Лекция на тему: Організація обліку руху основних засобів

Лекция на тему:

Організація обліку руху основних засобів

Раціональна організація обліку руху основних засобів включає організацію комплексу облікових процедур (рис. 7.3).

Організація обліку приймання основних засобів включає: встановлення порядку приймання об'єктів до складу основних за­собів, вибір форм первинних документів із приймання основних засобів, розробку методики та техніки їх складання, розробку та затвердження графіків руху документів з обліку основних засобів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного обліку при­ймання об'єктів.

Порядок приймання об'єктів до складу основних засобів де­тально розробляється у проекті організації обліку необоротних активів. Приймання об'єктів в експлуатацію здійснюється спеці­альною постійно діючою комісією, призначеною наказом по підприємству. До її складу включають не менше трьох осіб:

- головного спеціаліста (головного інженера, головного меха­ніка, головного енергетика) залежно від виду основних за­собів, що вводяться в експлуатацію;

- спеціалістів з експлуатації, посадових осіб тих підрозділів, до яких передається або з яких вилучається об'єкт осно­вних засобів (керівник підрозділу або його заступник, осіб, що приймають об'єкту матеріальну відповідальність);

-  спеціалістів з ремонту та будівництва об'єктів основних за­собів (начальника, інженера, провідного спеціаліста відділу капітального будівництва).

-  представників підрядних будівельних організацій або по­стачальників обладнання.

У процесі приймання об'єкта комісія зобов'язана встановити: придатність об'єкта щодо приймання до складу основних засобів; повноту і відповідність його технічних характеристик зазначеним у технічній документації; повноту укомплектування; виявити від­сутні агрегати, запасні частини та деталі. Постійно діюча комісія працює на основі робочої інструкції, що регламентує порядок при­ймання або списання об'єктів. У ній визначають перелік робіт та порядок їх здійснення, функції та завдання кожного члена комі­сії, а також їх відповідальність. У проекті організації обліку нео­боротних активів також встановлюється порядок оформлення недокомплекту обладнання та пред'явлення претензій постачальни­кам і підрядникам та терміни взяття об'єктів на облік.

Перелік документів з обліку руху основних засобів та порядок їх складання регламентовано наказом Міністерства статистики України, вимог якого повинні дотримуватись усі суб'єкти під­приємницької діяльності.

Приймання основних засобів в експлуатацію оформлюєть­ся Актом приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма ОЗ-І). Акт складають в од­ному примірнику для кожного об'єкту основних засобів. Одним актом допускається приймання декількох однотипних одиниць господарського інвентарю, інструментів, обладнання, якщо вони мають однакову ціну та приймаються в одному календарному місяці. Акт підписується усіма членами комісії, затверджується керівником підприємства, потім підписується головним бухгал­тером та разом з технічною документацією передається до бух­галтерії (рис. 7.4).

Акт форми ОЗ-1 також використовують для оформлення вну­трішнього переміщення об'єктів між структурними підрозділами підприємства, передачі іншим підприємствам (при продажу, обмі­ні, оренді та безоплатній передачі). Порядок складання документів та кількість примірників залежать від виду операції, для обліку якої їх використовують.

При оформленні внутрішнього переміщення основних засо­бів всередині підприємства акт виписується у двох примірниках працівником структурного підрозділу, що передає об'єкт. Перший примірник акту з підписами одержувача та здавальника переда­ється до бухгалтерії, другий видається здавальнику.

При передачі основних засобів іншому підприємству (в орен­ду, при продажу, обміні, безоплатній передачі) акт складається у трьох примірниках: перші два залишаються на підприємстві, що передає (продає) об'єкти, а третій примірник передається підпри­ємству, що приймає основні засоби в оренду, при продажу, тощо.

Показники документів, якими оформляються операції з руху основних засобів (введення в експлуатацію, внутрішнє перемі­щення, приймання після ремонту, реконструкції та модернізації; ліквідація та продаж) є єдиним джерелом інформації як для ана­літичного й синтетичного обліку руху та наявності об'єктів, так і складання звітності. Перелік номенклатур первинного обліку по­винен містити показники, що забезпечать як складання регістрів аналітичного обліку, так і заповнення Приміток до річної фінан­сової звітності (табл. 7.7).

Таблиця 7.7

Перелік номенклатур з обліку основних засобів

Для раціональної організації обліку основних засобів та опе­ративного виконання облікових робіт необхідно забезпечити сво­єчасне передавання членами комісії документів до бухгалтерії. Оскільки документи з обліку руху основних засобів складаються комісією, тобто за межами бухгалтерії, то рух документів необхідно організувати за графіком та забезпечити суворе дотримання вста­новлених ними термінів. Такі графіки доцільно розробляти окремо для кожного документа з обліку руху основних засобів (таб. 7.8).

Таблиця 7.8

Оперограма акту приймання-передачі

(внутрішнього переміщення)

основних засобів

Приймання-здавання необоротних активів після капітально­го ремонту, реконструкції або модернізації оформляється Актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (форма 03-2). Акт підписує працівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений прийняти об'єкт після ремонту та представник підрозділу або підприємства-підрядника, яке виконувало роботи. При господарському способі виконання ремонтно-монтажних робіт акт складають в одному примірнику, при підрядному-у двох. Перший примірник акта піс­ля підписання головним бухгалтером і керівником здають у бух­галтерію підприємства-замовника робіт, а другий передають підприємству-підряднику.

В акті вказують кошторисну і фактичну вартість виконаного обсягу робіт з ремонту, реконструкції, модернізації, а також змі­ни в характеристиці об'єкту, що визвані його реконструкцією чи модернізацією. За показниками форми 03-2 бухгалтерія вписує у технічні паспорти, інвентарні картки обліку основних засобів або в інші регістри аналітичного обліку відповідних об'єктів основних засобів інформацію про зміни їх техніко-економічних характерис­тик (вартості, потужності, площі тощо), що сталися у результаті виконаних робіт та первісної вартості на суму витрат, пов'язаних з їх поліпшенням (модернізацією, модифікацією, реконструкцією).

Організація обліку вибуття основних засобів включає: ви­значення переліку документів, необхідних для оформлення вибуття об'єктів за кожною з причин (продаж, передача в оренду, невідпо­відність критеріям визнання активом); розробку робочої інструкції про порядок списання зі складу активів кожного виду основних за­собів, що стали непридатними для подальшої експлуатації; визна­чення складу та змісту первинних документів, якими оформлюють­ся операції з вибуття основних засобів; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку порядку оприбуткування цінних відходів, що утворюються при розбиранні об'єктів та порядку їх до­кументального оформлення; розробку графіків документообігу та порядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття об'єктів.

Юридичною підставою для вибуття основних засобів є розпо­рядження власників (засновників) або керівника підприємства про його передачу або продаж, розпорядження керівника та висновок постійної комісії щодо доцільності ліквідації об'єкта як. морально застарілого, що не підлягає ремонту, або у зв'язку із впроваджен­ням нової техніки, реконструкцією підприємства, а також акт від­повідної державної служби (дорожньо-патрульної, надзвичайних ситуацій), що підтверджує остаточну непридатність об'єкта до по­дальшого використання.

Для визначення непридатності основних засобів до викорис­тання, неефективності або недоцільності їх поліпшення (ремонту, модернізації тощо) та оформлення відповідних первинних документів керівником підприємства призначається постійно діюча ліквідаційна комісія. У робочій інструкції, якою вона керується у процесі роботи, деталізують порядок списання коленого виду осно­вних засобів (обладнання, автотранспорту, тощо), що стали не­придатними для використання; визначають посадовий склад та обов'язки членів ліквідаційної комісії, встановлюють порядок про­ведення огляду об'єкта, що підлягає списанню, та оцінки матері­альних цінностей, одержаних від ліквідації об'єкта.

Постійна діюча ліквідаційна комісія:

- шляхом безпосереднього огляду об'єкта, що підлягає спи­санню, встановлює стан його основних вузлів та агрегатів;,

-  встановлює причини невідповідності критеріям активу та списання об'єктів (неможливість або неефективність вико­ристання або відновлення, порушення умов експлуатації, аварії, стихійні лиха або інші надзвичайні випадки, трива­ле невикористання об'єкту);

-  визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності;

-  визначає можливість продажу (передачі) об'єкта іншим під­приємствам, організаціям та установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, що можуть бути одер­жані при демонтажі, розбиранні (ліквідації) основних засо­бів, встановлює їх кількість і вартість;

-  складає і підписує акти на списання основних засобів.

Ліквідаційна комісія складає Акт списання основних засо­бів (ф. ОЗ-3), а при ліквідації автотранспортних засо­бів Акт на списання автотранспортних засобів (ф. ОЗ-4). Якщо транспортний засіб було пошкоджено у транспортній аварії, то до складання Акту форми 03-4 залучається представник органів ДПС України. В актах детально описується стан основних вузлів і деталей, що став причиною списання об'єктів, на підставі техніч­ного паспорту вказується маса об'єкта та види і кількість дорого­цінних металів або каміння. До актів додаються:

-  копія акта аварії або довідка про обставини стихійного лиха, складені відповідними службами (з надзвичайних си­туацій, дорожньо-патрульною, тощо) із зазначенням при­чин й винуватців аварії;

-  довідки правоохоронних органів про крадіжки основних за­собів;

-  пояснення винуватців аварій та пошкодження (руйнуван­ня) об'єктів;

-  документи про оприбуткування на склад запчастин та ма­теріалів, одержаних при розбиранні об'єктів, а також про здавання металобрухту та дорогоцінних металів.

Акти підписують усі члени комісії та затверджує керівник під­приємства. Акти складають у двох примірниках: перший переда­ється до бухгалтерії; другий видається матеріально-відповідальній особі. Він є підставою для здавання на склад відходів, які утворю­ються при списанні об'єктів (металобрухту, вузлів, деталей, запас­них частин, цегли тощо). Вузлі й деталі, придатні для подальшого використання, оприбутковуються на склад за Актом оцінки, скла­деним ліквідаційною комісією, інші запаси - за накладною на від­пуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. Вузли й деталі, що міс­тять дорогоцінні каміння і метали, здають у спеціалізовані устано­ви дорогоцінних металів за квитанцією, а металобрухт - у спеціалі­зовані заготівельні (переробні) підприємства також за квитанцією. Об'єкт основних засобів списують з балансу на основі акту списан­ня основних засобів, акту приймання-передачі (при продажу іншим юридичним або фізичним особам) та документів про оприбуткування матеріалів, одержаних при демонтажу об'єкта. Згідно з пунктами 33-36 П(С)БО 7 «Основні засоби» інвентарні картки обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів вилучаються із картотеки, до­даються до документів, якими було оформлено їх реалізацію або лік­відацію (накладних, актів списання основних засобів) і зберігаються відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Мі­ністрів України протягом 3 роки після ліквідації об'єкта необоротних активів. Інформацію про реалізацію або ліквідацію об'єкта осно­вних засобів (назву документів, якими оформлено вибуття, їх номери та дату складання) вказують в описах інвентарних карток (форма ОЗ-7) та інвентарних списках основних засобів (форма 03-9).

Крім індивідуальних графіків необхідно розробити зведений графік руху документів з обліку основних засобів (табл.7.9). У ньо­му зазначають кількість примірників кожного виду документів, необхідних для оформлення тієї чи іншої господарської операції; осіб, відповідальних за виконання робіт (складання документів, їх перевірку, обробку, реєстрацію інформації в облікових регістрах) та терміни їх виконання. Крім того, у посадових інструкціях членів комісії необхідно передбачити адміністративні заходи (винесення догани, позбавлення премій, заохочень, тощо) до осіб, які не до­тримуються термінів, встановлених для кожного виду робіт.