Документирование трудовых правоотношений.

Документирование трудовых правоотношений.

План:

1.Состав кадровой документации. 2.Трудовой договор ( контракт). 3.Приказы по личному составу.

4.Характеристика документов, входящих в комплекс кадровой документации.

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, перевода и увольнения сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). В состав кадровой документации входят следующие документы:

-трудовой  договор  (контракт);            приказ (распоряжение) о приеме на работу  (форма

№ Т-1); личная карточка (форма № Т-2);

-учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

-приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №  Т-5);

-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №  Т-6);

-приказ(распоряжение) о прекращении трудового договора(контракта) (форма  №

-табель учета использования рабочего времени (форма №   Т-13);

-табель  учета  использования рабочего  времени и расчета заработной платы  (форма

№ Т-12);

-личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов,  оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1)документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

•       личная карточка формы Т-2;

•       карточка формы Т-4;

•       личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;

•       журнал принимаемых и увольняемых работников и  др.;

2)документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

- приказы; заявления;

•       штатное расписание;

•       структура и штатная численность;

•       трудовые договоры (контракты) и др.

Трудовые договоры (контракты)

Трудовой контракт (договор) фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой контракт должен заключаться  в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии  сторон  в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные  данные:

•       место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

•       конкретная работа в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

- дата начала работы и ее окончания, если заключается срочный  трудовой контракт;

•       оплата труда;

•       обязанности предприятия по обеспечению охраны  труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих: постоянных работников;

временных работников;

работающих на основном месте работы; работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности  работника

в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом контракте указываются размер должностного оклада работника, надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.

По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации.

Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

•     основания увольнения работника;

•     дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

•     введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ст. 242 ТК РФ. Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью; один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй — у работника. Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их  срок  хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты  хранятся  в   течение  75   лет,   если  отсутствуют   по   каким-либо  причинам

приказы по личному составу, и в течение пяти лет после увольнения работника при наличии этих приказов.

Приказы по личному составу

Приказами    поличному    составу   оформляются   прием,               увольнение   и   перевод сотрудников организации.

Приказы               по    личному    составу    группируются    в    отдельное    дело    и    имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с».

Постановлением              Госкомстата    России    от    06.04.2001    №26    были    утверждены унифицированные формы приказов.

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов и имеют  следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дата;

-регистрационный номер документа;

-место составления или издания;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись.

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа мо- жет быть исключена.

Распорядительная                 часть      приказа      начинается      словами:      «НАЗНАЧИТЬ»,

«УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», оформляется от границы левого поля. После них следующей строкой указываются фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначений или  перевода,  статья ТК РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указываются оклад работника, вид работы (постоянная или временная работа), наличие или отсутствие испытательного срока и т.п.

Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников, независимо оттого, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит слова: «С приказом ознакомлен», подпись  работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, так    как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет.

Пример приказа об увольнении

ЗАО «ДЮНА»

ПРИКАЗ 15.02.2010  № 25-ок

г.Новосибирск

по личному составу УВОЛИТЬ:

ИВАНОВА Сергея Сергеевича, менеджера, с 16.02.2010г. по собственному желанию, ст.71 ТК РФ.

ОСНОВАНИЕ: заявление Иванова С.С.

С приказом ознакомлен                                                       

(подпись работника)

Генеральный директор                                            

(подпись)

А.А.Алексеев

Прием на работу.

При поступлении на работу необходимо предъявить администрации паспорт и трудовую книжку. Лица, поступающие на работу впервые, должны предъявить справку домоуправления (ЖЭК и др.). При приеме на работу проверяются все сведения, внесен- ные в анкету (личный листок по учету кадров) по подлинникам документов (паспорт, диплом, свидетельство, военный  билет).

Резюме (автобиография), заявление, анкета (личный листок по учету кадров) составляются по требованию отдела кадров. После подписания трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на  работу.

После издания приказа (распоряжения) о приеме на работу на сотрудника заполняется личная карточка формы № Т-2. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. В дополнение к карточке формируется личное дело, после чего делается запись в трудовой книжке. Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу направляется в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и заводится лицевой счет по заработной плате.

Увольнение.

Увольнение работника оформляется по следующей  схеме:

-заявление работника об увольнении;

- приказа об увольнении;

-запись в трудовой книжке, запись в личной карточке, закрытие лицевого счета по заработной плате.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В соответствии с приказом об увольнении делаются записи в трудовой книжке и личной карточке, а бухгалтерия производит полный расчет с ра- ботником.

Перевод.

Перевод на другую работу сопровождается составлением определенных документов :заявление работника о переводе, приказ о переводе, запись в трудовой книжке, запись в личной карточке, запись в лицевом счете по заработной плате.

Пример приказа о переводе

ЗАО «ДЮНА» ПРИКАЗ

15.02.2010              № 25-ок

г.Новосибирск

по личному составу ПЕРЕВЕСТИ:

СЕМЕНОВУ Светлану Ивановну, главного бухгалтера, с 16.02.2010 г. на должность зам. директора по финансам, с окладом по штатному расписанию + 50) надбавки за особые условия труда.

ОСНОВАНИЕ: заявление Семеновой С.И. с визами.

С приказом ознакомлена:                                                       

(подпись работника)

Генеральный директор                                            

(подпись)

А.А.Алексеев

Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением временного перевода в случае производственной необходимости и временного перевода в случае простоя.

Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю организации, согласовывается с заинтересованными  лицами.

Руководитель организации проставляет резолюцию, на  основании  которой готовится приказ (распоряжение) о переводе. На основании  этого  приказа (распоряжения) делаются соответствующие записи с указанием новой должности (профессии, специальности) в трудовой книжке и личной карточке формы №  Т-2.

Копии приказа (распоряжения) или выписки из приказа (распоряжения) направляются в личное дело и в бухгалтерию, где в случае изменения  размера  заработной платы вносятся соответствующие поправки в лицевом счете.

Личная карточка (форма Т-2)

Личная карточка (форма Т-2) (см. Приложение 13 ) заполняется на работников всех категорий на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей — копии трудовой книжки, заверенной  нотариусом), диплома (свидетельства) по усмотрению организации. Лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Личная карточка (форма Т-2) является основным документом по учету персонала и заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Заполняется личная карточка (форма Т-2) машинописным или рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем- референтом. Все записи должны быть без сокращений. Графы, в которых возможны изменения, заполняются карандашом.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе и отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 — 75 лет в соответствии с Перечнем документов с  указанием  сроков хранения.

Личное дело

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работающих, но чаще всего

— на руководителей и ведущих специалистов, а на всех остальных сотрудников фирмы оформляют личные карточки формы Т-2. Предприятие вправе само  решать  вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на  сотрудников.

В состав личного дела входят следующие документы:

•       внутренняя опись документов;

•       анкета или личный листок по учету  кадров;

•       автобиография (резюме);

•       копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в  должности;

•       характеристики или рекомендательные письма;

•       трудовой контракт (договор);

•       копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

•       дополнение к личному листку по учету кадров;

•       справки и другие документы, относящиеся к данному  работнику.

Внутренняя опись документов содержит сведения о  порядковых  номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

(дата)

Итого                                                                                                                        документов.

(цифрами и прописью)

Количество  листов внутренне описи                                                                   документов.

(цифрами и прописью)

(Должность)                                                            (Подпись)                                                          (Ф.И.О.)

Рис. 1. Форма внутренней описи дела

Личные дела работников — это не отдельные документы, а совокупность документов. Цель формирования личных дел — сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Нормативного документа федерального уровня, регламентирующего состав документов личного дела, не существует. Министерства и ведомства, федеральные органы исполнительной власти сами его определяют.

Вопрос о формировании личных дел в негосударственных структурах нормативно  не решен. Как показывает практика, в большинстве случае они не заводят личных дел, хотя многие крупные акционерные общества, соблюдая преемственность, по-прежнему формируют дела на руководящий состав и материально ответственных лиц.

При переводе сотрудника на другую работу его личное дело, как правило, не передается, за исключением учреждений одной системы. Такое положение приводит к тому, что вместо формирования одного личного дела на служащего и передачи (пересылки) его на новое место работы каждый раз на этого служащего заводится новое личное дело.

Личные дела в отличие от дел с другими разновидностями документов ведутся не по годам, а в течение всего времени работы лица в организации и в номенклатуру дел организации включаются под общим названием «Личное дело».

Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;  анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение  к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании личного дела в него помещают копии документов  об  образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.) Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвер- дившего своим решением назначение должностного  лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:

•       наименование организации (подведомственность не указывается);

•       номер личного дела;

•       фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);

•       дата начала личного дела (день  поступления);

•       дата окончания личного дела (день увольнения);

•количество листов (указывается из листа — заверителя дела); срок хранения.

Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.

Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор, которая значительно облегчает работу по размещению вновь поступающих и  возвращению временно изымаемых документов на соответствующее место. Личные дела систематизиру- ются и хранятся либо по порядку номеров личных дел, либо в алфавитном порядке, либо по наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием. Служба кадров хранит дела только работающих сотрудников.

Поскольку после увольнения служащего личное дело является документом постоянного или длительного сроков хранения, документы из  папки-регистратора помещают в твердую обложку, переплетают или брошюруют и сдают в архив организации (при его наличии) в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов. Каждое личное дело в зависимости от объема может оформляться как отдельная единица  хранения  или включаться в наряд.  В наряде  каждому личному делу  предшествует

чистый лист с фамилией, именем, отчеством лица, на которого заведено дело. Личные дела в наряде группируются (систематизируются) строго в алфавитном порядке. В начале поме- щается внутренняя опись всех находящихся в нем личных дел с указанием номера листа. Содержание внутренней описи должно отражаться в общей описи личных дел.

Изъятие документов из личного дела для уничтожения не допускается.

Уничтожение дел производится в соответствии с правилами Росархива и указаниями архивных учреждений.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к  пользованию  личными  делами, определяется руководителем организации. Для представления личных дел по соответствующим запросам в другие организации также необходимо разрешение руководителя данной организации.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать содержащиеся в них сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя организации работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

Личный листок по учету кадров или анкета

Личный листок по учету кадров — это перечень вопросов о биографических  данных работника, образовании, трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборных органах, семейном положении и т.д. Личный листок  заполняется  при поступлении на работу самим работником от руки. На все вопросы работник  должен  давать полные ответы, без сокращений, прочерков, исправлений и  помарок.

Ответы на вопросы личного листка даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении некоторых граф часто допускаются ошибки и неправильные формулировки.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении. Если трудовая деятельность началась в уч- реждении профессионального начального образования, в высшем или среднем профессиональном учебном заведении и т.п., то этот период отмечается в данной  графе. Здесь же указывают на перерывы в работе в связи с учебой, болезнью, нахождении на ижди- вении и т.д. Если в одной и той же организации работник занимал в разные периоды времени различные должности, то следует указать, с какого и по какое время он работал в данной должности.

В графе «Семейное положение» указываются женат  (замужем),  разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж:, сын, дочь и т.д.), проживающие совместно  с работником.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: ученая степень — не имею, пребывание за границей — не был и т.д.

Личный листок по учету кадров проверяется сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой  деятельности.

Наряду с личным листком по учету кадров в практике используется аналогичная форма — анкета, которая содержит те же графы, что и личный листок по учету кадров.

В состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и др.

Ответы на вопросы анкеты формулируются аналогично ответам на вопросы личного листка. Однако анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и принимающим его работником кадровой службы после соответствующей сверки внесенных в анкету сведений.

Автобиография

Автобиография — документ, в котором в хронологической последовательности описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется собственноручно, в произвольной форме, без  исправлений.

Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Автобиография пишется от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу или учебу.

Форма изложения повествовательная (от 1-го лица).

Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной жизни данного человека.

В автобиографии обычно указывают следующие данные: наименование документа («Автобиография»);

имя, отчество и фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения;

сведения о родителях (имя, отчество, фамилия, место работы); образование и специальность (профессия) по образованию; вид трудовой деятельности;

последнее место работы и должность; награды и поощрения;

участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон;

дата;

личная подпись.

Автобиография, написанная сотрудником при поступлении на работу, помещается в личное дело.

Образец автобиографии

13.04.2010

Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 03 июня 1960 года в г. Новосибирске.

В 1967 году поступила в среднюю школу № 27, которую окончила в 1977 году. Одновременно занималась в первой городской музыкальной школе по классу рояля, окончила школу в 1976 году.

В 1977 году поступила в Новосибирский педагогический институт. Окончила  институт в 1982 году по специальности «Учитель английского языка».

В 1982 году поступила на работу в школу № 30 г.Новосибирска учителем английского языка, где работаю по настоящее время.

Неоднократно выступала с докладами на заседаниях методических объединений города.

Главной аттестационной комиссией при департаменте образования администрации Новосибирской области присвоена высшая категория преподавателя.

Отец Павлов Василий Петрович — пенсионер. Мать Павлова Александра Егоровна — главный специалист департамента образования администрации Новосибирской области.

Не замужем.

Домашний адрес: г. Новосибирск, ул. Воронина, д. 23, кв. 17.

Н. Павлова

Характеристика

Характеристика — это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника.

Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (аттестация на должность, поступление в учебные заведения, судебное разбира- тельство и т.п.).

Составляется на стандартном листе бумаги (может быть оформлена на общем бланке формата А4 в произвольной форме по просьбе работника или по  запросу  других организаций в двух экземплярах.

Реквизиты характеристики: наименование организации; наименование документа (Характеристика); адресат; имя, отчество и фамилия работника; текст; подпись;  печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

первая часть — анкетные данные, следующие за наименованием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование;

вторая часть — данные о трудовой деятельности (специальность,  продолжительность работы в организации или на предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и  т.д.);

третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, наличие наград и служебных поощрений;

четвертая часть — заключительная, содержащая вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от 3-го лица. Подпись скрепляется печатью.

Выдают характеристику работнику на руки или с его согласия пересылают адресату.

Если характеристика утверждается трудовым коллективом,  то  дается  ссылка  на  дату и номер протокола.

Образец характеристики Характеристика 13.04.2010

Секретаря-референта Архангельского колледжа культуры Е.А. Исаевой

Исаева Елена Анатольевна, секретарь-референт, 1975 года рождения, образование высшее, стаж работы шесть лет.

Елена Анатольевна поступила на работу в колледж 21.05.95 после курсовой подготовки. Сначала выполняла работу машинистки, а с 15.12.95 переведена на должность секретаря-референта. Одновременно училась в Поморском государственном университете, который успешно окончила в 1999 году, получив специальность учителя русского языка и литературы.

К работе относится добросовестно, отлично знает нормативную документацию, постоянно применяет средства вычислительной и организационной техники, грамотно готовит документы.

Обеспечивает прием документов, осуществляет контроль за их исполнением, выполняет работу по документационному обеспечению управления.

За годы работы награждалась Почетной грамотой и неоднократно премировалась.

Характеристика                     выдана       для       представления       департаменту       образования администрации Архангельской области.

Директор колледжа                                      

(Личная подпись) М.П.

Председатель профкома                               

Н.П. Сычев

А.Е. Щепоткина

(Личная подпись)

М.П.

Резюме — это документ, содержащий сведения биографического характера; представляется лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, ф., и., о., почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись.

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия и в организации.

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом  порядке.

Может указываться различная информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

В некоторых организациях в резюме включается пункт об оплате труда.

Текст                  резюме    не    должен    превышать    двух    страниц    машинописного   текста.

Оформляется резюме на бумаге хорошего качества.

В последнее время резюме часто оформляют в электронном формате.

Дополнения к личному листку по учету кадров или анкете

В данном документе указываются сведения об изменениях, касающихся работника, после заполнения им личного листка по учету кадров (анкеты).

Дополнение к личному листку включает фамилию, имя и отчество работника; раздел перемещений работника; раздел изменений учетных данных.

В первом разделе фиксируются сведения о работе после заполнения личного листа (перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, со ссылками на решение об утверждении и об освобождении  работника).

Во втором разделе помещают данные об изменениях после заполнения личного листка: образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания,  пребывание  в заграничных командировках, участие в составе выборных органов, награждение орденами и медалями, изменение места жительства и семейного положения, повышение квалификации.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны подтверждаться соответствующими документами:

•      о перемещениях по службе, поощрениях, взысканиях — приказами по личному составу;

•      об изменении фамилии, имени, отчества, семейного положения — приказами по личному составу, изданными на основании документов органов загса, и изменении паспортных данных;

•      об образовании и повышении квалификации — документами учебных заведений;

•      о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий — документами ВАК и т.д.

Дополнение к личному листку заполняет работник, ведущий документы по кадрам.

Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состояния личного дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Она состоит из надписи «Личное дело проверено», личный подписи, ее расшифровки и даты.

Трудовая книжка

Трудовая книжка — один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих (ст. 6 ТК РФ) и о трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данная Инструкция является основным справочным материалом для со- трудника, работающего с трудовыми книжками.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника  основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях и записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что речь идет об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок.

В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или  специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность — на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т.п.).

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Рис. 2. Образец титульного листа трудовой книжки .

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью. В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму включающую четыре графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, основания внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

Рис.3. Содержательная часть трудовой книжки.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, особенно еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работ- ника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в трудовой стаж и/или не прерывающий стаж работника. К такой информации относятся сведения:

•о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах государственной безопасности, разведки, внутренних дел, во всех видах охраны;

•времени обучения в профессионально-технических и  других  училищах,  на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

•            времени обучения в высших и средних специальных заведениях (включая и время   работы   в   студенческих   отрядах,   на                                     производственной   практике  и  при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

•работе в качестве члена колхоза.

Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения (военный билет, справки и т.д.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу.

При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ. Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник, и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Но это не значит, что работник кадровой службы должен переписать всю информацию текста приказа в трудовую книжку, в том числе и лишнюю. Инструкция (п. 2.13) требует внести эту запись, условно говоря, по формулам: «куда и кем» или «куда и зачем» принят работник, без указания отдельных особенностей и характера  работы.

Например, в приказе «Принять на работу на должность менеджера временно с окладом     рублей с испытательным сроком 1 месяц»

в графе 3 трудовой книжки должна быть сделана запись: «Принят менеджером».

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Приступая к работе с трудовыми книжками, работник, отвечающий за кадровую документацию, должен прежде всего решить следующие основные вопросы:

•     во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

•     во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении  на работу, а также оформленные им впервые;

•в-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

•в-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии, и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи.

Меры взыскания и поощрения

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер  поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. В ТК РФ  содержится  перечень поощрений и взысканий, а также порядок применения их к работникам. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение  производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются поощрения: объявление благодарности; выдача денежной премии; награждение ценным подарком; награждение Почетной грамотой; занесение в Книгу почета, на Доску почета и  др.

Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по форме № Т-11 или № Т-11а, доводится до сведения трудового коллектива и заносится в трудовую книжку  работника.

За особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и к присвоению почетных званий и звания лучшего работника по данной профессии.

Трудовой кодекс РФ за допущенные проступки предусматривает применение следующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение. Для государственных служащих применяется дополнительно и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном  соответствии.

Применение мер взыскания, не предусмотренных действующим законодательством, не допускается. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Вопросы для самоконтроля:

1.              Перечислите виды  кадровых документов.

2.              По какой схеме оформляется прием на работу?

3.              По какой схеме оформляется увольнение работника?

4.              какова цель формирования личного дела работника?

5.              какая информация вносится в трудовую книжку работника?