Содержание

Введение. 3

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛОВОЙ ПИСЬМЕННОСТИ.. 4

1.1. Деловое письмо в X-XIX вв. 4

1.2 Деловое письмо в XX-XXI веке. 9

ГЛАВА 2. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ.. 14

И ТЕНДЕНЦИИ.. 14

2.1. Регламентирование оформления деловых писем. 14

2.2. Анализ современных деловых писем. 19

Заключение. 34

Список литературы. 35

Введение

Современная система делопроизводства представляет собой результат длительного пути, который был пройдет за весь период истории развития формуляра делового письма.

Проблема рационального общения, потребность в адекватном понимании заставили специалистов-практиков выработать определенные стандарты деловых писем. В то же самое время лингвистические исследования и описание стиля деловых писем – актуальная тема для исследования, представляющая несомненный интерес как для специалистов, так и для решения ряда вопросов на практике. Многочисленные пособия по деловой переписке часто носят нормативный характер и касаются исключительно вопросов правильного составления различных типов деловых писем [Лопатникова 2008; Сенотрусова 2009; Стенюков 2003].

Объектом исследования является деловое письмо как жанр, предметом – формуляр делового письма в современном русском языке.

Актуальность исследования заключена в осознании необходимости всестороннего изучения жанра делового письма в стилистической системе русского языка.

Целью данной работы является анализ формальной и содержательной специфики современного русского делового письма. Данная цель конкретизировалась решением следующих задач:

1) рассмотрение истории делового письма до начала XX в.

2) выявление специфики делового письма как особой разновидности делового текста XXI в.;

3) определение особенностей организации делового письма;

4) изучение современных тенденций в деловом письме.

Материалом для написания послужили письма, представленные в учебниках и учебных пособиях, а также письма Общества с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект»).

Методы, используемые в работе: анализ деловых писем.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛОВОЙ ПИСЬМЕННОСТИ

1.1. Деловое письмо в X-XIX вв.

Официально-деловая письменная речь России имеет многовековую историю. Её знание позволяет понимать причины и закономерности формирования особого стиля языка, который обслуживает официальные взаимодействия, а также определяет особенности национальной культуры русского делового письма.

Первые письменные документы, известные нам, свидетельствуют о том, что уже в X веке для Древнерусского государства составление официальных документов входило в практику взаимодействий. Документированию подлежали отношения общего правового характера (сюда относились жалованные и вкладные грамоты, а также завещания), и документы для фиксации частных правоотношений (например, заемные, закладные кабалы, для отображения займа денег; грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

Уже с данного времени происходит существенное накопление опыта официально-делового письма, проявляемое в виде устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров. К данному периоду относится тенденция к сохранению устойчивых типовых форм распространенных документов, которые послужили основой для пособий по делопроизводству – так называемые «формулярники». Так начала складываться система делопроизводства, обработки и хранения документов. Определённые нормы работы с документами закреплялись на законодательном уровне.

Серьёзный вклад в развитии русского официально-делового письма внесло приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

XVIII столетие - эпоха радикальных преобразований в русском языке, захватывающих все его уровни и все сферы функционирования.

В.М. Живов говорит о развитии в этот период литературного языка нового типа и выделяет его основные признаки: полифункциональность, общезначимость, кодифицированность и дифференциация стилистических средств [Живов 1992].

Завершение процесса формирования русского литературного языка относится к первой половине XIX в. Именно в конце XVIII - первой половине XIX столетий устанавливаются современные связи языковых единиц в литературном языке, а также закладываются основы функциональных стилей.

Преобразования Петра I, коснувшиеся и административного устройства страны, сопровождались учреждением различных коллегий, канцелярий, контор, привлечением к чиновничьей деятельности многочисленных представителей среднего и низшего сословия. Это не могло не способствовать совершенствованию старого приказного языка, его обогащению и известной демократизации.

Система функциональных стилей, существующая в наши дни, сложилась в русском литературном языке в основном к середине XIX в. Однако процессы становления стилей в значительной степени не исследованы.

Деловой язык того времени стал одной из стилистических разновидностей литературного языка, при этом он выгодно отличался своей нормативностью, строгостью отбора языкового материала.

В процессе многократного употребления складывающиеся нормы делового письма превращались в регулярные, приобретали значение визуальнонормированных и, следовательно, узуально кодифицированных. Причём, по мнению С.И. Коткова, складывающиеся нормы делового письма постепенно входили в ранг общепринятых и, более того, литературных [Котков 1991]

Кроме того, специфика русских скорописных документов, по замечанию О.В. Трофимовой, заключается в том, что в них «взаимодействуют идущий из столицы фиксированный стандарт формы, накладывающий свой отпечаток и на трафаретность содержания, и стихийная во многих своих аспектах сиюминутная устная речь, по-разному, в зависимости от специфики коммуникативной ситуации и особенностей жанра документа, «переработанная» записавшими её канцелярскими служителями». То есть в тексте документов контрастно соединялись государственный стандарт, шаблонность и народно-разговорная стихия [Трофимова 2002].

Изучение делового языка XVIII века, таким образом, представляет интерес не только потому, что он влиял на становление норм национального литературного языка, но и потому, что он в какой-то мере отражал живой разговорный язык эпохи, т.е. явился ещё одним источником изучения истории русского языка, наряду с диалектами.

Эволюция документных жанров XVIII века заключалась в упорядочении делопроизводства и документооборота, увеличении разновидностей документов, в стандартизации и формализации деловой письменности и уменьшении варьирования штампов.

Наиболее актуальными для деловой переписки XVIII века типовыми задачами, решаемыми инициатором письменного делового общения, являются: побуждение к действию, информирование адресата, придание юридического статуса какому-либо событию.

Жанрообразующими признаками текстов делового содержания XVIII века являются: целеустановка, модальность текста, самоназвание, образ автора, образ адресата, формальная организация.

Специфика стандартизации деловой письменности XVIII века заключалась, во-первых, в установлении системы документации и в формировании упорядоченного документооборота, а во-вторых, в усилении системной организации деловой письменности, в выработке определённых трафаретов деловой речи и связанных с этим устойчивых, постоянно повторяющихся конструкций, т.е. в установление единых, обязательных образцов и типовых форм для разных документных жанров.

Особенностью постановки документооборота и документирования в учреждениях петровского времени и всего XVIII в. является то, что она всё решительнее определяется законодательством.

Законодательной основой реформы Петра I стал «Генеральный регламент» [5] коллегий, который определял: 1) в коллегиях и других государственных учреждениях XVIII века новую организацию делопроизводства; 2) систему норм по документированию внутренней деятельности коллегий и их переписки с другими учреждениями.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых разновидностей документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов: многие законы этого периода разрабатывали «генеральные формуляры», по которым следовало составлять документы, а также регламентировали употребление отдельных составных частей (реквизитов) формуляра документа.

Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний и управления ими на базе разграничения административно-полицейских, финансовых и судебных органов управления. Все вновь созданные в этот период учреждения сыграли огромную роль в формировании официально-делового стиля, что проявлялось, во-первых, в усложнении деловой переписки и увеличении разновидностей документов и, во-вторых, в формализации и стандартизации делопроизводства и документооборота.

Согласно «Учреждению для управления губерний Всероссийской империи» [6] переписка между присутственными местами превращается в своеобразный ритуал, который нужно хорошо знать: для сношений «властей и мест» устанавливались определённые виды документов, в зависимости от положения учреждения в иерархической лестнице. Так создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. В видах документов и порядке сношений выражалась строгая субординация учреждений: вышестоящие инстанции указывали, нижестоящие доносили об исполнении указаний, равные инстанции сносились между собой на паритетных началах - предложениями и сообщениями.

Наиболее распространённые документные жанры, используемые различными (официальными и неофициальными, личными и коллективными) субъектами права: указы, предложения, наставления, приказы, прошения, доношения, объявления, рапорты, сообщения, известия, объяснения, явки, промемории, ревизские сказки, ведомости, росписи, реестры, расписки, квитанции, присяги, клятвенные обещания, верющие письма, протоколы, приговоры, допросы, билеты, векселя, договоры. Выбор вида документа зависел от того, кто являлся автором и адресатом данного акта [Глухих 2015].

- вышестоящие инстанции с нижестоящими общались прежде всего при помощи указов, предложений, наставлений, приказов, билетов; а также в отдельных случаях могли выступать авторами в известиях, росписях, реестрах, расписках, квитанциях, присягах, клятвенных обещаниях, письмах верующих, протоколах, приговорах, допросах, векселях, договорах. То есть все эти документы в документообороте XVIII в. двигались «сверху вниз»;

- нижестоящие учреждения и лица посылали вышестоящим прошения, доношения, объявления, рапорты, объяснения, явки, ревизские сказки, ведомости, росписи, реестры, расписки, квитанции, присяги, клятвенные обещания, верющие письма, протоколы, приговоры, допросы, векселя, договоры. То есть эти документы двигались «снизу вверх»;

- средством общения равных субъектов права могли быть сообщения, известия, промемории, росписи, реестры, расписки, квитанции, присяги, клятвенные обещания, верющие письма, протоколы, приговоры, допросы, вексели, договоры. Иными словами, эти документы двигались «по горизонтали».

Таким образом, вырабатываемые практикой традиции уже с Xвека постепенно становились правилами, которые применялись всеми, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

1.2 Деловое письмо в XX-XXI веке

Сегодня деловое письмо приобретает особую важность и можно говорить о формировании определённых правил, актуальных для деловой переписки именно для настоящего времени.

На протяжении XX-XXI в. деловое письмо, его правила и реквизиты подвергались различным корректировкам, которые, при внесении изменений, по сути, были направлены на стандартизацию и унификацию письма.

1926 год стал годом основания Государственного института техники управления (ИТУ), созданный при нём кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. В 1931 году был реализован проект «Общие правила документации и документооборота» (1931). В нем был собран передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Планировалось утвердить и разработать «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако данная документация не была окончательно доработана и утверждена из-за ликвидации в апреле 1932 г.

Интерес к регламентации документооборота был реализован с созданием ВНИИДАД в 60-егоды. ВНИИДАД был призван осуществлять научно-исследовательскую работу (НИР) в сфере архивного дела и документоведения и вырабатывать на основе полученных результатов методические рекомендации по организации архивного дела и делопроизводства во всех организациях Советского Союза.

70-е годы XX века - время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Основная идея ЕГСД - это комплексная унификация, установление рационального единой формы методов и работы с документацией для всех уровней управления и для их подготовки, оформления, хранения. Методы унификации стали способом сокращения форм и видов документов, применяемых для документирования типовых управленческих ситуаций.

«Основные положения ЕГСД» представляли собой список документов, которые издавались различными органами государственной власти и управления. Было положено начало классификации документов, которая была реализована в 1970-е годы.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция - 1991 г.). Суть - в развитии Основных положений ЕГСД. Новые информационные технологии вызвали необходимость введения изменений.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

1. Документирование управленческой деятельности.

2. Организация работы с документами (управление документацией).

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Служба документационного обеспечения управления.

Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.

В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны (к сожалению, без сноски на источник) многими авторами практических пособий по делопроизводству.

Формально ГСДОУ не отменена, но в настоящее время ее уже можно отнести к категории источников, т.к. на ее методических принципах продолжает развиваться система правилдокументирования, организации документооборота и формирования документального фонда организации, которая закрепляется действующими Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями от 07.09.2011), ГОСТом Р 6.30-2003, стандартами ГОСТ Р ИСО по управлению документами, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 06.02.2002) и т.п.

Работа же с электронными документами, включая определение их предметной сущности, а также организация электронного взаимодействия и документооборота, виды электронных подписей и правила их применения и т.п. регламентируется и законодательством, и соответствующими нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Тем не менее, общие положения ГСДОУ получили свое развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.) и двух Типовых инструкциях по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, а вторая, с таким же названием, утверждена приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу в связи с утверждением Правил делопроизводства в 2009 г.

Поэтому в настоящее время не рекомендуется давать прямые ссылки на пункты и подпункты ГСДОУ как действующего документа, а также оценивать организацию делопроизводства и функциональность СЭД по показателю «соответствие требованиям ГСДОУ». [Кожанова 2015]

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Итак, опыт развития документоведения рассматриваемого периода определяет перспективность методов унификации и стандартизации документов для совершенствования документов и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

ГЛАВА 2. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

И ТЕНДЕНЦИИ

2.1. Регламентирование оформления деловых писем

Стандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (об этом прямо указано ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама. Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства – впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента.

Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

При написании будем руководствоваться следующими определениями понятий:

Формуляр – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, посредством факсимильной связи и т. п. [Лопатникова 2008: 39].

Рассмотрим образцы из современных учебников по делопроизводству по оформлению деловых писем.

ООО «Издательство «"Старт"» Директору ФГУП «Производственно-

Нахимовский пр-т, 35 издательский комбинат ВИНИТИ»

Москва, 117218 г-ну В. П. Родионову

Тел./факс 000-00-00 Октябрьский пр-т, 403

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО г. Люберцы, Московская обл., 140010

01.12.2004 №0-0/00

На № от

Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат - 60x90/16,

объем - 240 с , бумага офсетная № 1, тираж - 2000 экз.

Оплату услуг и предоставленных материалов гарантируем. Наши банковские

реквизиты:

Директор Подпись И. О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

м.п.

Рис. 1. Гарантийное письмо [Лопатникова 2008: 41]

Смирнова Анна Ивановна

Московский государственный

педагогический университет

Кафедра методики преподавания

русского языка

Москва, Б.Пироговская ул., д. 1

Цзан Веньцянь

Ул.Миклухо-Маклая,

д.З, комн. 105

Москва, 117465

Дорогая Веньцянь!

После беседы с Вами я обратилась к Вашим статьям, которые Вы дали мне на конференции.

Ваш анализ соматических фразеологизмов очень заинтересовал меня. Я бы хотела задать Вам несколько вопросов.

У нас в университете будет в апреле (15-17/IV) 2008 года конференция, на которую я приглашаю Вас, так как уверена, что некоторые выступления Вас заинтересуют и что мы сможем поговорить.

Я позвоню Вам 14/IV, чтобы подтвердить свое приглашение, a 15/IV я буду ждать Вас в холле в 10.00 часов, вручу Вам приглашение и программу конференции.

С уважением,

12.03.2008 Анна Смирнова

Рис. 2. Образец письма по поводу организации встречи

[Маерова, Анисимова 2008: 45]

Сравнение двух приведенных выше позволяет оценить разницу в расположении начальных и конечных реквизитов адресата. Следует обратить внимание и на особый стиль первого письма, когда текст официального письма близок по форме к личному письму: применение 1 л. ед. ч, обращение «Дорогая».

Е. А. Лопатникова отмечает, что письмо состоит из двух частей: вводной и основной (иногда добавляется третья - заключительная). Вводная излагает причины, основная – существо вопроса. В третьей части может быть сформирована основная цель письма.

Гарантийное письмо - служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации (рис. 1).

Информационное письмо - служебное письмо (рис. 3), которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения [Лопатникова 2008: 42].

Организационно-аналитическое Префекту Восточного АО

управление делами мэрии Москвы Б. В. Ульянову

Тверская ул ,д. 13 Преображенская пл., д. 9

Москва, 125032 Москва, 107076

Тел./факс 000-00-00

06.12.2004 №2-26-145/2

На______№ от________

О совещании

Доводим до Вашего сведения, что 13 декабря 2004 г в 11.00 состоится

совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями

аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства

Москвы.

Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы.

Приложение: повестка дня совещания на 2 л. в 1 экз.

С уважением

Начальник

Организационно-аналитического

управления делами мэрии Москвы Подпись В. Л. Пуляев

Иванов И. И.

000-00-00

Рис. 3. Информационное письмо

В большинстве случае текст письма не превышает одной страницы.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, содержащее сведения, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как приложение к сопроводительному письму (рис. 4). В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т. д.), рекомендации по работе с документом [Лопатникова 2008: 44].

Государственный таможенный комитет Директору

Российской Федерации (наименование

Управление

предприятия)

(наименование управления)

(адрес управления)

(Ф.И.О.)

Тел./факс 000-00-00 (адрес предприятия)

00.00.2004 № 0-0/00

На № от

Направляем заявку на изготовление акцизных марок в количестве _______________________________________________________________

экземпляров для маркировки(алкогольной продукции или табачных изделий)

происходящей и ввозимой с территории .

Оплату гарантируем с расчетного счета ГТК России:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Кроме того, для пополнения коллекции марок, создаваемой в ГТК России, просим дополнительно изготовить по 63 марки каждой серии и упаковать их отдельно от основного заказа.

Приложение: заказ на ___л.

Начальник управления Подпись И.О. Фамилия

Рис. 4. Сопроводительное письмо

2.2. Анализ современных деловых писем

Проанализируем письма ООО «Медиа-проект». Рассмотрены следующие виды писем:

- письмо-благодарность;

- договорное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-просьба;

- сопроводительное письмо;

- гарантийное письмо;

- письмо-сообщение;

- письмо-напоминание;

- письмо-рекламация;

- письмо-запрос.

Письма можно проанализировать по следующему плану:

- жанровая разновидность;

- тематическая направленность письма (о чём?);

- основные реквизиты начального блока;

- основные реквизиты конечного блока письма.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Иванову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О посещении конференции
Уважаемый Петр Иванович! Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое Вам очень признательны. Мы рады присутствовать на этом мероприятии. С наилучшими пожеланиями,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 5 Письмо-благодарность

Письмо, представленное на рисунке 5 – пример письма-благодарности. В письме выражается признательность за приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования и подтверждение факта своего присутствия на ней в перспективе.

К основным реквизитам начального блока относятся: наименование организации, справочные данные об организации ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дата документа, регистрационный номер, адресат (фамилия, инициалы, почтовый адрес), заголовок к тексту.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О направлении договора
Уважаемый Петр Иванович! Направляем подписанный с нашей стороны договор № 76 от 20.02.2002.справка о финансировании будет выслана позже. Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора. Приложение: Договор на поставку оборудования № 76 на 6 л. в 3 экз. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 6 Договорное письмо

Письмо, представленное на рисунке 6 – пример письма договорного. В письме сообщается о направлении договора.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Лядову С.Г. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
Об новых реквизитах
Уважаемый господин Лядов! В ответ на Ваше письмо от 25.02.2002 сообщаем, Вам новые платежные реквизиты для перечисления денежных средств за микромельницу МиМ: Р/с 4567864 Банк «Мнатеп» г. Пенза К/л 54673983894858 МФО 897654567 БНК 7896576 ИНН 6789654. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 7 Письмо-извещение

Письмо, представленное на рисунке 7 – пример письма-извещения. В письме сообщаются новые платежные реквизиты.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект») Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
Об информации по муниципальным архивам
Уважаемый Петр Иванович! С благодарностью подтверждаем получение от Вас информации по муниципальным архивам. При рассмотрении данного материала была обнаружена нечеткость текста, в связи с этим просим Вас повторно сообщить сведения об архиве муниципального образования «Юхновский район». С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 8. Письмо-подтверждение

Письмо, представленное на рисунке 8 – пример письма-подтверждения. В письме подтверждается получение информации по муниципальным архивам и содержится просьба уточнить информацию по архиву Юхновского района.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову Н.Н. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О приглашении на конференцию
Уважаемый Николай Николаевич! 2 апреля 2002 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для пищевой промышленности. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении. Мы будем рады Вас видеть. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков
А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 9. Письмо-приглашение

Письмо, представленное на рисунке 9 – пример письма-приглашения на конференцию предприятия. В письме сообщается о направлении проекта и содержится просьба принять участие.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О получении новых реквизитах
Уважаемый Петр Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой, в связи с изменением по РФ банковских реквизитов, направить в наш адрес Ваши новые данные, для выписки счетов, по факсу (8679) 789765. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 10. Письмо-просьба

Письмо, представленное на рисунке 10 – пример письма-просьбы. В письме содержится просьба выслать новые данные в связи с изменением банковских реквизитов по РФ.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову Н.Н. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О дополнительных технических данных
Уважаемый Николай Николаевич! Согласно Вашей просьбе высылаем запрошенные Вами дополнительные технические данные, касающиеся линий сельскохозяйственных машин и оборудования. Получение просим подтвердить. Приложение: Спецификация на 40 л. в 1 экз. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 11. Сопроводительное письмо

Письмо, представленное на рисунке 11 – пример сопроводительного письма. В письме сообщается об отправке дополнительных технических данных.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
Об оплате за услуги
Уважаемый Петр Иванович! Просим Вас выполнить услуги в виде ремонта компьютера. Оплату гарантируем наличными в течение дня окончания ремонта. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 12. Гарантийное письмо

Письмо, представленное на рисунке 12 – пример гарантийного письма. В письме содержится просьба о ремонте и обязательство по оплате данной процедуры.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О получении данных
Уважаемый Петр Иванович! Мы получили Ваш каталог в котором представлены новые товары. Некоторые из данных товаров могут найти применение и в нашем производственном процессе. Мы будем Вам признательны, если Вы направите в наш адрес более полные данные комплекса оборудования по производству круп, вместе с ценами по этой продукции. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 13. Письмо-запрос

Письмо, представленное на рисунке 13 – пример письма-запроса. В письме сообщается информация о получении каталога и запрос на более полные данные по комплексу оборудования по производству круп и цен на данную продукцию.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову Н.Н. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О поставке оборудования
Уважаемый Николай Николаевич! Письмом № 78 от 12.02.2002 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности наше предприятие имеет возможность дополнительно поставить Вашей фирме оборудование по производству растительного масла на сумму 1000000 рублей. Однако до настоящего времени ответа мы не получили. Напоминаем о нашем предложении и просим в 10 – дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от получения данного оборудования. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 14. Письмо-напоминание

Письмо, представленное на рисунке 14 – пример письма-напоминания. В письме содержится напоминание об отправленном ранее письме и просьба в 10-дневный срок подтвердить отказ или согласие от получения оборудования.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О предъявлении претензии
Уважаемый Петр Иванович! Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче технической документации на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 78. В связи с этим мы настаиваем на возмещение всех расходов в сумме двух тысяч долларов. Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам свое решение. С уважением,
Генеральный директор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 15. Письмо-рекламация

Письмо, представленное на рисунке 15 – пример письма-рекламации. В письме сообщается о необходимости возмещения расходов в размере 2 тысяч долларов из-за задержки передачи технической документации на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 78.

К основным реквизитам конечного блока письма относятся: подпись, отметка об исполнителе.

Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект» ) Речная ул., 27, Москва, 116048 Тел.: (495) 676-89-13, факс: (495) 676-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003		Прохоровой С.Г. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254
27.11.2007 № 05-14/ 2309 На № _______ от __________
О правилах регистрации
Уважаемая госпожа Прохорова! Сообщаем Вам, что во исполнение закона «О защите авторских прав», вы не можете пользоваться этим ресурсом без регистрации. Для совершения регистрации Вы можете пройти по этой ссылке. С наилучшими пожеланиями,
Системный администратор	Шишков		М.Ю. Шишков

А.Л. Смирнова (495) 432-78-53

Рис. 16. Письмо-сообщение

Письмо, представленное на рисунке 16 – пример письма-сообщения. В письме сообщается о том, что для продолжения использования ресурса необходимо пройти регистрацию.

Таким образом, в деловой переписке нередко меняются названия адресатов и другие элементы системы речевого этикета ( в учебных пособиях также предлагаются различные вариант расположения адресата – справа или слева). Происходит расширение жанров и тем деловой корреспонденции (в одном письме может быть выражена и благодарность, и запрос). Аналогично регламентированным письмам, всё большее место в ней занимают нерегламентированные аспекты. Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов.

Заключение

В работе проведен анализ формальной и содержательной специфики современного русского делового письма. В работе рассмотрена история делового письма до начала XX в., выявлена специфика делового письма на современном этапе, определены особенности организации и тенденции делового письма. Первые деловые письма, дошедшие до нашего времени, относятся к X в. Изучение деловой письменности помогает понимать причины и закономерности формирования особого стиля языка и определяет особенности национальной культуры русского делового письма.

Сегодня деловое письмо приобретает особую важность и можно говорить о формировании определённых правил, актуальных для деловой переписки именно для настоящего времени. Деловые письма отражают деловую и хозяйственную деятельность предприятия и имеют важное значения в организации работы предприятия.

На особенности деловых писем влияют следующие факторы: компьютеризация; упрощение; стандартизация; оптимизация бизнес-процессов.

К особенностям деловых писем можно отнести:

расширение жанров и тем деловой корреспонденции;

- пересечение жанров (то есть в одном письме может содержаться факт подтверждения получения, например, документации и запрос).

- более свободен выбор, размещение и способ оформления реквизитов письма;

Данные факторы необходимо знать составителям деловых писем. Также возникает и насущная потребность в учебных пособиях отражающих современные тенденции деловых писем. Необходимы и исследования, способные осветить тему более глубоко.

Список литературы

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. Ст. 3060.

2. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 27.03.1990 N 622). М.: Издательство стандартов, 1990. – 12 с.

3. Федеральный закон от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 52. Ч. 1 (30 декабря).

4. Государственный стандарт РФ. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Дата введения 1 июля 2003 г.

5. Генеральный регламент коллегий // Электронный ресурс http://www.rusarchives.ru/statehood/06-17-general-reglament.shtml.

6. Благочестивейшия самодержавнейшия великия государыни имп. Екатерины Вторыя. учреждения для управления губерний Всероссийския империи». – [Москва]: [Сенат. тип.], [1775]. – [10], 215 с // http://www.runivers.ru/lib/book6866/187015/.

7. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Кнорус, 2008. - 256 с.

8. Быкова, Т. В. Жанрово-стилистические особенности и структура деловых документов учреждений просвещения г.Тобольска второй половины XVIII в. [Электронный ресурс] // http://geum.ru/ (Дата обращения 20.05.2015).

9. Глухих, Н.В. Деловой эпистолярий конца XVIII-начала в.: к проблеме квалификации [Электронный ресурс]// http://cheloveknauka.com. (дата обращения 20.05.2015).

10. Живов, В. М. Язык и культура в России XVIII века. М., 1996. С. 287288; Хютлъ-Фолыпер Г. Синтаксис ранних переводов с французского языка на русский литературный язык нового типа // Доломоносовский период русского литературного языка. Stockholm, 1992. - 591 с.

11. Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ [Электронный ресурс]// http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14471 (дата обращении 30.04.2015).

12. Косивцова, А. В. Речевой портрет адресанта (на материале частно-деловых писем Н.А. Демидова)[Электронный ресурс]http://www.tmnlib.ru (дата обращения 20.05.2015).

13. Котков, С.И. Старинная русская деловая письменность в ее отношении к литературному языку // Источники по истории русского языка ХI-ХVI вв. М. 1991. - 325 с.

14. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. - 5-е изд., стер. - М.: Омега-л, 2008. – 319 с.

15. Маерова, К.В., Анисимова, А.В. Инновационные методики преподавания русского языка делового общения магистрам-филологам, будущим преподавателям / Учебное пособие РУДН. - Москва, 2008. – 136 с.

16. Сенотрусова, Ю. В. Образцы кадровых документов с комментариями. - М.: Омега-л, 2009. - 128 с.

17. Солганик, Г. Я. Стилистика текста: Учеб.пособие. М.: Наука, 1997. -253 с.

18. Стенюков, М. В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению/ М.В. Стенюков. – 8-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор, 2003. – 144 с.

19. Трофимова О.В. Жанрообразующие особенности русских документов XVIII в. : На материале тюменской деловой письменности 1762 - 1796 гг. : диссертация ... доктора филологических наук : 10.02.01.- Тюмень, 2002.- 519 с.

20. Федюрко, С.Ю. Стилистические особенности русского делового письма как жанровой разновидности официально-делового стиля [Электронный ресурс] http://www.dissercat.com. (дата обращения 20.05.2015).

Скачано с www.znanio.ru

Содержание Введение . 3