Документальный учет инвентаризации основных средств

Документальный учет инвентаризации
основных средств

Для оформления данных, полученных в ходе инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, вычислительной техники, транспортных средств и т.д.), можно воспользоваться формой инвентаризационной описи, которая была утверждена Постановлением N 241.

Такая опись составляется комиссией в одном экземпляре отдельно по каждому месту нахождения (эксплуатации) инвентарных объектов основных средств и каждому лицу, ответственному за их сохранность. В этот документ обязательно надо включить:

- расписку ответственного лица о том, что до начала проведения инвентаризации все приходные и расходные документы на основные средства, находящиеся в эксплуатации, сданы им в бухгалтерию, а те основные средства, которые оказались непригодными к эксплуатации, ликвидированы и сняты с учета;

- название и краткую характеристику основных средств, их заводской и инвентарный номера, балансовую стоимость, количество.

Опись обязательно подписывают все члены комиссии. Кроме того, ответственное лицо своей подписью должно подтвердить правильность данных, которые внесены в опись и отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии.

На принятые в аренду основные средства составляется отдельная опись: по каждому конкретному арендодателю с последующей отсылкой ему одного экземпляра описи.

Однако для того, чтобы включить в инвентаризационный список основные средства, которые переданы в аренду, комиссия должна получить от арендатора экземпляр его инвентаризационной описи.

Если на момент проведения инвентаризации некоторые инвентарные объекты временно отсутствуют (например, предметы проката, находящиеся в пользовании), то данные о них заносятся в отдельную опись на основании первичных документов (типовых форм N ОС-1, N ОС-6) и документов, которые подтверждают факт временного отсутствия указанных объектов (например, договора проката).

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостающие и/или излишние (неучтенные) основные средства. В этом случае комиссия фиксирует факты обнаруженных недостач или излишков в протоколе и требует от материально ответственного лица письменно объяснить причины их возникновения. Если выявлена недостача основных средств, комиссия принимает следующее решение: установить лицо, виновное в этом, и возместить нанесенный им ущерб. Когда обнаружены излишки, необходимо выяснить, по чьему распоряжению они были приобретены или сооружены и за счет каких источников это финансировалось. Далее излишки основных средств следует оприходовать на баланс предприятия независимо от причин, их породивших. Такое зачисление осуществляется по первоначальной стоимости, а в случае невозможности ее установления - по справедливой стоимости основных средств, определенной на дату выявления излишков. Износ определяется экспертным путем с учетом их технического состояния.

После надлежащего оформления инвентаризационная опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, в которую вносятся результаты инвентаризации с указанием количества и суммы обнаруженных недостач и/или излишков. Несоответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию основных средств должно быть отражено в виде соответствующих бухгалтерских проводок.