ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Організація облікових номенклатур

 ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Організація облікових номенклатур

Облікова номенклатура (лат. - перелік) - це де­тальний, стислий, системний перелік найсуттєвіших ознак, що характеризують об'єкти обліку і необхідні для одержання вихідної результативної інформації. їх склад залежать від об'єктивних чин­ників (галузі та виду економічної діяльності, обсягів діяльності, по­казників централізованої та внутрішньої звітності, об'єктів аналі­тично-контрольної роботи), тому кожне підприємство самостійно визначає тип, зміст, структуру та обсяги облікових показників, а також періодичність їх коригування та уточнення, інакше рішен­ня будуть прийматись на основі застарілої, недостовірної інфор­мації.

Згідно із принципами цілісності, реєстрації, безперервнос­ті, ідентифікації у системі обліку слід реєструвати показники, що впливають на процеси господарювання.

Ознаками оптимальності обліко­вої інформації є:

1) цілеспрямованість, релевантність та, що стосується справи інформації, її безпосередній зв'язок із управлінням;

2) сконцентрованість - при формуванні показників вибира­ються лише істотні ознаки, що характеризують господар­ські операції або процеси;

3) достовірність - забезпечення адекватності показників фак­там господарського життя, адже «відсутність достовірності спричиняє хаос»;

4) багатократність використання - багаторазове використан­ня інформації у декількох облікових процедурах, а також їх застосування для аналізу та контролю;

5) аналітичність - здатність показників, зафіксованих у доку­ментах, формувати ще й виведену, похідну, розрахункову, додаткову інформацію; .

6) своєчасність - забезпечення оперативного прийняття ефективних управлінських рішень адміністрацією;

7) відносна повнота - інформація забезпечує вирішення об­лікових завдань, поставлених керівництвом, тому облікові реквізити поділяють на суттєві, які обліковують, і несуттєві, які не обліковують;

8) хронологічність - реєстрація фактів господарського життя у суворій послідовності їх здійснення і мінімізація часу між моментами проведення господарської операції та реєстра­цією показників;

9) системність - зв'язок і координованість показників первин­ного обліку з показниками аналітичного і синтетичного об­ліку та звітності.

Облікова інформація не виникає природним шляхом, а збира­ється і формується апаратом бухгалтерії. Під дією суб'єктивних чинників втрачається достовірність, об'єктивність інформації та зростає вірогідність її викривлення, що може привести до її не­правдивості. Зменшити вплив суб'єктивних чинників на форму­вання облікових номенклатур можна за рахунок таких чинників:

1) вибору оптимальної методології і методики обліку кожного об'єкта господарювання у відповідності із вимогами норма­тивних документів;

2) максимально можливої деталізації інформації, її аналітич­ного розкладання за різними обліковими ознаками (гори­зонтальною, вертикальною та фасетною класифікацією). Для контролю за збереженням цінностей та оптимального управлінням підприємством необхідно розробити канали інформаційних потоків (напрямки аналітичного обліку), які б забезпечували формування детальної інформації щодо наявності кожного об'єкта обліку та результатів господарю­вання у розрізі як структурних підрозділів, так і матеріалу но-відповідальних осіб;

3) синтетичного узагальнення економічної інформації у гро­шовому вимірнику, у єдиній грошовій одиниці та її зіставлення із показниками аналітичного обліку. Синтетичне узагальнення облікової інформації є процесом зворотнім аналітичному розкладанню, тому необхідно визначити проміжні рівні у процесах деталізації та узагальнення ін­формації, тобто рівні звірки аналітичного і синтетичного обліку.

В умовах застосування комп'ютерної техніки першочергового значення набувають питання ідентифікації та уніфікації облікової інформації, раціонального моделювання її потоків, групування, встановлення послідовності її інтегрування і формування, що дозволяє створити завершену інформаційну систему та забезпечує одержання необхідних зведених показників, у тому числі для скла­дання звітності.

Перелік облікових номенклатур розробляють для кожного об'єкта обліку на кожному технологічному етапі (первинному, по­точному, узагальнюючому).

Організація номенклатур первинного обліку включає два види робіт: 1) вибір (формування) показників; 2) складання їх детально­го переліку у таблицях.

Номенклатури первинного обліку є вихідним джерелом обліко­вих процедур на наступних етапах облікового процесу (поточного і підсумкового обліку), тому при їх вибір повинен бути достатнім для ведення аналітичного і синтетичного обліку (на етапі поточно­го обліку) і складання звітності (на етапі підсумкового обліку).

При формуванні показників необхідно вирішити певні завдан­ня: 1) забезпечити однозначне описання господарської операції. Для цього необхідно кваліфікувати господарську операцію, тоб­то встановити її економічну та юридичну сутність; 2) встановити адекватність показників факту господарського життя; 3) створити умови для обробки показників за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Облікові номенклатури є певним інформаційним повідомлен­ням, що складається з реквізитів. Реквізит - це мінімальний інфор­маційний елемент із самостійним змістовним навантаженням, обов'язковий у правильно оформленому документі. Виділяють реквізити реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші відображають якісні, а другі - кількісні характеристики об'єктів господа­рювання. Наприклад, назва продукції та її шифр (номер) - реквізи­ти-ознаки, а її кількість, вартість - реквізит-основа. Кожний реквізит-основа разом із кількома реквізитами-ознаками утворюють економічний показник, один або кілька показників формують до­кумент.

На формування номенклатур первинного обліку впливають особливості технології виробництва, організації праці, системи постачання і збуту та інші організаційно-технічні умови, що існу­ють на підприємстві. Детальний перелік облікових номенклатур наводять у спеціальних таблицях (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Перелік номенклатур первинного обліку запасів

При формуванні переліку номенклатур необхідно передбачити можливість його поповнення новими об'єктами обліку та вилучен­ня надлишкових і застарілих показників, усунення їх дублювання.

Облікові номенклатури розробляє апарат бухгалтерії під ке­рівництвом головного бухгалтера. У їх формуванні беруть участь фахівці інших структурних підрозділів (економісти, фінансисти, працівники відділу праці та її оплати, відділу постачання та збуту), зацікавлені у найбільш повному та детальному відображенні гос­подарських операцій в обліку.

Номенклатури поточного обліку - це систематизований пе­релік показників, які характеризують економічно однорідні гру­пи об'єктів господарювання. Розробку номенклатур починають із групування облікової інформації за певними ознаками. Спочатку об'єкти обліку поділяють на активи, капітал та зобов'язання, все­редині них виділяють групи об'єктів відповідно до П(С)БО, плану рахунків та інструкції по його застосуванню. Після цього об'єкти кожної групи поділяють на підгрупи, субгрупи, виходячи із їх на­явності на підприємстві та потреб управління в деталізації інфор­мації. Кожній групі, підгрупі присвоюється певний порядковий номер, виходячи з якого встановлюється і записується номер для кожного об'єкта. Ця облікова номенклатура є основою робочого плану рахунків, зокрема, системою інвентарних або номенклатур­них номерів. Облікові номенклатури бувають двох видів: прості (які не бувають деталізовані) і складні, які потребують подальшої деталізації.

Робочий план рахунків - це систематизований перелік син­тетичних рахунків, субрахунків та рахунків аналітичного обліку, який підприємство використовує для нагромадження та групуван­ня облікової інформації про господарську діяльність з метою задо­волення інформаційних потреб різних груп користувачів. Кожний рахунок робочого плану рахунків призначений детально, всебічно та повно характеризувати об'єкт обліку, для опису якого його при­значено, чим забезпечується необхідний рівень деталізації інфор­мації для управління, контролю і аналізу.

На побудову робочого плану впливають: мета формування ін­формації; обсяг інформації, заданий її користувачем; характер та напрямки аналізу отриманої інформації. Робочий план рахунків затверджується наказом про облікову політику.

Робочий план рахунків складається із синтетичних рахунків, субрахунків та аналітичних рахунків, розроблених підприємством. У ньому наводять ті синтетичні рахунки Плану рахунків обліку ак­тивів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, які підприємство використовує для ведення обліку господарської діяльності. Рахунки, які не використовують, у ро­бочому плані не зазначають. Робочий план рахунків формується шляхом поступового розкладання,- деталізації рахунків вищого по­рядку на рахунки нижчого порядку. Синтетичні рахунки деталі­зують на субрахунки. Вони передбачені до багатьох синтетичних рахунків. У разі відсутності у плані рахунків субрахунків, підприємство за потребою вводить додатковий субрахунок, використову­ючи для цього наступні за порядком цифри, і отримає для нього додатковий код. Наприклад, рахунок 28 «Товари » може бути допо­внений субрахунком 289 «Транспортно-заготівельні витрати».

Субрахунки як рахунки другого порядку розкладаються, роз­падаються, діляться на більш дрібні аналітичні рахунки. їх виді­ляють окремо у межах кожного синтетичного рахунку та субра­хунку. Перелік аналітичних рахунків (третього, четвертого, тощо, порядку) залежить від фактичної наявності об'єктів господарю­вання. Для формування робочого плану рахунків можуть застосо­вуватись методи послідовного групування об'єктів обліку та виді­лення їх вертикальної (ієрархічної) і горизонтальної (інформа­ційних зв'язків) структури. При фасетному способі групування інформації показники паралельно реєструють за декількома ана­літичними ознаками. Це дозволяє у межах одного синтетичного рахунку одержати декілька різних систем аналітичних рахунків, що всебічно характеризують, розкривають первинну інформацію. Багатоступенева ієрархічна структура робочого плану рахунків, побудована шляхом застосування методу послідовного групування об'єктів обліку, забезпечує узагальнення активів, ка­піталу та зобов'язань на різних рівнях управління та проведення поглибленого, послідовного аналізу їх наявності та змін.

Систему кодування об'єктів обліку у робочому плані рахунків розробляють так, щоб забезпечити потреби управління та скла­дання звітності (внутрішньої та зовнішньої). Для цього на початку року вивчають структуру кожної форми звітності і зміст її показ­ників. У регістрах обліку виділяють спеціальні колонки для нагро­мадження і групування інформації за напрямками, передбачени­ми формами звітності.

Для розробки робочого плану рахунків об'єкти обліку квалі­фікують згідно нормативних документів та формують з них об­лікові групи. Активи підприємства групують за їх функціональ­ного ознакою, власний капітал - за структурними компонентами, зобов'язання - за видами, тощо. Мінімальна кількість груп обмеж­ується числом рахунків та субрахунків, максимальна становить десять. У кожній групі об'єкти обліку поділяють на підгрупи, субгрупи, типи та види. їх детальний перелік наводять у спеціальній таблиці. Послідовне групування об'єктів обліку дозволяє кожному з них присвоїти порядковий номер. Він складається з порядково­го номера групи та номерів об'єктів найбільшої підгрупи. До кожного синтетичного рахунку можна відкривати будь-яку кількість аналітичних рахунків, тому робочий план рахунків дозволяє де­талізувати облікову інформацію до найменших ознак. Але, рівень деталізації залежить від ієрархії об'єктів обліку та її практичного використання.

Для узагальнення інформації за видами діяльності, структур­ними підрозділами та матеріально-відповідальними особами у ро­бочому плані рахунків запроваджується вертикальна (ієрархічна) система кодування показників, за якої кожному центру відпові­дальності присвоюють відповідний номер (шифр).

Система субрахунків та аналітичних рахунків, що відкрива­ються до рахунків класу 1 «Необоротні активи», 2 «Запаси» та 0 «Позабалансові рахунки», повинна забезпечити формування кіль­кісно-сумової та кількісно-сортової (марка, сорт, розмір) інформа­ції у розрізі центрів відповідальності, матеріально-відповідальних осіб, структурних підрозділів та операцій з надходження і вибут­тя цінностей (за напрямками), а також інформації, необхідної для складання фінансової та статистичної звітності. Наприклад, у ро­бочому плані рахунків з обліку основних засобів розробляють су­брахунки та аналітичні рахунки, необхідні для складання другого розділу Приміток до річної фінансової звітності «Основні засоби» та Звіту про наявність та рух основних засобів та суми нарахова­ного зносу (амортизації) (ф.ОЗ-11); у робочому плані рахунків з обліку заробітної плати формують показники, необхідні для скла­дання Звіту з праці, тощо.

При формуванні робочого плану рахунків з обліку виробничих за­пасів до синтетичного рахунку 20 «Виробничі запаси» відкривають субрахунки II порядку, залежно від наявних груп запасів (рис. 4.5).

До субрахунку 201 «Сировина і матеріали» відкривають аналі­тичні рахунки III порядку, наприклад, «Основні матеріали», якому присвоюють код 2011 та «Допоміжні матеріали» - 2012, а у скла­ді основних матеріалів виділяють рахунки IV порядку «Тканина пальтова» - 20111, «Тканина костюмна» - 20112, тощо. До рахунку «Тканина костюмна» відкривають аналітичні рахунки V порядку «Тканина «Лілея»» - 201121, «Тканина «Азалія»» - 201122 «Тканина «Бостон»» - 201123, тощо. У разі необхідності показники деталіза­цію у розрізі технічних характеристик кожного виду тканин (вміст вовни, синтетики, сорт), для чого відкривають рахунки наступних VI, VII, VIII, тощо порядків. До рахунку 28 «Товари» відкривають су­брахунки у розрізі статистичних товарних груп. У їх складі яких виділяють аналітичні рахунки за назвами товарів, а рахунки кож­ної назви товарів, у свою чергу, поділяють за розмірами, моделя­ми, сортами, фасонами, тощо.

Необоротні активи у робочому плані рахунків групують за гру­пами, підгрупами, класами, типами, а також за місцями експлу­атації, матеріально-відповідальними особами, джерелами фінан­сування, виробниками, тощо. Для кожного інвентарного об'єкта виділяють окремий рахунок обліку (табл. 4.2).

Таблиця 4.2

Витяг з робочого плану рахунків з обліку необоротних активів

При побудові робочого плану рахунків з обліку доходів, витрат та фінансових результатів інформацію групують за видами дохо­дів та видами (елементами) витрат, а також за видами діяльності та центрами відповідальності (місцями виникнення доходів або витрат у розрізі виробничих підрозділів, видами продукції (робіт, послуг), що випускаються підприємством) (рис. 4.6).

Для обліку доходів і витрат за центрами відповідальності від­водять рахунки другого порядку відповідно до кодифікатора видів діяльності, структурних підрозділів, розробленого підприємством. Наприклад, рахунок 231 призначають для обліку доходів і витрат основного виробництва, а 232 - допоміжних (підсобних) вироб­ництв. При подальшій деталізації плану рахунків для обліку ви­трат за центром відповідальності «Цех розкрою» відводять рахунок 2311, рахунок 2312 - для обліку витрат за центром відповідальнос­ті «Цех пошиття» та рахунок 2313 - для обліку витрат в інших під­розділах основного виробництва.

На аналітичних рахунках другого, третього порядку, що від­кривають до синтетичного рахунку 23 «Виробництво», інформація деталізується у розрізі центрів відповідальності, статей прямих витрат, фактичних і нормативних витрат з виділенням відхилень та зміни норм за видами витрат, тобто за напрямками, необхідни­ми для управління витратами та формуванням собівартості гото­вої продукції.

На рахунках третього порядку деталізується інформація про витрати за відповідними елементами: матеріальні витрати, ви­трати на енергоносії, витрати на оплату праці,' витрати на соці­альні заходи, амортизація та інші витрати операційної діяльності. Кожний елемент витрат деталізують на відповідні статті витрат. Так, у складі матеріальних витрат виділяють витрати на сировину та матеріали, витрати на придбання напівфабрикатів, витрати на паливо та енергію, на технологічні цілі, тощо.

Робочий план рахунків повинен відбивати специфіку фінан­сово-господарської діяльності підприємства, особливості його ор­ганізаційної структури, облікової політики, тощо. Його необхідно побудувати таким чином, щоб без кардинальної реорганізації усієї структури можна було додатково вводити нові рахунки у разі по­треби (при освоєнні нових видів діяльності, нових виробництв, застосуванні нових видів матеріальних ресурсів). Крім того, у ро­бочому плані рахунків необхідно забезпечити формування показ­ників, потрібних для складання звітності. Накопичення та групу­вання протягом року інформації у регістрах обліку у відповіднос­ті зі структурою звітності зменшує обсяги додаткової роботи при складанні форм звітності.

Номенклатури підсумкового обліку є системою показників, які характеризують стан активів, капіталу і зобов'язань та його зміну. Вони поділяються:

а) за характером - на показники державної та внутрішньогосподарської звітності;

б) за змістом - на показники оперативної, фінансової, податкової звітності;

в) за періодичністю складання - на показники поточної, річної звітності. Перелік та зміст номенклатур державної звітності регламенту­ється законодавчими й нормативними документами. Номенкла­тури внутрішньої звітності формують згідно потреб управління. Вони залежать від виду діяльності підприємства, його структури та інших об'єктивних чинників.