Управление базами данных и анализ данных

 Управление базами данных и анализ данных

Возможность работы с базами данных программ, предназначенных для обработки таблиц, является весьма важной в работе экономиста. Excel имеет различные инструментальные средства поддержки баз дан- ных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

¨       Организация встроенных, расположенных непосредственно на рабочем листе, баз данных с помощью списков.

¨        Работа с внешними данными с помощью специальных запросов. Современные базы данных представляют собой, как правило, на-

бор взаимосвязанных таблиц. Каждая такая таблица состоит из множе- ства строк, называемых записями. Каждая строка состоит из отдельных данных (реквизитов), называемых полями, для которых определены требования к типу содержащихся в них данных.

Таблица-список Excel должна удовлетворять следующим требова- ниям.

Ø  Каждый столбец должен содержать информацию одного типа.

Ø  Одна или две верхние строки списка должны содержать уни- кальные заголовки, каждый из которых описывает содержи- мое расположенного ниже столбца.

Ø  Список не должен включать пустые строки и столбцы.

Ø  Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Ес- ли же это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

Ø  Не следует размещать данные слева и справа от списка, по- скольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Над списками можно производить следующие действия:

Ø  Сортировать список.

Ø  Добавлять или изменять данные с помощью формы.

Ø  Фильтровать список таким образом, чтобы были выбраны только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию.

Ø  Автоматически вычислять промежуточные итоги.

Ø  Создавать для списка структуру.

Ø  Создавать отчет, который в Excel называется Сводная табли- ца. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке.

Ø  Проверять вводимые в ячейку данные.