Виды документов, их классификация

 Виды документов, их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства организацией и ее производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений организации. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы также классифицируются по наименованиям: приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры, письма и т.д. Оформление большинства из этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

·    по месту составления: внутренние (документы,  составляемые  работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других организаций и от частных лиц);

·    по   содержанию:   простые   (посвященные   одному   вопросу)   и сложные

(охватывающие несколько вопросов);

·    по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются заранее типографским способом;

·    по срокам исполнения: с типовыми сроками исполнения, установленными законодательными и исполнительными органами власти, и с индивидуальными сроками исполнения, установленными вышестоящими организациями и руководством организации;

·    по происхождению: служебные, затрагивающие интересы организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

·    по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы, электронные и т.д.;

·    по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.