Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами.

В условиях формирования рыночной инфраструктуры большое значение приобретает аудит соблюдения законодательных норм относительно осуществления расчетных операций, в частности расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляют сплошным порядком. Ревизор руководствуется Постановлением КМУ "О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу" от 23.04.99 № 663 и Постановлением КМУ от 06.09.2000 № 1398 о внесении изменений в вышеуказанного Постановления КМУ.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются: проверка соблюдения правил издания авансов; контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов; проверка правильности использования подотчетных сумм и оформление документов, приложенных к авансовым отчетам, а также своевременности возврата неизрасходованных сумм. Кроме того, задачей аудита является: выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов.

Источниками аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо этого счета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отражаются развернуто: дебетовое сальдо - в составе оборотных активов, кредитовое сальдо - в составе обязательств баланса предприятия. Аудитор проверяет, подотчетное лицо в течение трех дней после возвращения из командировки или после выполнения поручения подала авансовый отчет об использовании подотчетных сумм; к авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке (с отметками о выбытии и прибытии), железнодорожный и другие билеты, копии товарных чеков, приемные акты или расписки лиц, принявших от подотчетного лица приобретенные ценности и т.д.

Авансовый отчет бухгалтерия проверяет как с точки зрения правильности его оформления и арифметических подсчетов, так и по сути, то есть правильность и законность расходы каждой суммы, указанной в отчете. О проверке делается запись на бланке авансового отчета, после чего последний утверждает руководитель предприятия. Остаток неиспользованных сумм подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия.

На дебете счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" группируют суммы, выдаваемые в подотчет, и отражают задолженность лиц:

* д-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами";

* к-т счета 30 "Касса".

На кредите счета 372 учитывают суммы выполненных затрат (на основе авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательный документов). Например, использованы деньги на командировку на семинар общехозяйственного характера будет записано в:

* д-т счета 92 "Административные расходы";

* к-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если деньги выдавались в подотчет на приобретение некоторых хозяйственных материалов, запасных частей, канцелярских материалов и есть подтверждение этих расходов документами, то производят следующую запись:

* д-т счета 201 "Сырье и материалы";

* д-т счета 207 "Запасные части";

* д-т счета 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы";

* к-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если работник занимался сбытом продукции, будучи в командировке:

* д-т счета 93 "Расходы на сбыт";

* к-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

На возвращен остаток неиспользованных сумм подотчетным лицом:

* д-т счета 30 "Касса";

* к-т счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аудитору следует установить, определен круг лиц, имеющих право получать подотчетные суммы. Далее аудитор требует сдачи в бухгалтерию авансовых отчетов. К лицам, которые не отчитались за полученные деньги в подотчет, применяют меры относительно погашения задолженности из начисленной заработной платы или через суд или прокуратуру. Кроме того, аудитор выясняет, не было ли случаев выдачи авансов при наличии задолженности за предварительно полученные суммы или выдачи денег лицам, которые не числятся в штате. Также следует проверить, не выдавался аванс в размере, значительно превышающем потребность.

Из выручки выдавать аванс в подотчет не разрешается. Аудитор сверяет аналитический и синтетический учет по счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами", потом начинает сплошную проверку документов.

Размер суточных расходов для командировки по Украине изменился 12 сентября 2000 г. (с даты опубликования Постановления КМУ от 06.09.2000 № 1398 в газете "Правительственный курьер").

Суточные необходимо определять так:

* по 11.09.2000 г. включительно - 6 грн (в случае, если в счета гостиниц не включены расходы на питание), 4 грн 80 коп., С грн 60 коп., 2 грн 40 коп. (если в счета гостиниц включены расходы на одно-, двух - или трехразовое питание соответственно).

* начиная с 12.09.2000 г. - 18 грн. (в случае, если в счета гостиниц не включены расходы на питание), 14 грн 40 коп., 10 грн 80 коп., 7 грн 20 коп. (если в счета гостиниц включены расходы на одно-, двух - или трехразовое питание соответственно).

Если суточные по "переходным" командировками были рассчитаны в целом по 6 грн (4 грн 80 коп., С грн 60 коп., 2 грн 40 коп.), то необходимо сделать перерасчет. В налоговом учете сумма перечисления суточных включается в состав валовых расходов.

Срок командировки определяется руководителем, но должно составлять не более 30 календарных дней в Украине, 60 дней - за границу.

Кроме того, при наличии подтверждающих документов возмещаются расходы на проезд туда и оттуда (в том числе багаж); на бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт одежды, белья, обуви), но не больше 10 % суточных за все дни проживания; бронирование мест в гостиницах до 50 % стоимости места; на служебные телефонные переговоры - по согласованию с руководителем.

Расходы на проезд в мягком вагоне, в каютах 1-4 группы тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1-2 категории на судах речного флота и самолетом И класса возмещаются с разрешения руководителя предприятия в соответствии с предоставленными проездными документами. В других случаях возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси).

Работникам, находящимся в командировке сверх установленных норм компенсации расходов при командировках возмещаются также расходы на оплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями и наем жилого помещения.

За период временной нетрудоспособности лицу, была в командировке, выплачивается пособие по больничным листам, дни которых не включаются в срок командировки.

Руководителям предприятий предоставлено право в случаях, когда размер расходов на служебные командировки известен заранее, проводить оплату указанных расходов по согласию лиц, которые едут в командировку, без представления оправдательных документов. Расчет выданной суммы, подписанный руководителем предприятия, хранится в бухгалтерии предприятия. Удостоверение на командировку подается в бухгалтерию без отчета.

Порой допускают составление бестоварных документов относительно заготовительных операций и фальсифицированных документов, которые оформляют оплату различных работ внештатным сотрудникам (работы фактически не выполнялись или выполнялись в незначительном объеме). В данном случае следует проверить наличие акта приемки-сдачи выполненных работ и сравнить его данные с фактическим объемом выполненных работ в натуре.

На практике встречаются нарушения операций, связанных с закупками сельскохозяйственных продуктов и сырья. Поэтому аудитору следует тщательно проверить авансовые отчеты заготовителей и прилагаемые к ним закупочные квитанции, приемные акты, сведения закупок и т.д. Аудиторы сопоставляют копии квитанций относительно номеров, дат, цены и суммы. Если есть сомнительные документы, выезжают на место или послать письменный запрос.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия возникает потребность учитывать расчеты претензионного характера. Они, как правило, учитываются на субсчете 374 «Расчеты по претензиям». Проверка расчетов по претензиям за невыполнение договорных обязательств является одним из важнейших завдань.

Изучение задолженности по претензиям начинают с анализа инвентаризации задолженности по каждой сумме. Необходима сверка расчетов на предприятиях. Для проведения сверки расчетов дебиторам посылают выписки из аналитических счетов или направляют к ним специалистов. Одновременно нужно пригласить выписки из аналитических счетов о состоянии расчетов с предприятием у кредиторов. С целью полного изучения всех операций, связанных с расчетами, инвентаризацию их надо проводить на дату обстеження.

В ходе изучения задолженности по претензиям следует обосновать соответствующие документы и установить наличие случаев учета на балансе суммы претензий с просроченным сроком исковой давности. При этом проверяют списанные суммы невозмещенных претензий за счет финансовых результатов предприятия и устанавливают осуществления оперативного контроля за своевременностью и обоснованностью передачи материалов по претензиям в хозяйственный суд для возмещения заборгованости.

Аудитор обращает внимание на своевременность заключения и исполнения договоров на поставку продукции и материалов, определяет ответственность за невыполнение ими обязательств.

Результаты проверки целесообразно отобразить в ведомости по следующей форме (табл. 9.4).

Проверка прочей дебиторской задолженности предполагает предварительное выяснение наличия задолженности со стороны работников предприятия и других лиц, а также причин ее возникновения. Согласно Закону Украины «О налогообложении прибыли предприятий» (п. 5.4 ст. 5) к валовым расходам относятся все суммы средств на командировку, подтверждены документально.

Проверке подлежат все операции, связанные с предоставлением и использованием подотчетных сумм на командировку, хозяйственные нужды и т.п.. Аудитор должен установить, что выдача наличности лицам для командировки производилась в пределах установленных норм и отображалась на соответствующих бухгалтерских счетах.

Согласно П (С) БУ 16 «Расходы» в бухгалтерском учете расходы, непосредственно связанные с производством, отображаются на счете 23 «Производство», а расходы, связанные с управлением или сбытом продукции - на счетах 92 « Административные расходы »и 93« Расходы на сбыт ». Аудитор должен выяснить своевременность возврата в кассу неиспользованных сумм, выданных под отчет. Они должны быть возвращены в кассу не позднее чем через три дня после окончания срока, на который они были выданы.

Аудитору следует помнить, что на подотчетные суммы, которые вовремя не возвращенные работниками предприятия, увеличивается фактическая сумма наличности в кассе. Последняя сравнивается с лимитом кассы, при превышении которого выплачиваются штрафные санкции (суммы превышения) за каждый день превышения лимита. Задолженность не возвращена в кассу, воздерживаться по заработной плате и отображаться в учете по дебету субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» и кредиту субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами», но не более 50 процентов от заработной плати.

Выборочно аудитор проверяет правильность рассчитанных сумм и оформления документов на служебные командировки. Средства на командировку выдаются в размере предварительно рассчитанных сумм в соответствии с установленными нормами оплаты стоимости проезда, суточных, квартирных и т.п.. Правильность определения размера выплат на расходы, связанные с командировкой, аудитор должен проверять с учетом норм возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу для работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме финансируемых из бюджетов), утвержденных Кабинетом Министров Украины. Предельные нормы суточных расходов для командировок в пределах Украины с 12.09.2000 г. составляют 18 грн, а для командировок за границу - 252 грн. Эти суммы уменьшаются, если в счет стоимости проживания в гостиницах входит одно-, двух-и трехразовое питание. Срок командировки в пределах Украины не может превышать 30 дней, а за пределы Украины - 60 дней. Реальный срок командировки определяется приказом руководителя, а для командировок за границу - еще и справкой дипломатического или консульского установи.

Правильность оформления командировочных документов определяют сравнением даты, указанной в удостоверениях (даты выбытия и прибытия работника к месту назначения), с количеством дней командировки согласно приказу руководителя и фактически проведенных. По авансовому отчету сверяют даты возвращения из командировки и представления отчета, т.е. устанавливается своевременность этой процедури.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за 1 км пробега и утвержденному маршруту. Аудитор должен установить соблюдение установленного действующим законодательством порядка таких розрахункив.

Аспектом проверки выданных под отчет сумм являются средства, предназначенные для хозяйственных нужд. Они выдаются в пределах имеющихся средств на текущем счете. Подобно отчетности о командировках должен быть составлен и утвержден авансовый отчет об их использовании с добавлением оправдательных документов. Аудитор проверяет полноту оприходования материальных ценностей, правильность отнесения на счета бухгалтерского учета. С этой целью анализируются данные, отраженные в журнале № 7 с.-х. «Расчеты с подотчетными лицами», где концентрируется синтетический и аналитический учет. На основе авансовых отчетов сверяют остатки на начало отчетного периода с остатком за предыдущий отчетный период, проверяют суммы выданных авансов за журнал-ордер № 1 «Касса», записи на кредите субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами». Расчеты с подотчетными лицами на хозяйственные нужды должны осуществляться на следующий день, а сельскохозяйственных предприятий - в течение 10 днив.

Операции расчетов с подотчетными лицами должны быть отражены следующими записями (табл. 9.5).

Особой проверке нуждаются суммы, выданные в счет заработной платы и своевременно не возвращенные, а также выяснения наличия не возвращенных работниками подотчетных сумм, если они не отражены на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами», а скрытые на счетах 37 «Расчеты с разными дебиторами », 68« Расчеты по прочим операциям ».

Аудит расчетов по другим операциям. Расчеты по другим операциям, которые учитываются на счете 68 «Расчеты по прочим операциям», проверяют по каждому виду платежей.

Задача аудита задолженности по другим расчетам - установить:

причины возникновения долга и обоснованность осуществленных хозяйственных операций;

цель, с которой были получены авансы;

своевременность погашения ранее выданных предприятиям авансов и переплат;

правильность удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам, возмещению материального ущерба, погашения задолженности за товары, приобретенные в кредит, полученную ссуду и т.п.;

суммы, учитываемые на этом счете и не относятся к авансов полученных (изучают данные Ведомости № 3.5 по каждой сумме, которая учитывается с целью установления их наличии).

Исследованию подлежат бухгалтерские записи на субсчетах 377 «Расчеты с прочими дебиторами» и 685 «Расчеты с прочими кредиторами». Проверка расчетов за товары, проданные в кредит, предусматривает пересмотр договоров, в которых указана сумма кредита, связанную с суммой, отраженной по дебету субсчетов 377 «Расчеты с прочими дебиторами», 685 «Расчеты с прочими кредиторами» субсчет 1 «За товары, проданные в кредит ». После этого проверяют полноту и правильность списания задолженности, проведенной по кредиту субсчетов 377 «Расчеты с прочими дебиторами» и 685 «Расчеты с прочими кредиторами». Аналогично проверяют задолженность на других субсчетах 377, 685.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами изучают по каждому дебитору и кредитору. При журнально-ордерной форме аналитический учет проверяют Сведения аналитического учета расчетов (ф. № 8/1 с.-х.), где на основе первичных документов отображаются обороты по кредиту в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Проверяя итоги за каждым кредитором и дебитором, аудитор контролирует их достоверность в целом по сведениям, после чего сравнивает с оборотом за месяц перенесены в Журнала-ордера № 8 с.-х. данные, Журнал-ордер № 8 с.-х. сравнивает с Главной книгой и балансом пидприемства.

Проверка расчетов с персоналом по прочим операциям.

Цель аудита - подтвердить достоверность и наличие задолженности по расчетам с персоналом по прочим операциям.

Задача аудита расчетных операций по предоставлению займов работникам - установить:

наличие решения акционеров, владельцев, учредителей о предоставлении займов конкретным работникам - физическим лицам;

правильность оформления договоров на выдачу ссуды на индивидуальное жилищное строительство или строительство садовых домиков;

законность источников, за счет которых предоставлено займа;

реальность отражения в учете задолженности по предоставленным займам;

правильность и достоверность начисления процентов по займам, их соответствие ставкам, предусмотренным договором;

своевременность предоставления займа получателю и погашения ее в установленный срок на основе изучения кассовых документов (приходных и расходных ордеров, отчетов кассира) и данных финансовой звитности.

Источники проверки:

акты инвентаризации счетов;

расчетно-платежные ведомости;

Журнал-ордер № 8 с.-г.

Своевременность и полноту оприходования таких денежных средств в кассу и выдача их получателю при предоставлении ссуды через предприятие проверяют сравнением кассовых документов с выписками банка и с записью по кредиту субсчета 163 «Прочая дебиторская задолженность». Правильность отражения операций по выдаче займов из кассы работникам и служащим определяется аудитором согласно записям по дебету субсчета 163 «Прочая дебиторская задолженность» в корреспонденции с кредитом счета 30 «Касса».

Соблюдение сроков платежей по займам проверяют сравнением сумм и сроков, указанных в обязательствах, с данными платежных документов (кассовых приходных ордеров, расчетно-платежных ведомостей, выписок банка) и записей в учетных регистрах по кредиту субсчета 163 «Прочая дебиторская задолженность» в корреспонденции с дебетом счетов 30 «Касса», 31 «Счета в банках», 66 «Расчеты по оплате труда» в зависимости от порядка осуществления платежив.

Цель аудита расчетов с другими кредиторами - подтвердить обоснованность и законность возникновения таких розрахункив.

Задача аудита - установить:

наличие и правильность оформления договоров;

объем оказанных услуг;

правильность определения сумм кредиторской задолженности и сроков платежив.

Аудитор сопоставить данные по документам предприятия с выписками банка, платежными поручениями, записями на счете 68 «Расчеты по прочим операциям» субсчет 685 «Расчеты с прочими кредиторами».

Кредиторская задолженность учитывается на счете 68 «Расчеты по прочим операциям», должна быть рассмотрена с точки зрения законности ее возникновения и своевременности погашения. Аудитор должен установить:

достоверность отражения в балансе суммы кредиторской задолженности

учтенную задолженность, по которой истек срок исковой давности, выяснить причины ее возникновения и приняты меры для ее недопущения;

обоснованность списания задолженности;

правильность оформления подтверждающих документов;

обоснованность безнадежности долгов.

Другую дебиторскую задолженность отражают в учете следующими бухгалтерскими записями (табл. 9.6).

Аудитор должен установить соблюдение требований П (С) БУ 11 «Обязательства». Для этого целесообразно использовать перечень возможных нарушений требований П (С) БУ 11 «Обязательства», определенные отдельными авторами.

Выявленные аудитором нарушения П (С) БУ 11 «Обязательства» заносятся в его рабочих документов, которые находят отражение в соответствующих обобщающих документах, составленных аудитором.