Статья на тему ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Выполнила: Ростова Елена Игроевна

Специальность: 44.02.02 Преподавание в начальных классах

Группа ПНК-4А

Руководитель: Никифорова Е.В.

Тайм-менеджмент – технология организации времени и повышения эффективности его использования. Под тайм-менеджментом понимаются также навыки, инструменты и методы, которые применяются для выполнения определенных задач с целью реализации проектов или целей. Управление временем – это необходимость любого проекта. Нехватка времени, которая вызвана неверной организацией деятельности приводит к затягиванию исполнения какой-либо задачи или работы. [2]

В качестве основной цели тайм-менеджмента можно выделить построение или формирование системы знаний, умений и навыков управления собственным временем для того, чтобы обеспечить более адекватную ориентацию в высоко динамичной среде деятельности, а также осуществить своевременные действия с целью повышения эффективности достижений.

Выделяют 3 стадии развития тайм-менеджмента. Первое поколение управлением временем – памятки, простое составление списков дел (к примеру дневник Бенджамина Франклина 1791 г.). Второе поколение – появление блокнотов и календарей встреч для «деловых людей» (XIX век). Третье поколение – планирование, расстановка приоритетов и контроль исполнения (с середины XX века по настоящее время).

Тайм-менеджмент представляет собой систему управления временем, в которую включены следующие элементы:

- анализ использования времени;

- постановка целей, которые хочет достигнуть человек в процессе применения тайм-менеджмента;

- планирование времени;

- разработка разнообразных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Следует отметить, что несмотря на такую систему тайм-менеджмента не стоит воспринимать его в качестве аксиомы, так как любой человек является единственным, кто может решить проблему рационального использования времени более благоприятным образом. Поэтому эффективным является также и личный тайм-менеджмент, который в каждом случае индивидуален.  Таким образом, тайм-менеджмент — это целостная структура, и ее элементы необходимо применять, не исключая ни одного из них. [1]

По мнению А.С. Задикян, тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

- строгий учёт времени;

- оптимизация временных ресурсов;

- планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);

 - организация мотивации.

Управление временем оказывает влияние не только на деятельность организации в целом, но также и на сотрудников. Практика свидетельствует о том, что сотрудники, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостные, здоровые и успешные в профессиональной и личной жизни. [3]

Тайм-менеджмент ‒ это искусство распоряжаться собственным рабочим временем. Затруднительно строить свою работу так, чтобы в конечном итоге получить максимум пользы. Тайм-менеджмент – это не просто составление списка своих неотложных дел, это также и умение распределить время и нагрузку. Ни для кого не секрет, что на составление плана затрачивается примерно 8 минут, и при этом можно сэкономить час времени. При планировании следует учитывать следующие моменты:

- план следует составлять на бумаге или в виде электронного документа (но никак не в голове) и периодически с ним сверяться;

- оптимальный отдых – 10 минут после каждого часа работы;

- полезно и удобно использовать ежедневник. [4]

Успешный тайм-менеджмент означает использование на практике методов планирования времени. Существует несколько методов планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

1.   Одним из самых распространенных методов тайм-менеджмента является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений.

2.   Не менее популярным является «метод Альпы», который включает в себя следующие стадии:

- Составление заданий дня.

- Оценка длительности акций.

- Резервирование времени «про запас».

- Принятие решений по приоритетным делам, сокращениям и перепоручению (делегирование).

- Последующий контроль – перенос невыполненных дел.

3. Не менее практичен ABC-анализ, который основан на том, что все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью.

4. Наиболее инновационный подход – матрица Эйзенхауэра. Состоит в разделении всех дел на 4 группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. [2]

5. Дневник времени — это одновременно календарь-памятка, личный дневник, записная книжка, инструмент планирования, справочник, абонементная книжка, картотека идей и инструмент контроля.

Работая над собственным планом, нужно выделять самые актуальные контексты и научиться эффективность использовать те возможности, которые они открывают. Контекстное планирование ‒ планирование, которое учитывает не только временные рамки, но и конкретные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи. В качестве основных инструментов контекстного планирования выделяют ежедневник; стикеры, закладки для гибких задач; доска для контекстного планирования; MS Outlook.[4]

Ежедневник. Система контекстного планирования может быть реализована в обычном ежедневнике. Для этого необходимо раскрыть основные контексты. В ежедневнике можно создавать категории или разделы, соответствующие этим контекстам, в которые можно записать необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно зайти в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Стикеры, закладки. Другой способ управления кайросовыми задачами ‒ использование стикеров. Гибкие задачи выписывают на стикеры, которые приклеивают на соответствующую страницу ежедневника, или на специальную закладку для кайросовых задач. С помощью подобной системы можно определить приоритетность той или иной задачи, используя при этом стикеры различных цветов. Необходимо при этом избегать постоянной переписки задач, которые переходят изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если же задача переносится на другой день, можно просто переклеить стикер на нужную страницу или же переложить закладку.

Доски для контекстного планирования. Это самый наглядный инструмент планирования, в особенности удобный для командной работы. Для этого можно использовать магнитную доску, лист ватмана и пр. Такие доски подходят даже и для личного планирования. Небольшой участок стены, который увешан стикерами около рабочего стола, дверца холодильника — это тоже доски для контекстного планирования.

MS Outlook. Контекстное планирование в MS Outlook очень удобно налаживать с помощью категорий задач. При создании задачи можно присвоить одну или несколько категорий. К примеру, задача «обсудить с руководителем вопросы по диплому». Данную задачу можно отнести к категории «Руководитель» или «Диплом», «Институт (колледж)». Таким образом, можно увидеть данную задачу и перед беседой с руководителем открыть категорию «Руководитель», при планировании работ по диплому – открыть категорию «Диплом», и приехав в здание института, открыв категорию «Институт (колледж)». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным.  [4]

Таким образом, на сегодняшний день развитие тайм-менеджмента неразрывно связано с совершенствованием ИТ-технологий. В частности, работа современных топ-менеджеров неразрывно связана с программой Outlook. При помощи применения методологии тайм-менеджмента человек может самостоятельно контролировать время, которое он тратит на различные виды деятельности, увеличивая при этом результативность и производительность собственной работы. Таким образом, тайм-менеджмент является эффективным методом управления временем и его использование гарантирует высокую эффективность и результативность работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.   Алимбетов, У.С. Тайм-менеджмент как система управления временем / У.С. Алимбетов // Вестник Казахского гуманитарно-юридического инновационного университета. - 2017. - № 2 (34). - С. 101-105. – Текст : непосредственный.

2.   Графодатская, А.С. Актуальность, проблемы и перспективы развития тайм-менеджмента / А.С. Графодатская // В книге: Инновационное развитие легкой и текстильной промышленности (ИНТЕКС-2014). Тезисы докладов всероссийской научной студенческой конференции. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный университет дизайна и технологии». - 2014. - С. 182. – Текст : непосредственный.

3.   Задикян, А.С. Тайм-менеджмент как средство совершенствования системы менеджмента качества в организации / А.С. Задикян // Современные научные исследования: актуальные вопросы, достижения и инновации. – 2020. - №4. – С. 95-99. – Текст : непосредственный.

4.   Моргунова, Н. В. Тайм-менеджмент : учебное пособие / Н. В. Моргунова, Р. В. Моргунова; Владим. гос. ун-т им. А. Г. и Н. Г. Столетовых. ‒ Владимир : Изд-во ВлГУ, 2014 ‒ 72 с. - ISBN 978-5-9984-0497-9. – Текст : непосредственный.

Скачано с www.znanio.ru