Изучение электронных таблиц. Занятие 1: знакомство

Табличный процессор Excel в работе педагога образовательной организации и во внеурочной деятельности  Содержание Занятие 1...............................................................................................................................2 Запуск и выход из Excel...................................................................................................2 Элементы экрана..............................................................................................................3 Создание электронной таблицы......................................................................................6  Сохранение книги на диске............................................................................................8  ..........................................................................................................................................8 Закрытие и открытие книг...............................................................................................9 Перемещение по таблице...............................................................................................10 Ввод и редактирование данных.....................................................................................11  ........................................................................................................................................11 Приложение   Microsoft   Excel   открывает   совершенно   новые   возможности анализа данных, а также управления и обмена ими. Файлы можно легко отправлять в Интернет для работы с ними вместе с другими пользователями. Создание красиво оформленных   бланков,   программирование   сложных   вычислений,   моделирование различных   процессов   с   возможностью   визуализации   параметров   (диаграммы   и графики). 1 Занятие 1.  Запуск и выход из Excel Для запуска программы можно: 1.  → Microsoft Office Excel) Office  2. щелкнуть по нему левой клавишей мышки. После  нажатия  кнопки  «Пуск»  перейти  Все  программы   → Microsoft Если на «Рабочем столе» есть ранее созданный ярлык Excel  , дважды 3. Щелкнуть   правой   клавишей   мышки   на   «Рабочем   столе»   и   из появившегося меню выбрать: «Создать»   «документ  Microsoft Excel» → 4. Дважды  щелкнуть левой клавишей мышки по имеющемуся какому­либо документу, ассоциированному с  Microsoft  Excel,  при этом данный документ будет открыт для редактирования. В результате на экране должно появиться окно редактора Excel: Выход из редактора Excel стандартный для приложений Windows: либо команда Файл/Выход, либо нажатие кнопки   в заголовке окна редактора.  Упражнение 1.  Запустите  табличный  редактор  Excel.  Для  удобства  работы  с документом откройте одновременно на экране оба окна.   2 Элементы экрана Пользовательский интерфейс В Excel 2007 появился новый пользовательский интерфейс, заменивший стандартные  меню и панели инструментов, которые отображались в верхней части окна в  предыдущих версиях Excel. Этот новый интерфейс называется лентой и состоит из  набора вкладок, каждая из которых включает совокупность команд,  сгруппированных в соответствии с выполняемыми ими функциями (рис.1). Команды  вкладок ленты обеспечивают доступ практически ко всем возможностям Excel 2007,  что облегчает работу в Excel.  Общий вид окна программы Excel 2007 Если команды ленты занимают слишком много места на экране, можно убрать их,  воспользовавшись одним из следующих методов:  нажмите клавиши Ctrl+F1;  дважды щелкните мышью на любой из вкладок ленты;  щелкните   правой   кнопкой   мыши   в   области   ленты,   затем   выберите   команду  щелкните   на   стрелке   в   правой   части   панели   быстрого   доступа,   затем   выберите Свернуть ленту в контекстном меню; команду Свернуть ленту. Если необходимо воспользоваться какой­либо из вкладок, щелкните по ней при  свернутой ленте и Excel на короткое время отобразит команды вкладки.  Центр окна программы Ехсе1 занимает рабочая область окна в виде табличного поля, разбитого на ячейки. Строка заголовка находится в левой верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows. В начале строки имеется кнопка  Office,   которая   предназначена   для   вывода   списка   возможных   действий   с документом, включая создание, открытие, сохранение и печать.  3 Также   на   строке   заголовка   есть   настраиваемая  Панель быстрого  доступа. Команды   на   этой   панели   видны   всегда.   Пользователи   могут добавлять сюда часто используемые команды, используя кнопку в  . конце панели  Вкладки Все   команды   необходимые   для   работы   находятся   во   вкладках,   которые открываются в виде ленты. Чтобы увидеть их содержимое щелкните левой кнопкой мыши по выбранной вкладке.  Каждая   вкладка   содержит   средства,   связанные   с   конкретной   выполняемой задачей.  Так,  например,  вкладка  «Вставка»   содержит   функции,  необходимые   для добавления объектов (рисунок, ссылка, таблица, символ и т.п.). Некоторые вкладки появляются на ленте только тогда, когда они нужны для работы. Это так называемые контекстные   вкладки.   Так   при   вставке   или   выделении   диаграммы   появляется вкладка  Работа с диаграммами  состоящая из трех групп  Конструктор, Макет  и Формат. Группы Каждая   вкладка   содержит   несколько  групп,   а   каждая   группа   –   набор родственных команд. Например, на  вкладке «Вставка» имеются группы «Таблицы», «Иллюстрации»,   «Диаграммы»   и   т.д.   В   свою   очередь   в   группе   «Иллюстрации» находятся команды в виде значков с подписями «Рисунок», «Картинка», «Фигуры», «SmartArt»,   «Снимок».  При   наведении   курсора   мыши   на   значки   во   вкладках появляется дополнительная подсказка, поясняющая действие команды. Некоторые команды   позволяют   выбрать   форму   их   исполнения,   тогда   рядом   со   значком находится маленький черный треугольничек, открывающий список вариантов. Рядом   с   подписью   группы   на   ленте   может   отображаться   значок   запуска диалогового   окна   в   виде   стрелочки,   который   открывает диалоговое   окно   с  дополнительными   параметрами   для   этой группы. Чтобы скрыть ленту и увеличить рабочее пространство, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F1 или значок     в правом верхнем углу окна. Под   лентой   находится  Строка   формул,   в   которой   можно   увидеть  имя активной ячейки и ее содержимое. 4 В нижней части  окна редактора Excel  находится Строка состояния. Чтобы отобразить ее список или добавить другие информационные элементы щелкните по ней правой кнопкой мыши для вызова меню «Настройка строки состояния». Упражнение   2.   В   окне   редактора   Excel   сделайте   переходы   по   вкладкам   и группам.   Добавьте   на   панель   быстрого   доступа   и   в   строку   состояния   по   одной команде. 5 Создание электронной таблицы Документы, создаваемые в редакторе Excel, называют Книгами. Каждая книга состоит из  Листов. При первом создании документа по умолчанию всего  3 листа. Рабочий   лист   –   это   одна   электронная   таблица.   На   экране   дисплея   электронная таблица   имеет   вид   прямоугольной   матрицы,   состоящей   из   столбцов   и   строк,   на пересечении   которых   расположены  ячейки.   Столбцы   обозначаются   буквами латинского   алфавита,   а  строки  ­  числами.  Имя  (адрес)   ячейки   состоит   из   буквы столбца и номера строки. Например: А1, В12. При запуске Excel автоматически создаётся новая книга и на экран выдаётся первый её лист. В нижней строке окна книги слева размещается список листов книги, содержащий имена (ярлыки) листов. По умолчанию рабочим листам присваивается имена  Лист1,  Лист2,  Лист3, имя активного листа выделяется инверсным цветом. Для того чтобы сделать активным другой лист книги, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку этого листа.  Изменение имени листа можно выполнить 2 способами: 1. Щелкните мышью дважды на  ярлычке листа, что приведет к  закрашиванию имени листа. Наберите  новое имя поверх старого. 2. Либо щелкните на нем правой  кнопкой мыши и в появившемся меню  выберите пункт Переименовать.  Независимо от выбранного метода  выделяется текст ярлычка. Введите новое имя листа  непосредственно на ярлычке.   Запомните: длина имени листа не может превышать  31 символа. В имена могут   включаться   пробелы,   но   в   то   же   время   не   допускается   использование следующих символов: квадратных скобок, двоеточие, косой черты, обратной косой черты, вопросительного знака и звездочки. Добавление нового листа Добавить лист в рабочую книгу можно с помощью одного из следующих способов: ,  которая   находится   правее   от  Щелкните   на   кнопке  Вставить лист ярлычка последнего листа в рабочей книге;  нажмите клавиши Shift+F11. Независимо от выбранного способа, Excel добавляет в рабочую книгу новый лист и  придает ему статус активного. Каждый лист книги Ехсе1 2007 разбит на 164 000 столбцов, которые обозначаются  буквами  и 1 048 576 пронумерованных строк.6 Столбцы и строки в листе можно удалять, добавлять, объединять, перемещать вместе с данными и без них и т.д. Стандартная ширина столбцов и высота строк также  может легко изменяться произвольным образом. Также можно менять цвет ярлычков для всех листов.  Для   создания   новой   книги   можно   воспользоваться   кнопкой     на  Панели быстрого доступа или выполнить команду Файл/Создать, в окне диалога выбрать тип документа и нажать кнопку Создать. Если Книга1 уже существует, то создаётся Книга2 и т.д. Упражнение 3. Пролистайте на экране Книгу1: перейдите на Лист2, затем на Лист3, вернитесь на Лист1. Создайте новую книгу, назовите ее Первая. Дайте Листу2 имя Ткани, а Листу3 – Продукты. Вставьте  в вашу книгу лист и дайте ему имя Успеваемость. 7 Сохранение книги на диске При   первом   сохранении   файла   или   при   необходимости   записать   файл   под другим   именем   используют   команду  Файл/Сохранить   как.   В   диалоговом   окне указывают папку, в которой будет сохранён файл и имя файла. По умолчанию для файлов книг устанавливается расширение xls.  Для   создания   новой   папки   служит   кнопка   «Новая   папка»   на   панели   окна диалога.  Для   сохранения   изменений   в   существующем   файле   под   прежним   именем   на  Панели   быстрого используют   команду  Файл/Сохранить  или   кнопку   доступа. Упражнение 4. На рабочем диске в личной папке создайте папку Книги. В этой папке сохраните ваши таблицы под именем Моя_первая_книга. В  дальнейшем   периодически   без  напоминания   нажимайте   на  кнопку     дабы вследствие   отключения   электроэнергии   или   скачка   напряжения   не   потерять введённые данные.   8 Закрытие и открытие книг Для   закрытия   книги   используют   команду  Файл/Закрыть  или   кнопку       в заголовке   окна   книги.   Если   в   книгу   вносились   изменения,   которые   не   были сохранены, то на экране появится запрос, требующий вашего ответа. Для открытия книги используют команду  Файл/Открыть  или кнопку      на Панели быстрого доступа. В диалоговом окне необходимо выделить из списка имя искомого файла и нажать кнопку Открыть. Команда   «Последние»   открывает   документы   и   папки,   с   которыми   недавно работали. Упражнение 5. Закройте файл Моя_первая_книга, а затем откройте его. 9 Перемещение по таблице Одна   из   ячеек   таблицы   выделена   тёмной   прямоугольной   рамкой.   Это   так называемый табличный курсор.  Ячейка, столбец и строка, в которой находится табличный курсор, называются соответственно активной ячейкой, активным столбцом и активной строкой. Изначально курсор стоит в ячейке А1.  Чтобы сделать активным столбец (или строку) нужно навести   курсор   мыши   на  Заголовок   столбца  (Номер строки) и щелкнуть левой кнопкой мыши.  Чтобы вызовать списк команд для работы со столбцом (строкой)   сделайте   щелчок   правой   кнопкой   мыши.   Для выделения   всей   таблицы   в   левом   верхнем   углу   (на пересечении Заголовков столбцов и Номеров строк) имеется специальная кнопка. Табличный курсор можно перемещать по таблице с помощью клавиш управления курсором или сделав щелчок мышью в необходимой ячейке. Для передвижения по листу за пределы экрана используют полосы прокрутки.   Для   возврата   в   столбец   А   используют   клавишу   ,   а   комбинация  возвращает курсор в ячейку А1. Во   время   перемещения   по   таблице   курсор   мыши   изображается   белым крестиком. Упражнение 6. Откройте Лист 1. Щёлкните по ячейке А4, затем по ячейке С7. Обратите   внимание,   что   в   строке   формул   изменяется   адрес   активной   ячейки. Активизируйте ячейку М15. Верните курсор в начальное положение (А1). Сделайте активными поочереди столбец В, столбец С, строку 5. Выделите всю таблицу.   10 Ввод и редактирование данных Ячейка может содержать числовые данные, текстовые или формулу.  Для   ввода   данных   в   какую­либо   ячейку таблицы   нужно   сделать   эту   ячейку   активной, набрать   данные   и   нажать   клавишу   .   В результате   данные   занесутся   в   ячейку,   а табличный курсор переместится на одну ячейку в заданном направлении (по умолчанию ­ вниз).  Вместо     можно   нажать   на любую   из   клавиш   управления   курсором или щёлкнуть мышью в другой ячейке. Если   Вы   ошиблись   при   вводе,   но клавиша     ещё   не   нажата,   то информация   пока   ещё   не   введена,   и нажатие клавиши  отменит ввод.  А   если     уже   нажата?   Тогда сделайте   двойной   щелчок   мышью   по нужной ячейке и отредактируйте данные. Если же нужно вносить много изменений в   ячейку,  то   сделайте   в   ней   одинарный щелчок   и   наберите   данные   заново.   По окончании   редактирования   не   забудьте нажать .  Какие ещё есть типы данных? Если   нажать   правой   кнопкой   по   ячейке   и   в появившемся контекстном меню выбрать  ФОРМАТ ЯЧЕЕК,   то   можно   увидеть   все   типы   данных,   с которыми может работать электронная таблица. Обратите внимание при вводе данных в ячейку в  Строке   формул  отображается   ее   содержимое. Для записи десятичных чисел используем  запятую, для ввода даты – точки. Упражнение 7. На Листе 1 выполните действия.  В   ячейку   А1   введите   число   305,14.   Обратите внимание,   что   при   наборе   числа   в   строке   формул   отображается   содержимое активной ячейки.  Запишите в ячейку А2 число 694,85, а в ячейки В1 и В2 соответственно числа 452,7 и 325,07.  Введите в ячейку С1 дату 1.1 и посмотрите что отобразилось в ячейке. Вернитесь в ячейку С1 и взгляните в строку формул.  В ячейку С2, нажав комбинацию клавиш , введите текущую дату.  В ячейку D2 с помощью клавиш  введите текущее время.    11