Стадії документообігу

Стадії документообігу

Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає в перетворенні вхідної інформації у вихідну різ­ними механічними і логічними операціями, які можуть бути здій­снені вручну або з застосування'м обчислювальних машин. У будь-якому разі поділ облікового процесу на частини залежить від ма­сштабів робіт і наявності технічних засобів.

Найбільш суттєвими в технології облікового процесу є опера­ції передавання (від одного виконавця іншому) й обробки (вико­нання різних технічних, логічних та інших процедур).

Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця об­робки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця збе­рігання — архіву.

В умовах використання комп'ютерів — це стадії складання машиночитаного документа або одержання документа ззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складан­ня на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по ка­налах зв'язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання маши­ночитаних документів до архіву.

Кожний вид операції складається з кількох елементарних ви­дів робіт, які провадяться окремим виконавцем за визначений за­здалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різ­ною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву в часі між здійсненням госпо­дарського факту (операції) та одержанням необхідних відомос­тей (даних) про нього органами управління; застосування най­більш сучасних способів і засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього плану­вання й подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.

Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на окремі стадії.