Структура документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»

1.  Структура документов в системе

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Традиционно под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и ис-

полнение последними поручений по этим документам или выполнение согла- сований этих документов.

Документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой совокупность трех информационных блоков (рис. 16.1).

1.   Регистрационная карточка документа, содержащая определенный на- бор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются, в частности, следующие по-

ля:

·        регистрационный номер документа;

·        дата регистрации документа;

·        тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;

·        краткое содержание документа.

Рис.16.1. Документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»

2.  Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.

3.  Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистрато- ра, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:

·        поток входящих документов (как правило, содержит документы,

пришедшие в организацию извне);

·        поток исходящих документов (содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам);

·        поток внутренних документов (как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирую- щие только внутри ее самой);

·        потоки, созданные администратором, например отдельный поток

«Приказы».