База данных Access

ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

 

Задание 1. Поставьте индивидуальную цель, используя схему построения – см. Приложение 1:

Моя цель ________________________________________________________________________________________________________________

Задание 2. Запишите общую цель занятия.

Общая цель на занятии _____________________________________________________________________________________________________

Задание 3. Изучите определение ИПС и приведите примеры информационно-поисковых систем.

Информационно-поисковые системы – программные системы для хранения, поиска и выдачи интересующей пользователя информации.

Например: поисковая система Rambler.ru в Internet, сотовый телефон

 

Примеры: _______________________________________________________________________________________________________________

 

Любая ИПС – это база данных, хранящая специализированную,  систематизированную информацию.

Задание 4. Исследуйте определения БД и СУБД:

БД – организованная совокупность взаимосвязанных данных. Для достаточно эффективного их использования.

Например: телефонная книга,  учебный журнал.

Примеры: ________________________________________________________________________________________________________________

 

Задание 5. исследуйте виды БД, зависящие от способа хранения данных, и приведите свои примеры БД в предложенной схеме.

 

Иерархические БД  информация хранится в виде древа, состоящая из объектов различных уровней. Каждый объект может содержать несколько объектов более низкого уровня. Пример:  каталог папок на ПК	Сетевая БД    каждый объект БД может быть связан с любым другим объектом БД. Пример: Internet.	Реляционная (табличная) БД   содержит перечень объектов с одинаковыми свойствами и представлена в виде двумерной таблицы (а чаще – нескольких связанных между собой таблиц). Пример: телефонная книга
пример:	пример:	пример:

 

Задание 6: Исследуйте Основные возможности БД:

1.      ввод информации в БД и обеспечение ее логической целостности

2.      возможность корректировки данных и удаление устаревшей информации

3.      поиск информации с заданными свойствами

4.      автоматическое упорядочивание информации в соответствии с определенными требованиями.

5.      обеспечение коллективного доступа к данным нескольких пользователей одновременно.

6.      защита от несанкционированного доступа

 

Задание 7: Ответьте на вопросы, опираясь на возможности БД:

 

1. Какие действия вы можете производить в БД, хранящей информацию о расписании поездов? __________________________________Почему другие действия с этой БД Вам не доступны? _____________________________________. Могут ли в это время на другом терминале работать с этой БД? _________________________?

2. Какие действия Вы можете выполнять с терминала при работе с БД оплата счета сотовой связи? _______________________________________ Почему другие действия Вам не доступны?_____________________________________________________________________________________

 

Наиболее распространенной программой, работающей с реляционной БД является программа СУБД ACCESS, которую мы будем рассматривать на занятиях, как теоретическом, так и практическом.

 

СУБД Access  – это реляционная полно-функциональная система управления базами данных, позволяющая размещать не только данные, но и методы обработки этих данных.

 

Например: база данных банка содержит не только информацию о своих клиентах, но и методы и средства, позволяющие каждому клиенту оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

 

ИССЛЕДУЕМ ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БД ACCESS И ОСНОВНЫЕ АЛГОРИТМЫ РАБОТЫ В ПРОГРАММЕ

Задание 9 исследуем основные функции СУБД ACCESS:

1.                                                                                              Определение данных – определяется, какая именно информация необходима пользователю, как она хранится в БД; задаются типы данных, а также взаимосвязь между данными

2.      Обработка данных – сортировка, замена, поиск, фильтрование, объединение, вычисление, создание печатных копий, выполнение запросов соответствующим критериям.

3.        Управление данными – может указать, кому был разрешен доступ к программе, кому разрешена корректировка данных программы, кто может вносить новую информацию, кто удалять

Задание 10. Опишите внешний вид окна программы БД.

 

ЗАПОМНИ: В MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах. Поэтому, пока Вы не определите папку и имя БД, программа не откроет окно БД.

 

Задание 9: Исследуйте назначение  основных объектов базы данных, имеющей  расширение .MDB

 

Каждый представленный ниже объект БД имеет имя, и представляется в отдельных окнах, переход между которыми осуществляется через панель объектов.

 

Объекты БД	Назначение
Таблица	Вся информация в БД храниться в виде таблиц. Это базовый объект, используется для хранения и структурирования данных. Все остальные объекты создаются на ее основе.
Запросы	Это производная от таблицы или ранее созданного запрос, в которой хранятся данные, удовлетворяющие каким – либо параметрам. Главная задача запроса – отбор данных. В дальнейшем, если произошло изменении информации в БД, то и в запросе произойдет обновление информации. В запросе может участвовать как одна таблица, так и все, находящиеся в БД или ранее созданные запросs/
Форма	Формы позволяют отображать табличные данные в более удобном виде. Структура таблицы преобразовывается в произвольном виде. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты
Отчет	Предназначены для формирования печатной формы, для ее транспортировки на принтер. Отчет может быть сформирован на основе данных таблицы или запроса, причем не все столбцы могут участвовать в создании формы
Макросы и модули	Объекты, предназначенные для автоматизации выполнения операций  с данными
Страницы	Специальный тип WEB – страниц, предназначенный для работы с базой данных  через Internet

 

Задание 10. Исследуем  основные элементы таблицы Реляционной структуры и требования к ним:

Например,
Фамилия	Имя	Год рождения	Место рождения
Бендер	Остап	1897	г. Одесса
Лапиев	Иван	1987	г. Киров
Ответьте на вопрос: Сколько полей в данной таблице __________________________ Сколько записей в таблице: ______________________________

 

Требования к полю:   1.      должно иметь уникальное имя,  содержать не более 64 знаков, при этом допустимы любые символы, кроме точки, восклицательного знака и угловых скобок 2.      определена ширина поля до 256 символов 3.      определен тип вводимых данных.

Дополнительные рекомендации: ·         имена сотрудников удобнее размещать в 3 полях: поле 1 – Фамилия, поле 2- Имя, поле 3 – Отчество ·         Не создавайте таблиц с аналогичными данными, например: «товар 1», «товар 2», «товар 3». Рациональнее создать отдельную таблицу, где будет указан список товаров. ·         Каждая таблица должна содержать поля, отражающие данные по одной тематике

Реляционная база данных – табличная форма (см. рисунок), где каждый столбец – поле, а каждая строка - запись

Задание 11. Исследуйте  типы данных используеме в СУБД  MS Access.

	Тип данных	Пояснения	Пример
1.	Счетчик	автоматический ввод натуральных чисел (без действий пользователя)	Числовое значение от 1 до +∞
2.	Денежный	предназначен для ввода денежного эквивалента: определяется денежная единица и количество знаков после запятой	14,20р.
3.	Дата/время	требует ввода даты, месяца и года или часы, минуты и секунды	26.08.2004
4.	Текстовое	предназначено для ввода букв, чисел, знаков и символов, с максимальным количеством символов 255	Любой набор букв, цифр, знаков, символов
5.	МЕМО	аналогично текстовому типу данных, но его длина  в количестве 32000 знаков
6.	Числовой	вводятся действительные числа, разделитель – запятая	Только действительные числа
7.	Логическое	требует однозначного ответа «Да» или «Нет»; обозначает истина или Ложь	Наличие \ отсутствие галочки (R\¨)
8.	OLE	поле внедряемого объекта: текстового документа, электронной книги, графического объекта, музыкального файла и т.п. Максимальный объем данных в этом поле может достигать 128 Мбайт.	Вводится фраза «Объект» или  значок
9.	Гиперссылка	адреса гиперссылок	Прописывает ссылка на другой объект
10.	Мастер подстановок	налагает ограничения на значения в поле и установки связи между таблицами по выбранному полю. Тип данных определяется автоматически по типу данных связанного поля	Наличие открывающегося списка,
От типа данных зависят те действия, которые можно с ними  производить. Например, с числовыми данными можно выполнять арифметические действия и операции сравнения, а с текстовыми и логическими – нельзя.

 

ЗАПОМНИ: Таблица, как и любой другой объект БД (форма, отчет…) может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра. Пиктограмма позволяет переключиться в режим Конструктора из режима Просмотра, пиктограмма  позволяет переключиться из режима Просмотра в режим Конструктора.

 

Задание 12. Исследуйте приемы работы в двух режимах работы с объектом ТАБЛИЦА:

Пример 1 -  Представление данных в  структуре таблицы  в режиме конструирования:

укажите, какие типы данных будут соответствовать выбранным полям

 

Поле	Тип данных	Поле	Тип данных
Код		Стипендия
Фамилия		Размер стипендии
Год поступления		Краткая характеристика
Дата рождения		Фотография

Пример 2 - Представление данных в таблице – в режиме просмотра:

заполните таблицу произвольными данными, согласно установленным типам данных в примере 1

 

Код	Фамилия	Год поступления	Дата рождения	Стипендия	Размер стипендии	Краткая характеристика	фотография
1			__.__.__	£	0р.00

 

Задание 13: Исследуйте способы  создания таблиц в БД

Режим КОНСТРУКТОР: позволяет самостоятельно определять структуру таблицы (количество полей, имена полей и их свойства) – рекомендуемый способ. В окне указываются: имена полей;  определяются типы данных, устанавливаются свойства поля  определяется ключевое поле	Режим МАСТЕРА: предлагает готовые таблицы, в которых уже определены имена полей, их свойства и типы вводимых данных, наша задача – выбрать подходящие поля, согласно нашим условиям. При этом готовые данные таблиц можно дополнять и изменять. определяется тип БД; выбирается название БД; выбираются поля БД; ведется дальнейший диалог с программой с помощью командных кнопок .
Режим ПУТЕМ ВВОДА ДАННЫХ: позволяет создать простейшую табличную форму, с текстовым типом данных и стандартными свойствами поля. При этом имена полей будут: Поле 1, Поле 2 и т.д. Такой способ создания таблицы менее рациональный, так как созданный макет таблицы практически весь придется корректировать: изменять имена полей, типы данных:

ЗАПОМНИ: Прежде чем создать таблицу, мы создаем ее структуру. Это можно сделать 3 способами - в 3 режимах.

Задание 14: Исследуйте понятие и функции ключевого поля.

В одной БД может быть до нескольких таблиц. Для их связи в таблицах должны быть определены ключевые поля. Ключевое поле (первичный ключ) - это одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться или быть нулевыми. Поле, которое в рассматриваемой таблице не является первичным ключом, а в другой – является, называется Внешним (вторичным) ключом.

Марка изделия	Код Поставщика	Наличие на складе
	1
	1
	3
	Внешний ключ

Например: в БД даны 2 таблицы

Код Поставщика	название
1	Идеал
2	Глобус
3	Антей
Первичный ключ

 

 

 

 

Задание 15. Определите в предложенных таблицах,  какое поле можно установить как первичный ключ:

 

1	Фамилия	Год рождения	Номер зачетной книжки	Адрес проживания	2	Номер записи	Наименование товара	Цена	Количество	Упаковка	Поставщик
	Иванов	1983	К-183	Орловская		1	Молоко	13,50р	12	Пакет	КМК
	Сидоров	1983	Д-123	Воровского		2	Кефир	8,00р	100	Короб	КМК

____________________________________________                   ______________________________________________________________________

 

Задание 16: В предложенной БД, состоящей из трех таблиц, определите, какое поле будет являться первичным ключом – пометьте его слева значком ключа Ñ, какое – внешним – заштрихуйте данное поле (при этом может быть несколько ситуаций):

СИТУАЦИЯ 1:                                                                                                                    СИТУАЦИЯ 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 17:  исследуйте виды связей между таблицами одной БД:

 

Между таблицами могут быть установлены три вида связей:

 

«один к одному» (1®1): когда все таблицы имеют одинаковое поле первичного ключа

«один ко многим» (1 ®∞): когда устанавливается связь между полем таблицами с полем первичного ключа и таблицей с полем внешнего ключа

«многие ко многим» (∞®∞):  когда устанавливается связь между таблицами с полями одинаковых внешних ключей

 

Задание 18:  Определить вид связей между таблицами. Укажите стрелочками,  по каким полям будет установлена связь:

 

СИТУАЦИЯ 1

№ лич_дела	Фамилия	Имя		№  лич_дела	№ зачетки	№ ст. билета
Ключевое поле				Ключевое поле

 

 

 

____________________________________________________________________________________________________________________________

СИТУАЦИЯ 2

Название фирмы	Адрес		Код товара	Название товара	Название фирмы
Ключевое поле			Ключевое поле

 

 

 

____________________________________________________________________________________________________________________________

СИТУАЦИЯ 3

Код товара	Название товара	Название фирмы		Код магазина	Название магазина	Название фирмы
Ключевое поле				Ключевое поле

 

 

 

____________________________________________________________________________________________________________________________

 

Задание 19: Установите вид связи между таблицами в задании 16, соединив поля ломаными линиями.

 

ЗАПОМНИ: после того, как сконструированы таблицы: в них определены поля и типы вводимых данных; определены ключевые поля, установлены связи (если несколько таблиц в БД), осуществляется ввод данных в таблицы. Ввод может осуществляться двумя способами:

 

Первый способ – через таблицу.                          Второй способ  - через форму (данный способ будет рассмотрен на практических занятиях)

 

Задание 20: Смоделируйте внешний вид таблицы, по заданной структуре и введите в таблицу 2 записи:

 

Имя поля	Тип данных
№ личного дела	Счетчик
Имя	Текстовый
Дата рождения	Дата/время
Наличие характеристики	Логическое

 

 

 

ЗАПОМНИ: запрос создается после того, как в таблицы БД введены данные. Запросы подразделяются на простые и сложные. Простой запрос, как правило, содержит не более одной таблицы, а сложный может обращаться к данным из нескольких таблиц и содержать вычисляемые поля

 

При создании запроса используют операторы, примеры которых приведены в таблице приложение  ( стр  76):

Задание 22:  Исследуйте способы построения запросов:

 

Режим Мастера	Режим Конструктора
Дает возможность построения простого запроса	Дает возможность построения как простого, так и сложного запроса, так же дает возможность редактирования запроса, созданного с помощью Мастера

 Подробные алгоритмы построения запросов будут рассмотрены на практических занятиях.

ОБЩИЙ АЛГОРИТМ (через режим Конструктора):

 

1.      Запустить режим конструктора 2.      Определить источник информации: таблицы или ранее созданные запросы 3.      Определить таблицы, из которых выбрать поля, по которым создается запрос, поместив их в область строки ПОЛЕ 4.      Определить условие отбора записей по выбранному полю 5.      Установить значок P (или снять значок)  в строке Вывод на экран: если значок P не установлен, то в результате запроса поле на экране не высветиться, но в запросе оно все равно участвует 6.      Для выполнения запроса нажать на пиктограмму  - результат появиться в виде таблицы с указанными в запросе полями.

Задание 23: Определите, какая информация будет найдена из БД по указанным запросам:

 

А) Предположим, что некоторая БД содержит поля: фамилия, год рождения, доход. При поиске по условию: год рождения > 1958 и доход < 3500 будут найдены лица, имеющие

доход не менее 3500 и старше тех, кто родился в 1958 году;	доход равный 3500 и тех, кто родился в 1959 году и позже;
доход менее 3500 и  родился в 1959 году и позже;	доход менее 3500 и тех, кто родился в 1958 году;

 

Б) Запишите  условие запроса так, чтобы из предложенной таблицы была выбрана следующая запись: 

Номер записи	Наименование товара	Цена	Количество	Упаковка	Поставщик
1	Кефир	11,50р	120	Пакет	КМК
2	Молоко	8,00р	100	Короб	КМК
3	Кефир	14,00р	100	Короб	ЧМЗ

 

Кефир

100

Короб

 

 

 

 

 

Задание 24: Ознакомьтесь с рекомендациями по созданию БД.

Создание БД сложный процесс, подчиненный определенным правилам:

 

Определить назначение БД Определить перечень необходимых данных Распределить данные по темам – таблицам Определить название полей в таблицах и название таблиц Определить типы данных, вводимых в поля

Сконструировать табличные формы в БД Access в режиме Конструктор Установить ключевые поля в таблицах Определить связи между таблицами в БД Заполнить таблицы данными Организовать работу с данными: создать запросы, отчеты, формы

 

 

Домашнее задание.   Разработайте БД «Домашняя библиотека», согласно требованиям: 2 таблицы, в которых указаны поля: автор, дата издания, издательство, количество страниц, цена, серия (фантастика, детектив и т.п.), переплет (мягкий, твердый). Установите связь между таблицами. Сформулируйте 2 запроса и определите результат поиска информации по запросу.