Дипломная работа на тему Организация электронного документооборота на предприятии

 

Организация электронного документооборота на предприятии

 

 

Выпускная квалификационная (дипломная) работа

Специальность: 080302 Коммерция (по отраслям) (повышенный уровень СПО)

Оглавление

Введение

1.Теоретические основы документооборота

1.1Основные понятия ДОУ

1.2.Документооборот и формы его организации

1.3. Основные функции и принципы организации электронного документооборота

1.4.Информационные системы электронного документооборота

2.Практические основы организации электронного документооборота на предприятии.

2.1Общая характеристика ИП Соколов фитнес-центра «FLEX GUM»

2.2.Анализ организации  электронного документооборота фитнес-центра «FLEX GUM»

2.3.Рекомендации по повышению эффективности электро документооборота фитнес-центра «FLEX GUM»

Заключение

Библиографический список

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой эффективной управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом эффективной реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы документооборота.

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.

Тема данной дипломной  работы является актуальной, прежде всего тем, что на современном этапе традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы еще недостаточно применяются в управлении,  попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится на стадии становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется точное представление о том, что они хотят получить в результате.

Кроме общих (технических, технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной документации в России, усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в организациях.

Проблемы исследования:

1)    несовершенная нормативно - правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;

2)    недостаточное развитие информационных технологий в области управления;

3)    неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;

4)    отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки рынков товаров и услуг;

5)    недостаточный уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.

Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

Целью данной дипломной работы является анализ организации электронного документооборота на современном предприятии.

Для достижения поставленной цели предлагается решить ряд задач:

1.        Изучить нормативные основы организации электронного документооборота;

2.        Рассмотреть принципы организации электронного документооборота;

3.        Проанализировать эффективность электронного документооборота на примере конкретного предприятия.

Объект дипломной работы: организация электронного документооборота.

Предмет дипломной работы: электронный документооборот предприятия ИП Соколов Фитнес – центр «FLEX GYM»

 

Дальше?
1.Теоретические основы документооборота

1.1Основные понятия ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен он на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Этот вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния носит название документационное обеспечение управления (ДОУ) и включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.

Документирование  - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных носителях - документах. С документированием связана деятельность всех работников управления – от исполнителей до руководителей всех уровней.

Документооборот  - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по составлению. Перепечатке, считке, учету(регистрации),  хранению, поиску, переработке содержащейся информации.

 Делопроизводство  - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения документов.

Информационно-документационное обеспечение управления (ДОУ) рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления, цель которого - информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. Отсюда следует и основное назначение ДОУ - обеспечение эффективного управления организацией. Что еще раз дает понять его важность, ведь от его рациональной организации  зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль над исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Также следует выделить основные задачи ДОУ, они хорошо прослеживаются из процессов, которые проходят все документы организации:

•        Создание документов;

•        Передача документов для последующего исполнения или принятия по ним решений;

•        Регистрация документов для контроля над ними;

•        Систематизация, хранение, поиск документов.

Своевременное и качественное выполнение этих задач является ключом к  эффективному функционированию предприятия.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления.  Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

•        Оперативность в составлении и прохождении документов;

•        Высокое качество документов;

•        Оптимальность документооборота (целесообразность, недопустимость многократного дублирования, волокиты при прохождении);

•        Безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Служба, выполняющая функции делопроизводства, имеет различные названия: управление делами, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д.

В небольших учреждениях, фирмах всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии.

В современных условиях работу с документами регламентирует нормативно- методическая база. Нормативно- методическую базу делопроизводства  составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам.  Приведем ниже краткую характеристику важнейших из них.

 

Нормативно- правовая база делопроизводства включает в себя:

 

1.     Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации».  Устанавливает  обязательность документирования информации, определяет ряд терминов, обязывает предприятия и организации всех форм собственности предоставлять требуемую информацию государственным органам.

2.     Гражданский кодекс РФ устанавливает  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования, также в ряде статей ГК установлены требования к созданию устава и учредительного договора.

3.     Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ  базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). ГСДОУ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

4.     ГОСТ Р 6.30-2003 стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к оформлению документов и так далее.

5.     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Излагает общий порядок подготовки  и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах, особенности оформления отдельных видов организационно - распорядительной документации, описывает процедуру документооборота.

Совокупность форм  документов, взаимосвязанных по определенным правилам и признакам в определенной сфере деятельности называется унифицированные системы документации (УСД).

Согласно общероссийскому классификатору ОК 011-93, в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации, например:

-        Унифицированная система банковской документации,

-        Унифицированная система межторговай документации,

-        Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,

-        Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

На унифицированнойсистеме организационно-распорядительной документации (ОРД) базируетсясфера управления организацией. Организационно-распорядительная документация занимает особое место среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в организациях. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

Классификация организационно-распорядительных документов

1.  Организационная документация (Уставы, положения, постановления, инструкции, штатные расписания)

 

2.  Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)

 

3.  Справочно-информационная документация (приказы, распоряжения, решения, указания)

 

4.  Документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы)

Именно организационно-распорядительная документация позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов, то есть основное информирование внутри организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Документооборот и формы его организации

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

 В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

 Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

(!)Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

 

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Основными принципами организации документооборота являются следующие:

·                   прохождение документов должно быть оперативным.

·                   каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

·                   порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

 Основная  задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

 По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

·                   документы вышестоящих организаций, органов власти;

·                   документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

·                   документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

·                   жалобы и заявления граждан.

 В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

·прием входящих документов;

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации. 

·                   предварительное рассмотрение и распределение;

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

1)регистрация;

Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:

-         определение сути  поручения, проверка состава и содержания поступивших документов;

-         регистрация документов в журнале учета входящих  документов.

При этом  на каждом  документе ставится  дата регистрации,  входящий номер  пакета  принимаемых  документов, и подпись ответственного лица Регистратора.

·                   рассмотрение документов руководством;

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно.

    Прохождение исходящих документов

 К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

                      Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта документа, его распечатка;

 -согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем, секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

-проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

-проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

-проставление исходящего регистрационного индекса;

-обработка документа для отправки.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

-правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

-наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

-правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

 Внутренние документы проходят следующие стадии:

- подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

 

 Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

 Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят: рекламные письма;поздравительные письма и телеграммы;приглашения;программы семинаров, совещаний и конференций;печатные издания (книги, брошюры, журналы);пакеты с пометкой "лично";

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

1)      контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

2)      контроль за сроками исполнения задания.

3)      Контроль за соответствием НД контролирует служба ДОУ

 

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. 2

Контроль над сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

Контроль за соответствием НД контролирует служба ДОУ

  Номенклатура,

Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела.  Дело  – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел  – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования: предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

1)    типовая номенклатура дел;

2)    примерная номенклатура дел;

3)    индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

 

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. 

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики, сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Основные функции и принципы электронного документооборота

Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Решение данной проблемы – автоматизация делопроизводства с помощью электронного документооборота.

Поэтому сегодня на смену классическому "бумажному" делопроизводству приходит электронный документооборот (ЭДО), который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота (СЭД).

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Тема электронного  документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств их автоматизации.

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Электронный документооборот в организации основывается на следующих принципах:

1.        Возможность параллельного выполнения нескольких операций - это позволяет существенно сократить время движения документов внутри компании и повысить тем самым оперативность их исполнения;

2.        Однократная регистрация документа - это дает возможность однозначно идентифицировать документ;

3.        Непрерывность движения документа - позволяет идентифицировать сотрудника компании, ответственного за исполнение каждого конкретного документа в каждый момент его процесса

4.        Развитая система отчетности по разным атрибутам документов и статусам - дает возможность осуществлять контроль за движением документов  в процессе документооборота,  а также принимать грамотные управленческие решения, основанные на отчетных данных;

5.        Эффективная организация системы поиска документов - позволяет найти документ, обладая при этом минимальной информацией.

 Основными функциями электронного документооборота являются: обеспечение процесса движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Участниками электронного документооборота являются физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа -  участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными между отправителем и получателем.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП1) - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества: 1)    простота внесения изменений в документ; 2)    возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные); 3)    возможность использовать заранее заготовленные формы; 4)    более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; 5)    экономия бумаги; 6)    более высокая компактность архивов; 7)    более простой контроль информационных потоков; 8)    большая скорость поиска и извлечения информации; 9)    возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации. Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.). На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса  на цифровой. Рисунок 1. ЭДО увеличивает время работы над содержимым документа В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и нет следов нарушения поверхности бумаги, мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки. В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге. В перспективе развитие электронного документооборота ориентированно на максимальное использование электронных документов, что предполагает постепенный отказ от бумажных носителей документации.

 

 

 

1.4.Информационные системы электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) - типовое решение, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода деятельности. Система позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство, организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей, исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного предприятия.

 

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота является наиболее сложно формализуемым аспектом. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, — требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

В первую очередь основными задачами внедрения СЭД являются:

-       эффективное управление документопотоками на предприятии;

-       централизованное хранение документов;

-       повышение контроля исполнения работ по документам;

-       увеличение продуктивности работы сотрудников;

-       облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

-       информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

-       Физическое освобождение места

-       Уменьшение затрат на копирование

-       Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

-       Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

-       Уменьшение затрат на бумагу

- Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому

 К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

-     Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

-     Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

-     Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

-     Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

-     Улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.[1]

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Системы электронного документооборота классифицируют последующим признакам:

1. Индивидуально разрабатываемые. Такие системы являются максимально персонифицированными, но они предполагают большие временные затраты, а также имеют  достаточно высокую стоимость разработки и многочисленные сопутствующие расходы - на покупку программного обеспечения и нового оборудования, затраты на обучение персонала

2. Универсальные "коробочные". Такие системы имеют стандартный набор функций, поэтому не позволяют добиться полного соответствия  потребностям конкретной компании. Однако универсальные системы документооборота обладают довольно низкими временными затратами, а также затратами на приобретение и последующую установку. Особенность - на каждое внедряемое рабочее место нужно приобретать лицензию

3. Комбинированные системы - наиболее востребованный и рекомендуемый вариант. Они довольно просты в освоении и использовании, имеют приемлемую стоимость и полностью соответствуют нуждам конкретного предприятия.

Система электронного документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любой средней или крупной компании, если ее внедрение проводится как комплексное мероприятие, состоящее из организационных, административных и технических мер, направленных, прежде всего, на оптимизацию и повышение прозрачности существующих бизнес-процессов.

Системы электронного документооборота эффективно используются как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Системы нацелены на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами, а также призваны обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

На современном этапе предприятия используют такие программные системы электронного документооборота как:

1.     DocsOpen,

2.     DIRECTUM, 

3.     StaffWare

4.     LanDocs

5.     Босс - Референт

6.     Система Lotus Notes

7.     Optima WorkFlow и другие.

 

Одна из современных систем электронного документооборота на предприятиях сферы торговли и услуг - 1С:Бухгалтерия 8 и предназначена для автоматизации бухгалтерского учета коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.

Программа электронного документооборота «1С Бухгалтерия 8» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

«1С:Бухгалтерия 8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

 

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

 

В состав «1С:Бухгалтерии 8» включен план счетов бухгалтерского учета, при необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

 

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет.

Программа позволяет вести:

1)    учет деятельности нескольких организаций

2)    учет материально-производственных запасов

3)    складской учет

4)    учет торговых операций

5)    учет банковских и кассовых операций, включая НДС

6)    учет заработной платы, кадровый учет

7)    операции, касающиеся налогов,

8)    отчетности за период, и многое другое.

Следует сказать, что вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, а также развитием информационно - коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по - разному: одни - в повышении эффективности организационно - распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия.

Существуют системы электронного  документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы электронного документооборота на эти правила - задача сложная. Вследствие этого, чтобы автоматизировать документооборот на предприятии, необходимо предварительно хорошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание делопроизводства и документооборота на предприятиях.

 

Таким образом, роль системы  электронного документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами на предприятии, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика и характеризуется следующими факторами:

-                       на сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым;

-                       система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект;

-                       очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения;

-                       стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу.

-                       длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

 

 

 

2.1Общая характеристика предприятия фитнес-центра «FLEX GUM» Название организации: Фитнес-центр FLEX GUM Организационно-правовая форма: ИП Соколов В.В., деятельность предприятия осуществляется на основании лицензии. (Приложение) Адрес: г. Омск, ул. Пушкина, 59 (ТК Казачья слобода) Режим работы: с 7.00-22.00 Общая площадь: 1650 м.кв. Предприятие предоставляет возможность заниматься спортом в комфортных условиях, также имеет полный набор базовых и дополнительных услуг, которые могут заинтересовать клиента. Фитнес-центр (далее фитнес-клуб или клуб) имеет: 1.     Тренажерный зал, оснащенный всеми необходимыми кардио - и силовыми тренажерами; 2.     Два зала аэробики, полностью адаптированных для занятий аэробикой и гимнастикой; 3.     Зал для мини-футбола. Все залы отлично оснащены множеством необходимых атрибутов: от гирь и гантелей, до ковриков и утяжелителей, а также, имеют совершенную систему кондиционирования. 4.     Комфортные раздевалки, оснащенные индивидуальными шкафчиками, большими зеркалами и наборами для сушки и укладки волос после душа, который можно принять в современных душевых кабинах; 5.     Финская сауна; 6.     Массажный кабинет; 7.     Спорт-бар; 8.     Солярий; 9.     Салон красоты; 10. детская комната. Организационная структура фитнес-центра FLEX GYM:   Фитнес-центр предоставляет возможность, как разовой тренировки, так и приобретения тренировочного абонемента, доступны различные виды абонементов, клиент можете приобрести подходящий именно ему. Виды абонементов и их стоимость представлены в виде таблицы: Название тарифа Время посещения 1 месяц 6 месяцев 12 месяцев «Доброе утро» Буд 7.00-12.00, вых 9.00-12.00 1500 - 12000 «Дневной будний» Буд 12.00-17.00 1500 - 12000 «Выходного дня» Вых 9.00-22.00 1500 - 11000 «Дневной» Буд 7.00-17.00 вых 9.00-22.00 2000 8000 15000 «Основной» Буд 7.00-22.00 вых 9.00-22.00 - 12000 19920 «Полный» без заморозки Буд 7.00-22.00 вых 9.00-22.00 2990 10000 18000 «Кредитный основной» Буд 7.00-22.00 вых 9.00-22.00 1290 -   «Кредитный дневной» Буд 7.00-17.00 вых 9.00-22.00 1100 -     При приобретении абонемента «Основной» есть возможность «заморозки» на 60дней (1год), 30 дней (6 месяцев). Также абонемент можно приобрести в кредит, заключая при этом кредитный договор с банком. Обслуживание клиента осуществляется посредствам пластиковой карты. Порядок обслуживания клиентов фитнес-центра, с помощью пластиковой карты: При заключении договора на оказание услуги клиенту присваивается порядковый номер и выдается пластиковая клубная карта. Карта имеет штрих код. При посещении клуба администратор фиксирует ваше прибытие, то есть дату и время вашего посещения, и оставляет карту у себя на стойке рецепции, предоставляя вместо карты ключ от шкафчика в раздевалке. Если в процессе занятий вы пользуетесь услугами спорт бара, или другими платными услугами, то администратор фиксирует  ваши запросы по мере их поступления. После окончания тренировки администратор озвучивает вам  перечень услуг, которыми вы воспользовались и их суммарную стоимость. После оплаты услуг вы получаете свою карту клиента. Услуги фитнес - центра, стоимость которых включена в стоимость абонемента: 1.     Финская сауна 2.     Групповые занятия 3.     Консультация дежурного тренера 4.     Предоставление индивидуальной камеры хранения для ценных вещей Услуги фитнес-центра, стоимость которых не включена в стоимость абонемента: 1.     Солярий 2.     Спорт-бар 3.     Массаж (Прайс – лист см Приложения ) 4.     Салон красоты (Прайс – лист см Приложения ) 5.     Аренда личного шкафчика/полотенца 6.     Персональные занятия с тренером (Прайс-лист на услуги тренеров см Приложение) Групповые занятия с лучшими тренерами, за которые производится дополнительная доплата (100 – 200 руб.) (Расписание занятий и перечень занятий с дополнительной оплатой см. Приложение)  Порядок обслуживания клиентов фитнес - центра, с помощью пластиковой карты осуществляется следующим образом: При заключении договора на оказание услуги клиенту присваивается порядковый номер и выдается пластиковая клубная карта. Карта имеет штрих код. При посещении клуба администратор фиксирует ваше прибытие, то есть дату и время вашего посещения, и оставляет карту у себя на стойке рецепции, предоставляя вместо карты ключ от шкафчика в раздевалке. Если в процессе занятий вы пользуетесь услугами спорт бара, или другими платными услугами, то администратор фиксирует  ваши запросы по мере их поступления. После окончания тренировки администратор озвучивает вам  перечень услуг, которыми вы воспользовались и их суммарную стоимость. После оплаты услуг вы получаете свою карту клиента.   У тех, кто заинтересовался услугам фитнес-центра, есть возможность пробной тренировки, вам расскажут обо всех услугах и порядке их получения, а также  вы сможете попробовать заниматься в разных залах и на всех тренажерах клуба.                                       2.2.Анализ организации документооборота фитнес-центра «FLEX GUM» Документооборот предприятия представлен оптимальным соотношением документооборота в электронном и бумажном варианте. Бумажный документооборот представлен организационно-распорядительной и  договорно-правовой документацией. Организационно-распорядительная документация предприятия включает в себя организационные и распорядительные документы. В группу организационных документов входят учредительные документы и должностные инструкции сотрудников предприятия.( Приложение) В группу распорядительных документов входят приказы об основной деятельности (порядок работы в праздничные дни, внеплановое собрание сотрудников и другое ( Приложение)). Значительную часть документооборота занимают договора (Приложение). Электронный документооборот значительно облегчает и ускоряет работу персонала с клиентами, в базе содержится вся информация о клиенте, которая была предоставлена клиентом при заключении договора о порядке получения данной услуги. Фитнес центр  работает на базе программного комплекса "Металинк Фитнес Менеджер". Рисунок 1. Логотип электронной системы   Спорт-бар и все денежные операции спорт-бара обслуживает 1С Бухгалтерия 8. «1С: Бухгалтерия» — самое распространенное в России программное обеспечение для автоматизации учета. Ее популярность сейчас столь велика, что фактически 1С стала стандартом бухгалтерского учета. О программе «1 С:Бухгалтерия 8» информацию можно найти в теоретической части, остановимся на системе электронного документооборота «Металлинк фитнес менеджер», так как основная автоматизация документооборота происходит посредствам этой системы. Программный комплекс «Металинк Фитнес-менеджер» является доступным и эффективным средством для автоматизации фитнес-клубов. Система содержит базовый модуль, включающий весь функционал, необходимый для автоматизации управленческого клуба, а так же дополнительные модули, обеспечивающие автоматизацию салона красоты, детской комнаты, спорт бара, массажного кабинета, позволяют обеспечить работу всех подразделений в рамках единой информационной системы. Рисунок 2. Рабочий стол электронной системы В программе представлена вся функциональность, необходимая фитнес-клубу любого размера, – от небольшой студии, (включая йога-студии, тренажерные залы и т.д.) до крупных  многофункциональных фитнес-центров. Важной особенностью является гибкость системы, то есть именно система адаптируется к клубу, а не наоборот. Уменьшается время, необходимое для внедрения, и снижается психологический барьер, связанный с освоением новой технологии. «Металинк Фитнес-менеджер» поддерживает широкий спектр оборудования: сканеры магнитных карт, штрих-кодов, веб-камеры, браслеты, фискальные регистраторы, сканеры биометрических отпечатков, турникеты, управление замками и т.д. Система учета и контроля услуг помогает избежать недобросовестных действий со стороны персонала (неофициальных контрактов, несанкционированных персональных тренировок). Система оценки предлагаемых клубом программ и работы отдельных тренеров позволяет выявить лучшие, с точки зрения доходности, предложения и оптимизировать использование залов. Система позволяет проанализировать динамику загрузки клуба и создать "ограниченные" виды абонементов, действительные только в “провальное” время (время дня, в которое посещаемость центра снижается), а так же обеспечить соблюдение этих ограничений. Рисунок 3. Идентификация клиента по карте Также администрация клуба на практике убедилась в том, что программа "Металинк Фитнес Менеджер" помогает: 1.     Повысить доходность бара: оперативное обслуживание позволяет удовлетворить потребности большего числа клиентов, 2.      Увеличивают процент возобновления договоров: система напоминает менеджерам, когда начать работу с клиентом по продлению договора. Результат – больше продленных договоров и лояльных клиентов. 3.      Эффективно использовать персонал: благодаря использованию системы, клубу с проходимостью 1500 человек в сутки требуется только два администратора рецепции. Менеджеры отдела продаж делают больше звонков, а на расчет зарплаты уходит в 10 раз меньше времени, чем обычно. 4.      Владеют информацией: оперативный доступ к важной и часто используемой информации. Вся важная для ведения бизнеса информация доступна в реальном времени. Сколько было продано договоров сегодня? На какую сумму? А вчера? А в прошлом месяце? Растет ли бизнес? Что с продажами в баре? Сколько клиентов сейчас в клубе? Какие сотрудники опоздали на работу? Это лишь малая часть вопросов, которые оперативно помогает решить электронный документооборот посредствам программы  "Металинк Фитнес Менеджер". Рисунок 4. Расписание занятий в фитнес - центре Программа Металинк Фитнес Менеджер имеет возможность автоматизированным образом: 1.      Вести базу клиентов (фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, контактные данные, фотография (получаемая при помощи веб-камеры)) 2.      Вести базу сотрудников (фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, контактные данные, фотография (получаемая при помощи веб-камеры), дата приема на работу, дата увольнения, окончание испытательного срока, и т.д.) 3.      Осуществлять продажу договоров (клубных карт). Договоры могут быть ограниченны по сроку действия, по количеству посещений, по дням посещений, по времени посещений. Так же, договора могут иметь «заморозку» (приостановка действия договора, характеризующаяся минимальным и максимальным количеством дней), и могут быть оплачены в рассрочку, при этом система автоматически отслеживает платежи и в случае несвоевременной оплаты отказывает клиенту в посещении фитнес клуба. 4.     Осуществлять продажу дополнительных услуг (массаж, солярий, и т.п.) 5.      Осуществлять продажу абонементов (клип-карт) на индивидуальные тренировки, солярий, массаж 6.      Начислять сотрудникам заработную плату (по ставке за час работы, по ставке за факт проведения работы, как процент оказанных сотрудником услуг или процент от продаж) 7.      Осуществлять пропускной режим для клиентов и сотрудников по магнитным катам или картам со штрих-кодом 8.      Отслеживать посещения фитнес центра клиентами и персоналом 9.      Вести расписания на групповые занятия, индивидуальные тренировки, солярий, массаж 10.  Вести депозитные счета по клиентам и оплачивать услуги с депозитного счета 11.  Получать отчеты о статистике продаж, посещаемости, рейтингах занятий, рейтингов тренеров 12. Экспортировать полученные отчеты в World, Excel и Web browser 13.  Распечатывать договора, абонементы и предчеки на бланках заказчика (бланки необходимо заранее установить в систему) 14.  Вести журнал событий. Данная функция позволяет отслеживать всю работу в системе по каждому пользователю 15.  Регистрировать в системе неограниченное количество пользователей, групп пользователей, и настраивать права их доступа в системе. Немаловажна также и возможность интеграции в программу Металинк Фитнес Менеджер программы «1С. Бухгалтерия». Именно эта интеграция использована в фитнес-центре FLEX GUM.  Бухгалтерия спорт бара и все операции по обслуживанию клиентов в спорт баре осуществляется посредствам 1С: Бухгалтерия 8   Из этой информации можно сделать вывод, что внедрение электронной базы сводит к минимуму вопросы, связанные с предоставлением отчетности, так как программа выводит отчет по итогам месяца самостоятельно, упрощает абсолютно всю работу администраторам, что помогает им сэкономить время и посвятить его персональным консультациям, более внимательному и персонализированному обслуживанию клиента. Как можно проследить на практике, бумажных отчетов и многочисленных архивов бумажной документации можно избежать, переходя на электронный документооборот. Также электронный документооборот позволяет объединенить сети клубов в единую информационную систему. Это очень перспективная возможность, так как в ближайшее время открывается новый фитнес центр  FLEX GUM по адресу Комарова 6\1. Новый филиал фитнес - центра является следствием процветания данной организации. Электронный документооборот сыграл в этом не последнюю роль. Оперативная и четкая работа администраторов, привлекает все больше и больше клиентов, а так как каждый клиент хочет быть окружен персональным вниманием, с помощью электронного документооборота времени для общения с клиентами у администраторов больше. Важно отметить также, что аналитические возможности системы документооборота позволяют исключить услуги, не приносящие прибыли и усовершенствовать услуги пользующиеся спросом у клиентов. Вследствие этого, предприятие рентабельно, его клиентоориентированный подход привлекает все новых и новых клиентов, которые после окончания срока действия абонемента продляют его, а не ищут другой клуб. Стабильные демократичные цены, частые акции и скидки только расширяют клиентскую базу клуба, а новый фитнес-центр обеспечит доступным фитнесом и жителей левого берега. Отсюда следует и основное назначение ДОУ - обеспечение эффективного управления организацией. Что еще раз дает понять его важность, ведь от его рациональной организации  зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль над исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.     2.3.Рекомендации по повышению эффективности документооборота Исследуя систему электронного документооборота фитнес-центра можно сделать вывод, что Металлинк Фитнес Менеджер значительно облегчила работу персонала клуба и свела к минимуму «бумажную» работу. Поскольку система электронного документооборота Металлинк Фитнесс Менеджер может обеспечить все процессы, проходящие в фитнес-центре, в том числе и бухгалтерский учет, можно предложить фитнес-центру внедрить Металлинк фитнес менеджер повсеместно, тем самым сделать 1С Бухгалтерия 8 не актуальной в данной организации. Ведение всех процессов, касающихся документооборота выгодно и имеет следующие преимущества: 1)    Организации необходимо будет оплачивать работу только в одной системе, тем самым затраты организации сокращаются 2)    Для персонала достаточным будет умение работать в Металлинк фитнес менеджер, и не изучать две системы для обслуживания клиентов 3)    Все платные услуги будут проходить по одной системе вместе с спорт – баром, что облегчит предоставление отчетности за период 4)    Необходимость интеграции 1С Бухгалтерия 8 в Металлинк фитнес менеджер отпадает, все упрощено и эффективно работает         Заключение В результате проведенных исследований автор работы предлагает следующие выводы: 1.                     Несмотря на существующие трудности, электронный документооборот находит все более широкое применение именно потому что, эффект от него измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. 2.                     Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Внедрение системы электронного документооборота позволяет: 1)    анализировать текущее состояние дел в фитнес-центре, 2)    эффективно планировать его развитие, 3)    обеспечить клиентов сервисом высокого уровня, 4)    вести эффективную конкурентную борьбу, 5)    управлять доступам клиентов в различные зоны клуба   Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Отсюда следует и основное назначение ДОУ - обеспечение эффективного управления организацией. Что еще раз дает понять его важность, ведь от его рациональной организации  зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль над исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия

 

Библиографический список:

 

Основная литература

1.      Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – 5-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352 с. (9 экз.)

2.      Документационное обеспечение управления: практикум по организации работы офиса / И.В. Мячина и др. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 141 с. (36 экз.)

3.      Соколов, В. С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. - 2-е изд. - М. : ФОРУМ, 2009. – 176 с.

 

Дополнительная литература

4.      Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ М.И. Басаков. – 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. – 336 с. (8 экз.)

5.      Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное  обеспечение управления/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 320 с. (7 экз.)

6.      Боргено, Я. Я. Офисные технологии: учеб.пособие / Я.Я. Боргено, М.В. Кирсанова. - М. ; Новосибирск : ИНФРА - М; Сибирское соглашение, 2006. - 256 с.

7.      Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учеб.пособие / М.В. Кирсанова. - 4-е изд. - М. ; Новосибирск : ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2006. - 312 с.

8.      Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие/ И.Н. кузнецов. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

9.      Макарова, Н. В. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук;  Ю.Ф. Титова. - 2-е изд. - СПб. : Питер, 2007. - 410 с.

10.    Пшенко,  А. В. Документационное обеспечение управления [Текст] : учеб.пособие для студентов учреждений среднего проф. образования /  А.В. Пшенко. - М. : Академия, 2004. - 176 с.

11.    Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие/ М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 384 с.

12.    Стенюков, М. В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций)/ М.В. Стенюков. - М. : А-Приор, 2007. - 176 с. (8 экз.)

Скачано с www.znanio.ru

---