Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме  текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные   части   реквизитов   «Адресат»,   «Гриф   утверждения  документа»,

«Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от  друга 1,5 - 2,0 межстрочными интервалами, например:

Реквизиты   документа   отделяют   друг   от   друга   двумя   -   четырьмя межстрочными интервалами.

При печатании документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

·    - 0 - для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования»,    заверительной    подписи    «Верно»,    а    также слов

«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», “ПРЕДЛАГАЮ”;

·    -   5              -  для начала абзацев в тексте;

·    -   32            -  для реквизита «Адресат»;

·    -   40            -  для реквизита «Гриф утверждения документа»;

·    -  16, 24, 56 -  для составления таблиц и трафаретных текстов;

·    -  34,  48       -  для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают без отступа от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют    посредине  верхнего  поля  листа  арабскими  цифрами  без слова

«страница» («стр.») и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке текстов с использованием вычислительной техники рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером  № 12 - 14.

При изготовлении документов средствами множительной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально- множительных работ, отвечающие требованиям ИСО (например ИСО 9001-96, 80 г/м2).

При изготовлении документов при помощи средств электронно- вычислительной техники следует обращать внимание на показатели  надежности современных средств текстонанесения - принтерных текстов.

Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения, при использовании документов в той или иной деятельности, а также сохранность текстовой информации в аварийных ситуациях (табл. 1).

Таблица 1. Сравнительная характеристика свойств текстов документов как объектов использования и хранения*

Свойства текстов

Способ печати

1         Черная машинопись

Растворимость в воде

Светостойкость, ч

Однотипность рецептур как фактор надежности

(ХХ   в.)                                                                                                Однотипны по водо-

и светостойкости

2         Цветная печать

(ХХ в.)

3         Матричная принтерная печать

НР  и  Р                      В,

400 - 1780

НР                           В,

1500 - 2500

Разнотипны по водо- и светостойкости

Однотипны по водо- стойкости; Разнотипны по светостойкости

4         Лазерная принтерная печать

НР                          НВ                Однотипны по водо- и светостойкости

5         Струйная   принтерная                     Р печать, черная

Исключение: шестое и последующие   поколения           НР принтеров Hewellet-

Paccard

В                 Разнотипны по водо- и светостойкости

НВ               Однотипны по водо- и светостойкости

6         Струйная принтерная печать, цветная

Р                             В,

60 - 2500

Разнотипны по водо- и светостойкости

*  В.Ф.Привалов Современные принтерные и рукописные тексты документов как объект архивного хранения. М.: ВНИИДАД, 2004.

Обозначения:

НР - не растворяются; Р - растворяются;

НВ - не выцветают; В - выцветают.

С учетом удобства чтения и задач копирования цвет текста официальных документов должен быть черным. Контраст текста - качественный, нормальный. Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати.

Скачано с www.znanio.ru