Информационные технологии электронного офиса Определения

Информационные технологии электронного офиса

 Определения

В общем случае под офисом понимается организация типа канце- лярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также от- слеживать их движение. В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Обобщенное понятие «документ» приведено в федераль- ном законе «Об обязательном экземпляре документов» № 77-Ф3 от 29 декабря 1994 года:

«Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназна- ченный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и об- новление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предпри- ятиями.

К видам деятельности, осуществляемым в офисе, которые требуют информационной поддержки, главным образом, относятся¹:

·        основная деятельность офиса – принятие решений разных уров- ней;

·        составление контрактов, планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

·        стратегическое и тактическое планирование основной деятельно- сти;

·        собственно документооборот и организация делопроизводства;

·        обслуживание входных информационных потоков;

·        техническая поддержка бизнес-процессов как процессов специфи- ческого рода (длительных, вариантных, распределенных и др.). Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

·        обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

·        редактирование (набор, проверка, оформление) и печать докумен- тов;

·        контроль прохождения и маршрутизация документов;

·        контроль исполнения поручений;

¹ Зиндер Е. Корпорация LVS Group. www.citforum.ru : Реинжиниринг бизнес-процес- сов и автоматизация офиса. Материалы конференции «Офисные информационные системы 96».

·        сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

·        хранение поступившей информации (быстрый доступ к информа- ции и поиск необходимых данных) и т.п.

Документами, используемыми при выполнении указанных выше процедур, могут быть:

·        письмо или заключение, фиксирующее решение, принятое долж- ностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.), форма: документ или виза на дру- гом документе;

·        договор (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с некоторым юридическим или физическим лицом;

·       

В электронном офисе методы ручной обработки документов заме- нены автоматизированными процедурами. Как любая информационная система, ЭО имеет техническое, информационное и программное обес- печение.

В состав технического обеспечения ЭО входят следующие аппа- ратные средства: один или несколько компьютеров, возможно, объеди- ненные в сеть; печатающие устройства; средства копирования докумен- тов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или к терри- ториально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первич- ных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Информационное обеспечение ЭО предоставляет возможность производить интегрированную обработку всех видов информации, цир- кулирующей в организации, в том числе документов, порожденных элек- тронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней пере- писки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Ба- за данных, хранящая все документы ЭО, становится элементом центра- лизованной базы данных организации и формируется как централизо-

ванный электронный архив документов, включающий в том числе и бу- мажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных доку- ментов¹.

Разработчики программного обеспечения ввели понятие электрон- ного документа, под которым понимают сообщения, полученные по фак- су или посредством электронной почты; отчет, созданный с использова- нием текстового редактора, звуковой файл или видеоклип и т.д.

Система управления базой данных документов обеспечивает:

·        централизованную регистрацию всех документов, которые цирку- лируют в организации;

·        хранение документов в электронном виде в различных форматах;

·        ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

·        хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

·        надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

·        возможность поддержки архивов документов на всех видах внеш- них устройств.

Прикладное программное обеспечение ЭО в общем случае включа- ет в себя следующие ключевые компоненты:

·        набор стандартных бизнес-приложений: текстовых процессоров, электронных таблиц и т.п. – и специализированных функциональ- ных приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов;

·        систему управления хранением документов – программное обес- печение, реализующее функции управления единым документар- ным фондом организации (централизованным архивом);

·        систему управления документооборотом – программное обеспече- ние, реализующее администрирование документооборота, управ- ление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

·        систему экспорта / импорта документов.

На рис. 4 приведена архитектура электронного офиса (см. сноску на предыдущей странице).

¹ Карабутов В. ЛАНИТ. www.citforum.ru : Разработка CASE-модели офисного доку- ментооборота: методология, технология, практическая реализация. Материалы кон- ференции “Офисные информационные системы 96”.

Рис. 4. Архитектура электронного офиса

Примечание

Бизнес-приложение – это программа или ППП, предназначенные для управления бизнес-процессом. М. Хаммер и Дж. Чампи¹ определяют

¹ Hammer M., Champy J. Reengineering the Corporation. A Manifesto for Business Revo- lutions. HarperBusiness, 1993.

бизнес-процесс как «совокупность видов деятельности (activities), кото- рая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента». На рис. 5 приведен пример бизнес- процесса покупки материалов¹. Он состоит из получения счета, его оп- латы, получения материалов по накладной и их оприходования на склад. Этому сопутствует оформление и подписание определенного на- бора документов. Из подобных бизнес-процессов и состоит весь опера- тивный документооборот предприятия.

В состав программного обеспечения электронного офиса входят:

·        функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматиза- ции;

·        системы для организации групповой работы;

·        системы управления электронными документами;

·        средства управления документооборотом.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

·        текстовый редактор;

·        электронная таблица;

·        система управления базами данных (СУБД).

Рис. 5. Бизнес-процесс покупки материалов

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

·        программа анализа и составления расписаний;

¹ Вольфман Б. ЭЛКО Технологии. www.citforum.ru.: Технология разработки корпора- тивных систем с использованием современных инструментальных средств. Мате- риалы конференции «Офисные информационные системы 96».

·        программа презентации;

·        графический редактор;

·        программа обслуживания факс-модема;

·        сетевое программное обеспечение;

·        программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Скачано с www.znanio.ru