Документальное оформление процесса инвентаризации

 Документальное оформление процесса инвентаризации

За правильное документальное оформление инвентари­зации несёт ответственность главный (старший) бухгалтер.

Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения обязательно в присутствии лиц, на от­ветственности которых находятся проверяемые ценности.

Перед тем как начать проверку фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна полу­чить все приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответ­ственные лица сдают в бухгалтерию под расписку, а затем документы передаются инвентаризационной комиссии.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвента­ризационные описи.

Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учёта документальной ин­вентаризации — акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентари­зации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88 (табл. 1).

Таблица 1

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации

Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой – материально ответственное лицо.

Рис. 7. Документальное отражение результатов инвентаризации

В соответствии с Методическими указаниями по проведению инвентаризации  от 13 июня 1995 года N 49 п. 2.9. и п. 2.10:

 2.9.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачёркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

 На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

1.10. 

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учёта и данных инвен­таризации.

Такое сравнение осуще­ствляется в сличительных ведомостях. В них фиксируются фактическое наличие проверенных объектов (по данным описей) и их «книжные остатки» (поданным бухгалтерского учёта). Резуль­таты такого сличения - излишки и недостачи — отражаются в опи­сях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учёте. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учёта, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Инвентаризационная комиссия выявляет виновников воз­никших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учёте (регулирование инвентаризационных разниц).

По окончании инвентаризации могут проводиться кон­трольные проверки правильности проведения инвентари­зации. Их следует проводить с участием членов инвентари­зационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты инвентаризации, а также контрольных про­верок оформляются следующими документами (табл. 2):

Таблица 2

Документальное оформление контрольных проверок

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы.

Необходимо также произвести списание по­терь в пределах норм естественной убыли.