Тема: Поняття інформації та її роль у керівництві

Тема: Поняття інформації та її роль у керівництві

Поведінка людини зумовлена ​​певною отриманої, засвоєної і обробленої ним інформацією. Під інформацією розуміється сукупність відомостей і сигналів про процеси та явища, що протікають у зовнішньому оточенні й організмі людини. 

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині і зовні організації. Інформацію про об'єкти управління та у яких події та процеси не без підстави називають їх своєрідною моделлю, а також словесним або цифровим портретом. 
При дачі характеристики інформації використовують такі показники: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість, відкритість. 
Обсяг інформації вимірюється числом знаків, букв, символів. При оцінці подібної інформації використовують якісні показники: інформація надлишкова, необхідного обсягу, інформація недостатня. Надлишкова інформація підвищує якість подальших управлінських рішень, але вимагає великих витрат часу для її передачі та аналізу. Недолік же інформації ускладнює вироблення правильного рішення. 
Достовірність інформації - це показник відповідності отриманих відомостей реальним. Чим менше ланок бере участь у передачі інформації, тим вона більш достовірна. Спотворення може статися з об'єктивних і суб'єктивних причин. 
Цінність інформації може розглядатися з двох позицій: цінність для одержувача по відношенню до майбутньої прибутковості (споживча цінність) і цінність з точки зору понесених витрат. Інформація, на відміну від товару, при передачі залишається у джерела (продавця). 
Насиченість інформації - це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація необхідна для кращого сприйняття корисної інформації через поліпшення емоційного настрою, настройки увагу, підкреслення цінності. Якщо фонової інформації немає, то інформація сприймається як «суха». При великій кількості фонової інформації говорять, що в ній багато «води». 
Відкритість інформації характеризує можливість її надання різним групам людей. Секретна інформація надається тільки обмеженому колу працівників підприємства. Конфіденційна інформація може бути передана досить широкому колу працюючих, але з умовою її збереження в таємниці від працівників інших підприємств. 

Інформацію, яка надходить до керівника (менеджера) або до органу управління і виходить від них, можна класифікувати за кількома ознаками. 
За джерелами надходження інформація підрозділяється на зовнішню і внутрішню. Зовнішня інформація - це законодавчі акти та директивні вказівки вищестоящих органів, дані про науково-технічному прогресі, про конкурентів, про попит на продукцію, про ціни і т.д. Змістом внутрішньої інформації є дані про хід виконання завдань підрозділами підприємства, про збут продукції, про економіку і фінансовий стан підприємства, трудову дисципліну в колективі та ін. 
За змістом інформація поділяється на: 
1. Науково-технічну інформацію, що містить у собі дані про наукові дослідження, винаходи, технічні розробки як всередині підприємства, так і за його межами. 
2. Економічну інформацію, що містить дані техніко-економічного планування і прогнозування, обліку та економічного аналізу діяльності підприємства. 
3. Оперативно-виробничу інформацію, яка містить дані оперативно-виробничого планування, оперативного обліку та оперативного контролю роботи підприємств і їх підрозділів. 
4. Адміністративну або ділову інформацію різного змісту. Найважливішою складовою частиною цієї інформації є інформація по кадрам. 
5. Маркетингову (ринкову) інформацію, змістом якої є реклама, ціни, попит, конкуренція і т.д. 
6. Правова, суспільно - політична, природоохоронна та ін 
За часом використання інформація може бути розділена на умовно-постійну та змінну. 

Умовно-постійної вважається така інформація, зміст якої змінюється порівняно рідко, вона використовується багаторазово. Такою інформацією є норми, ціни, тарифні ставки, посадові оклади, планові показники. Умовно-постійна інформація становить близько 60-70% всієї інформації, необхідної для управління. Вона вимагає відповідної фіксації та зберігання. Сьогодні добрим «хранителем» такої інформації є комп'ютер. 

Змінна інформація відображає динамізм процесів у виробництві та господарської діяльності. У зв'язку з цим її збір і особливо обробка є найбільш складними. 

За характером виникнення інформація поділяється на первинну і вторинну (або виробничу). Первинною називається інформація, яка виникає в ході виробництва. Однак у своєму первісному вигляді така інформація мало придатна для використання в управлінні. Тому вона піддається обробці, перетворюючись у вторинну (або виробничу) і в такому вигляді надходить до органу управління або до керівника. Прикладом може слугувати інформація про рівень рентабельності і конкурентоспроможності продукції, що випускається. 

За ступенем обробки інформацію можна підрозділити на систематизовану і несистематизовані. 

Систематизованої називається інформація, яка регламентована за складом показників, періодичності, термінів та адресами подання. Така інформація, зокрема, оформляється у вигляді статичної та бухгалтерської звітності. Одним з найпростіших способів систематизації є довідково-інформаційні фонди (ДІФ). СІФ включають в себе інформаційніматеріали, які представляють інтерес для керівників та фахівців даного підприємства. СІФ забезпечують їм значну економію часу на пошук, збір і обробку науково-технічної інформації. Однак створенням довідково-інформаційних фондів проблема вдосконалення роботи з інформацією ще не вирішується. 

Несистематизована інформація не має скільки-небудь певної регламентації. Надходить вона до керівника або до органу управління епізодично. Прикладом такої інформації можуть бути повідомлення про надзвичайні події (аварії, нещасні випадки, великих крадіжках, пожежах і т.п.). 

За ступенем до конфіденціальності - для загального користування, службового користування, секретна, надсекретна особливої ​​важливості, що підлягає розголошенню через встановлений термін. 

За ступенем достовірності - достовірна і перевірена, що підлягає додатковій перевірці, сумнівна, що базується на домислах і чутках. 

За призначенням - оперативна інформація: служить для коригування діяльності організації; звітна: призначається для аналізу (вона буваєстатистичної, яка збирається в певні терміни у стандартній формі і частково надається державним органам, і не статистичної). 

За можливостями закріплення та зберігання - фіксується на носіях інформації (зберігається часом нескінченно, не наражаючись при цьому спотворення); не фиксируемая (зберігається деякий час у пам'яті людей, а потім поступово стирається і зникає). 

За ступенем важливості - основна інформація містить відомості, необхідні для прийняття рішень і виконання роботи (наприклад, вказівки, розпорядження, інструкції); допоміжна - полегшує роботу з основний; бажана (без якої, однак, не обійтися) - несе відомості про підсумки, перспективи на майбутнє, події внутрішнього життя і т.п. 

По повноті - часткова інформація може використовуватися лише в сукупності з іншою; комплексна - дає всебічно вичерпні відомості про об'єкт і дозволяє безпосередньо приймати рішення. 

За призначенням - універсальна - необхідна для вирішення будь-яких проблем; функціональна - для вирішення родинних проблем; ііндивідуалізована - для вирішення даної, конкретної, унікальної проблеми. 

По напрямку руху - вхідна і вихідна. 

За способами розповсюдження - усна, письмова та комбінована інформація. 

Відповідно до порядку надання - за разовим приписом або запиту; у встановлені терміни; за ініціативою відправника. 

За способами відтворення - візуальна, аудіовізуальна, аудіоінформація. 

Потрібно також відзначити, що для керівників вищої ланки необхідна інформація переважно загального характеру, як внутрішня так і зовнішня, вона повинна бути дуже якісною і дозволяти керівнику робити висновки і прогнози. А для керівників низової ланки потрібна постійна, вузькоспеціалізована і оперативна інформація, переважно про внутрішні процеси в організації і бажано в кількісній формі. 

Керівник повинен також мати можливість отримувати вибіркову інформацію з необхідною деталізацією безпосередньо від працівників будь-якого рівня, а не тільки від прямих підлеглих. 

Література

1.     Кобринский Н.Е. Экономическая  кибернетика. Учебник для  вузов – М.: Экономика, 1982.

2.     Гутитейен А.И. Кибернетика  в  экономическом  регулировании  производства. – М.: Экономика, 1972.

3.     Зуховицкий С.И., Авдеева Л.И. Линейное  и  выпуклое  програмирование. – М.:Наука, 1974.

4.     Кравченко Р.Г., Скрипка А.Г. Основы  кибернетики. – М.: Экономика, 1974.

5.     Ланге О. Введение  в  экономическую  кибернетику. – М.:Прогресс, 1978.

6.     Петриков Н.Я. Кибернетические п роблемы  управления  экономикой. – М.: Наука, 1974.

7.     Попов В.В. Методы  управления, их  содержание  и  взаимосвязь. – М.: Экономика, 1974.

8.     Алексеев В.М., Тихомиров В.М., Фомин С.В. Оптимальное  управление. – М.: Наука, 1979.

9.     Основы  моделирования  сложных  систем  под ред. Кузьмина И.В. К.: Вища школа, 1981.

10.  Левченко Л.В. Навчальний посібник  „Основи економічної  кібернетики”. – Х.: ХНУРЕ, 2003.

11.  Пономаренко О.І., Пономаренко В.О. Системні  методи  в  економіці, менеджменті  та  бізнесі, Навчальний посібник. – К.: Либідь, 1995.

12.  Малькин В.И. Математическое  моделирование  економики, Учебное пособие. – М.: УРКО, 1998 .

13.  Экономико-математические методы  и прикладные  модели, учебное пособие для  вузов / В.В. Федосеев В.В., Гармаш А.Н., Дантитбегов Д.М., 1999.

Скачано с www.znanio.ru