Электронный документооборот

Следует отметить, что информационные потоки чрезвычайно разнообразны по формам ее представления и источникам. Так же их можно классифицировать условно по типу хранения: бумажные документы и электронные. В настоящее время, всего лишь 30% информации представлено в электронном виде. Вся остальная информация хранится в бумажном виде, создавая при этом не мало емкий процесс поиска. Но тем не менее, данное соотношение уверенными темпами, меняется в пользу электронного хранения информации. Каждые три года, объем электронной информации удваивается. Но не стоит, надеяться, что когда-нибудь вся информация будет, только в электронном виде.

Компьютер, документ, электронный документооборот, электронная подпись, электронные потоки информации, маршрутизация сообщений, пользователь, база данных, обмен информацией, защита данных, достоверность данных, интернет, АРМ, АСУ, доверие, а также визуальный контроль и криптографические средства.

Под документооборотом понимается комплекс работ с документацией в таком виде, как: прием, регистрация, обработка, хранение, рассылка, контроль и отчетность.

Под документооборотом понимается комплекс работ с документацией в таком виде, как: прием, регистрация, обработка, хранение, рассылка, контроль и отчетность.

ЭДО – это информационная система процессов по работе и обработке документации в электронном виде.
Электронный документ (сократим до ЭД) так же должны отражать и нести юридическую силу, в ином случае работать с какими документами на уровне государственных структур будет нельзя.

Для отражения и подтверждения юридической силы документа ввели Электронно-Цифровую подпись (сократим до ЭЦП) и Электронную печать, они обладают такими же возможностями, как и бумажные.

ЭЦП может считаться действительной, если ля нее соблюден ряд условий:

ЭЦП должна быть подтверждена в том же месте, где используется;
Должны быть доказательства ля определения, о том, что файл был подписан;
Обязательно должен быть актуальным сертификат ключа;
Подпись должна использоваться, согласно информации в сертификате.

ЭЦП выпускается удостоверяющими центрами и подразделяется на виды:

Простая ЭЦП;
Усиленная неквалифицированная ЭЦП;
Усиленная квалифицированная ЭЦП.

Для выпуска каждой ЭЦП, необходимо подготовить свой пакет документов. Углубляться в данной статье, про ЭЦП не будем, нас интересуют основные удобства данной подписи.

Вернемся к ЭДО. Так же хочется отметить ряд преимуществ пере бумажными носителями:

Ускоренный процесс поиска документации по атрибутам;
Ускоренный процесс обработки документации;
Длительное хранение;
Удобство работы с документацией;
Удобство работы, сразу не скольким пользователям с документацией;
Полный контроль над документацией;
Дает право организовать доступ к документации, без права редактирования;
Так же дает право

Огромные перспективы внедрения системы ЭДО ждут в РФ, т. к данный процесс, облегчит работу организаций и предприятий, но и так же поможет контролирующим органам, организовать проверку служебной документации (снижение коррупции) и избежать «живых» очередей у кабинета. Но к сожаления данная система в РФ внедряется не во все структуры и дольше чем ожидалось. Надеюсь в ближайшее время данная система охватит большую часть, организаций.
Электронный документооборот, на данный момент времени, является одной из самых востребованных информационных систем.