Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)

1.  Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)

В 90-е годы XX века сформировался подход к исследованию систем, по- лучивший название процессного. Этот подход заключается в сквозном рас- смотрении деловых процессов как совокупности материальных, информаци- онных, финансовых потоков по подразделениям организации.

Процессный подход эффективно используется в различных областях деятельности. В том числе данный подход применим и к такой деятельности, как документационное обеспечение. При этом возникает понятие процесса документационного обеспечения (процесса ДОУ).

Процессный подход применительно к документационному обеспечению заключается в выделении совокупности процессов ДОУ и их структуры, фор- мализованного описания данных процессов и их дальнейшего совершенство- вания, в т.ч. с применением современных информационных технологий. Оста- новимся подробнее на рассмотрении основных принципов, позволяющих выявить данную структуру в конкретной организации. В этих целях исполь- зуется понятие «тип документа».

В качестве базовых типов документов выделяются входящий, исходя- щие, внутренние распорядительные, внутренние нормативные и внутренние информационно-справочные документы.

В конкретной организации данный перечень типов документов может быть уточнен. Каждому типу документа соответствует процесс ДОУ. После того как выделены основные процессы управления документацией, они под- лежат структурированию и формализованному описанию.

Формализованное описание процессов может производиться как вер- бально (словесно), так и с использованием получивших в последние годы ши- рокое распространение CASE-технологий (графических технологий). Резуль- татом формализованного описания процессов управления документацией может стать графическая функциональная модель документационного обес- печения. На рис. 11.1 приведен пример модели процесса ДОУ.

Корреспондент

Рис. 11.1. Модель процесса ДОУ

Рекомендуется строить как существующую модель, описывающую до- кументационное обеспечение на момент начала работ по созданию системы электронного документооборота, так и нормативную модель, описывающую проект документационного обеспечения в условиях использования системы электронного документооборота. Дальнейшая работа по созданию системы электронного документооборота должна проводиться на основе полученной структуры процессов ДОУ.

В частности, данная структура может использоваться для выделения подсистем электронного документооборота. В качестве примера можно при- вести подсистему обработки внутренней организационно-распорядительной документации и подсистему обработки входящей и исходящей корреспонден- ции.