Унификация и стандартизация документов

ГАПОУ МО «Егорьевский техникум»
Преподаватель Пронина Ю.Э.

Система ДОУ включает в себя три взаимосвязанных части:

подготовка управленческих документов;

технология работы с документами;

систематизация документов в течении календарного года и организация их архивного хранения.

Унификация и стандартизация документов заключаются в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающего при исполнении однотипных управленческих функций.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления, а также создание трафаретных текстов.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.  Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм)Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:20 мм - левое;10 мм - правое;20 мм - верхнее;20 мм - нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:- общий бланк- бланк письма;- бланк конкретного вида документа

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — (с лат. необходимое) — совокупность обязательных сведений, данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.

В соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 при подготовке и оформлении документов используются 30 реквизитов.

Государственный герб РФ
герб субъекта РФ
эмблема организации или товарный знак
код организации
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
код формы документа
наименование организации
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату документа

гриф утверждения документа
резолюция
заголовок к тексту
отметка о контроле
текст документа
отметка о наличии приложения
подпись
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копий документов
отметка об исполнителе
идентификатор электронной копии документа
место составления или издания документа
адресат