Комп'ютерні інформаційні технології в бухгалтерському обліку

Комп'ютерні інформаційні технології в бухгалтерському обліку               

Технологія електронної обробки облікових задач - сукупність строго регламентованих людиномашинних операцій, виконуваних у певній послідовності від моменту створення первинного бухгалтерського документа до складання зведеної фінансової звітності.

На сучасному етапі отримала розвиток комп'ютерна інформаційна технологія, створена на базі децентралізованої обробки бухгалтерських задач. До  її особливостей відносяться:

            -  застосування персональних комп'ютерів;

            - рішення задач виконується бухгалтером безпосередньо на його робочому місці;

- формування локальних і багаторівневих обчислювальних мереж, що забезпечують інтегровану обробку економічних задач різних підрозділів підприємства (організації, фірми);

- істотне збільшення складу бухгалтерських розрахунків, виконуваних обчислювальною технікою;

- створення єдиної розподіленої бази дані підприємства (організації) для різних підрозділів;

- можливість формування ПК первинних бухгалтерських документів, що забезпечує перехід до безпаперової технології й скорочує трудомісткість операцій по зборі й реєстрації документів;

            - інтеграція рішення комплексів бухгалтерських завдань;

            - можливість організації інформаційно-довідкового обслуговування бухгалтера.

Всі операції технологічного процесу виконуються на ПК послідовно на одному робочому місці відповідно до  блоків меню програм. Основою обробки облікових задач є позамашинні і внутримашинні інформаційні масиви.

Позамашинные інформаційні масиви пов'язані із процесами збору й реєстрації інформації в первинних документах. При використанні ПК з'являється можливість автоматизації процесу створення документів. Однак не виключена можливість надходження на ПК і первинних документів, заповнених ручним способом.

Внутрімашинне інформаційне забезпечення - це файли змінної й умовно-постійної інформації на машинних носіях і в пам'яті системи у вигляді баз даних. Файли змінної інформації формуються на підставі даних первинних документів і використовуються при рішенні економічної задачі в певний період (наприклад, масиви робочих нарядів, прибуткових ордерів, видаткових касових ордерів, накладних і ін.).

Файли умовно-постійної інформації створюються однократно при впровадженні проекту, використовуються багаторазово і систематично коректуються. До них відносяться масиви різних нормативів, довідкові дані, інвентарні картки обліку основних засобів, особисті картки працюючих та ін.

Можливий перелік розв'язуваних бухгалтерських задач визначається меню програми, що виводиться на екран. Меню - це перелік блоків (модулів) програми, де кожний модуль виконує певні функції технологічного процесу, починаючи від введення первинних документів і закінчуючи складанням зведених звітів.

У технологічному процесі обробки облікових задач, виконуваному на ПК, можна виділити підготовчий, початковий і основний етапи.

Підготовчий етап пов'язаний з підготовкою програми й інформаційної бази до роботи. Бухгалтер заносить у машину довідкові дані підприємства, коректує план бухгалтерських рахунків і склад типових проводок. Заповнюються і коректуються різні довідники: підрозділів, підприємства, матеріалів, контрагентів, співробітників і т.д. При впровадженні проекту один раз вручну в систему вводяться залишки по балансових рахунках; потім вони обчислюються автоматично.

Початковий етап технологічного процесу пов'язаний з операціями збору, реєстрації первинних документів і введенням їх у комп'ютер. Як вже відзначалося, можливе формування документів вручну або автоматично. В результаті в комп'ютері формуються різні первинні документи. Введення даних первинних документів у машину відбувається періодично протягом  звітного періоду.

Одночасно із записом документів у ПК виконуються наступні функції:

- складання журналу введених документів із присвоєнням унікальних номерів, дати виписки й інших ознак;

-автоматичне введення в документ довідкових і умовно-постійних ознак (постачальники, ціна й ін.);

-перетворення введеної цифрової інформації в алфавітну (наприклад, суми, уведеної в платіжне доручення);

- автоматичне виконання проводок у журналі господарських операцій;

-видалення невірних документів;

- контроль і коректування невірної інформації;

- друк первинного документа;

-дублювання документів.

Початковий етап закінчується розміщенням даних документів у базові масиви.

Основний етап є завершальним етапом роботи з програмою і пов'язаний з отриманням різних звітних форм, таких як "Відомість залишків товарно-матеріальних цінностей", "Оборотна відомість", "Касова книга", "Баланс" і ін. У ході виконання основного етапу комп'ютером забезпечується отримання з бази даних різних комбінованих (робочих) масивів, використовуваних для складання звітів. Кожний робочий масив підлягає сортуванню за деяким ключовим словом (наприклад, номенклатурному номеру матеріалу) і підрахунку в ньому підсумкових даних. В результаті формується звітне зведення, що потім видається на друк.

Можливе також виконання таких операцій, як архівація даних на машинні носії, формування інформації для передачі на інші АРМи, а також інтеграція рішення задач, коли кожна ділянка бухгалтерського обліку, реалізована на окремому АРМі, формує інформацію, що згодом поєднується і використовується головним модулем програми для отримання зведеної бухгалтерської звітності.