Статья на тему "Сущность и виды электронного документооборота"

1.2. Сущность и виды электронного документооборота     значение решающее Развитие   и   широкое   применение   информационно­телекоммуникационных технологий   является   глобальной   тенденцией   мирового   развития   последних десятилетий.   Применение   этих   технологий   в   обработке   и   передаче информации   имеет   повышения конкурентоспособности   экономики   и   расширения   возможностей   для интеграции ее в мировую систему, для повышения эффективности процессов государственного управления на всех уровнях власти, создает предпосылки для создания информационного общества, главной целью которого является реализация максимального сервиса в вопросах информационного обеспечения человека.   для На   сегодняшний   день   большинство   документов   изначально   создается   в электронном виде. Когда говорится об управлении документооборотом, то необходимо иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения электронных версий, то есть электронный документооборот. Электронный   документооборот   –   это   способ   организации   работы   с документами,   при   котором,   основная   масса   документов   используется   в электронном виде, а также хранится централизованно. Электронный документооборот свойственен для решения широкого спектра задач. К таким задачам относятся: ­ систематизация и регламентация работы с документами; ­ подготовка документов по шаблонам; ­ ведение номенклатуры дел организации; ­ автоматизация учёта документов; ­ автоматизация поиска документов; ­ электронная рассылка документов; ­ автоматизация процедур общей работы с документом. Электронный   документооборот   как   составная   часть   электронного делопроизводства представляет собой такую систему ведения документации, при которой весь массив созданных, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно­коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру. С   учетом   реальных   потребностей,   организация   может   использовать   такие виды электронного документооборота, как: ­ производственный; ­ управленческий; ­ финансовый; ­ кадровой; ­ технический и технологический; ­ складской; ­ конфиденциальный и секретный. Внедрение   электронных   систем   документооборота   –   крайне   важная необходимость. За счет этого обеспечивается эффективность управления и оптимизация организационных, управленческих и бизнес­процессов. Электронный   документооборот   –   это   в   первую   очередь,   система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчетов, введение архива и т.д. Системы электронного документооборота (СЭД) – программные средства для создания   документов,   их   обработки,   передачи,   хранения,   согласования   и других   операций,   которые   реализуются   с   применением   информационно­ телекоммуникационных сетей. Системы   электронного   документооборота   используются   на   крупных   и средних предприятиях, в государственных и муниципальных структурах, при работе на электронных торговых площадках. Системы электронного документооборота включают комплект инструментов, предоставляющие: 1. создавать документы; 2. обрабатывать документы; 3. передавать документы; 4. копировать документы; 5. создавать средства организации совместной работы; 6. контроль выполнения поручений; 7. архивировать документы. Исходя из указанного, можно сказать, что электронный документ – документ, представленный   в   электронном   виде,   который   может   быть   сканированный образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе.