3 г.

3 г.

б) квартальные (месячные)

1 г.

1 г.

961

Справки о выполнении планов поставки продукции

3 г.

3 г.

962

Комплектовочные ведомости на изделия

1 г.

1 г.

<…>

964

Учетные карточки, книги, ведомости учета сбыта продукции (в том числе экспортной)

3 г.

3 г.

965

Документы (акты, фактуры, накладные) о сданной продукции

3 г.

3 г.

966

Документы (заявки, заказы, наряды) о поставке материалов (сырья), оборудования, инвентаря

3 г.

3 г.

<…>

971

Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправление продукции, материалов (сырья), оборудования

5 л.¹

5 л.¹

1

Импортного оборудования — до окончания эксплуатации

<…>

973

Заказы, наряды на отгрузку материалов (сырья) и оборудования

3 г.

3 г.

974

Документы (диспетчерские журналы, записи поручений, отчеты) о ежедневной отгрузке продукции (в том числе на экспорт)

1 г.

1 г.

<…>

977

Акты, заключения о качестве поступающих продукции и материалов (сырья)

5 л.

5 л.

978

Акты о приеме-сдаче продукции представителям заказчиков

3 г.

3 г.

<…>

980

Акты о снятии наличия и остатков материалов (сырья)

3 г.

3 г.

981

Коммерческие акты

3 г.

3 г.

<…>

984

Разрешения на отпуск материалов

(сырья) для хозяйственных нужд

1 г.

1 г.

<…>

986

Договоры о брокерском обслуживании

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

10.2. Организация хранения имущественно-материальных ценностей

1001

Докладные записки об организации, оборудовании, ведении складского хозяйства, наличии складской площади и предоставлении ее в аренду

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании аренды

<…>

1006

Акты приема продукции и материалов (сырья), поступивших на склады

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1  к статье 186

1007

Документы (карточки, кладовые и амбарные книги, описи, приходные и расходные накладные, ордера, лимитнозаборные карты, счета, требования, распоряжения) по учету прибыли, расходов, наличия, остатков материалов

(сырья), продукции и оборудования на складах, базах

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1  к статье 186

1008

Требования и копии требований на получение инструмента со складов

1 г.

1 г.

<…>

1010

Договоры хранения (складского хранения)

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

1011

Документы (акты, сличительные ведомости, описи, книги регистрации) о проведении инвентаризации имущества

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1  к статье 186

1012

Документы (акты, ведомости, справки, письма) о недостаче, растрате продукции, материалов (сырья)

5 л.

5 л.

<…>

1014

Пропуска на вывоз продукции, материалов (сырья) и оборудования со складов

3 г.

3 г.

1015

Документы (акты, ведомости, сертификаты, журналы, письма) о наличии, движении, возврате, списании и использовании тары

1 г.

1 г.

<…>

11. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

11.1. Административно-хозяйственные вопросы

Документы (заявки, списки,

1022 письма) о выдаче удостоверений 1 г. 1 г.   

и пропусков в организации

<…>

1025

Акты расследований нарушений правил учета, хранения и использования печатей и штампов

3 г.

3 г.

<…>

1027

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные помещения и на вынос (вывоз) материальных ценностей

1 г.

1 г.

<…>

1029

Документы (квитанции, корешки квитанций, заявки, письма) о проведении подписки на периодические и непериодические издания

1 г.

1 г.

<…>

1031

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи и других административнохозяйственных расходов

1 г.

1 г.

<…>

Журналы регистрации

1035 3 г. 3 г.   

удостоверений и пропусков

<…>

11.2. Эксплуатация служебной недвижимости

1038

Паспорта зданий, сооружений¹, оборудования

5 л.²

5 л.²

1

Паспорта зданий, сооружений — архитектурных памятников, находящихся под охраной государства, — пост.

2

После ликвидации основных средств

<…>

1040

Описи документов, подаваемых на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий

1

После проведения торгов (аукциона, конкурса)

а) по месту проведения

5 л.¹

5 л.¹

б) в других организациях

До ликвидации организации

До ликвидации организации

1041

Протоколы торгов (аукционов, конкурсов) по купле-продаже земельных участков, зданий

Пост.

До ликвидации организации

1042

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий и документы (проектно-

Пост.

До ликвидации организации

изыскательские заключения, справки, перечни, разрешения на строительство и т. п.) к ним

<…>

1044

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы) об отнесении

помещений  к жилым и нежилым

Пост.

До ликвидации организации

1045

Документы (свидетельства о включении в реестр, карточки учета и т. п.) об учете имущества,

владении, пользовании, распоряжении имуществом

Пост.

До ликвидации организации

1046

Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование организации:

1

По окончании эксплуатации

а) в постоянное пользование

Пост.

До ликвидации организации

б) в кратко- и долгосрочное пользование

1 г.¹

1 г.¹

1047

Документы (договоры, соглашения, акты) о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

<…>

1050

Договоры энергоснабжения

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

1051

Договоры коммунального обслуживания организации

3 г.¹

3 г.¹

1

По окончании срока действия договора

1052

Договоры о страховании зданий

5 л.1, 2

5 л.1, 2

1

По окончании срока действия договора.

2

В случае наступления страхового случая — 10 л.

<…>

11.3. Транспортное обслуживание

<…>

1067

Договоры об автостраховании

5 л.1, 2, 3

5 л.1, 2, 3

1

По окончании срока действия договора.

2

В случае наступления страхового случая относительно причинения ущерба жизни и здоровью —

75 л.

3

В случае наступления

страхового случая относительно причинения ущерба имуществу — 10 л.

1068

Договоры об обязательном страховании гражданскоправовой ответственности владельцев транспортных средств

5 л.1, 2, 3

5 л.1, 2, 3

1

По окончании срока действия договора.

2

В случае наступления страхового случая относительно причинения ущерба жизни и здоровью —

75 л.

3

В случае наступления страхового случая относительно причинения ущерба имуществу — 10 л.

1069

Договоры о перевозке грузов, аренде транспортных средств

5 л.¹

5 л.¹

1

По окончании срока действия договора

1070

Документы (заявки, письма) о перевозках грузов

1 г.

1 г.

<…>

1078

Документы (ведомости, акты, письма) о техническом состоянии и осмотре транспортных средств

3 г.

3 г.

1079

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

До списания транспортных средств

1080

Акты списания транспортных средств

3 г.¹

3 г.¹

1

После списания

1081

Технические характеристики транспортных средств

1 г.¹

1 г.¹

1

После списания

<…>

1083

Наряды на погрузочноразгрузочные работы

3 г.1, 2

3 г.1, 2

1

Если являются исходными данными для начисления оплаты.

2

См. примечание 1  к статье 186

1084

Книги регистрации, ведомости об отправленных и прибывших грузах

1 г.

1 г.

1085

Документы (графики, отчеты, ведомости) о выходе автомобилей на линию

1 г.

1 г.

1086

Путевые листы и наряды на машины

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1  к статье 186

1087

Документы (справки, ведомости, письма) о наличии и состоянии

3 г.

3 г.

автомобильных парков, гаражей, мастерских

1088

Документы (заявки, акты, ведомости, письма) о ремонте транспортных средств

3 г.

3 г.

<…>

1090

Документы (заправочные листы, лимиты, заявки, ведомости, оперативные отчеты, письма) о расходовании бензина, горючесмазочных материалов, запасных частей

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1  к статье 186

1091

Журналы, ведомости учета показателей спидометров и измерений бензина

3 г.

3 г.

<…>

1098

Переписка о расчетах по претензиям за потерю, недостачу и задержку грузов

3 г.

3 г.

1099

Переписка об отправлении, транспортировке грузов и розыске багажа

3 г.

3 г.

<…>

1109

Журналы (книги) учета путевых листов

3 г.¹

3 г.¹

1

См. примечание 1 к статье 186

1110

Книги регистрации, ведомости поступления и отправления грузов

3 г.

3 г.

<…>

1112

Книги учета пробега автомашин

5 л.

5 л.

11.4. Организация внутриведомственной связи

<…>

1118

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г.¹

1 г.¹

1

После снятия линии

1119

Акты приема средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта

3 г.¹

3 г.¹

1

После проведения ремонта

<…>

1132

Копии квитанций за междугородные телефонные разговоры, за почтовые и телефонные услуги

3 г.

3 г.

<…>

11.5. Общая охрана организации

1147

Документы (планы, отчеты,

5 л.

5 л.

докладные записки, справки) об организации общей охраны организации