Лекция на тему: Основи організації обліку запасів

Лекция на тему:

Основи організації обліку запасів

Запаси є найбільшою складовою активів кожного підприємства, тому їх необґрунтовані втрати, псування або крадіжки наносять значні збитки. Запаси є основою продук­ції, ще виробляється підприємством. Вони використовуються при наданні послуг, виконанні робіт, в управлінні, тому зниження матеріальних витрат безпосередньо збільшує прибуток. Раціональне використання сировини і матеріалів, їх збереження безпосередньо залежить від раціональної організації обліку. Зміст і завдання ор­ганізації обліку запасів полягають у визначенні складу інформації, що надходить та формується у системі обліку, виборі методів і спо­собів збору, обробки та видачі інформації для прийняття управлін­ських рішень, шляхів і способів наукової організації праці матері­ального відділу бухгалтерії.

У підсистемі обліку запасів виділяють обліково-економічні завдання, що одночасно є об'єктами його організації: 1) облік і по­точний контроль процесу придбання запасів; 2) облік і контроль наявності, руху та збереження запасів на складах та інших місцях зберігання; 3) облік і контроль руху та використання запасів у ви­робництві; 4) організація роботи персоналу матеріального сектору бухгалтерії.

Використання у будь-якій діяльності сотень і навіть тисяч ви­дів запасів надзвичайно ускладнює облік, призводить до зрос­тання його трудомісткі, переобтяженості рутиною роботою, тому основними напрямками його удосконалення є:

1) розробка та впровадження у практику найбільш раціональ­них носіїв інформації, способів документування та докумен­тообігу (автоматична фіксація показників безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), а у разі неможливос­ті - заміна однорядкових та разових документів на накопичу­вальні, багаторядкові, розробка графіків документообігу);

2) упровадження нових, більш прогресивних способів і мето­дів обліку запасів (автоматизація обліку на основі викорис­тання комп'ютерної техніки);

3) удосконалення контролю за збереженням та використан­ням матеріальних цінностей шляхом здійснення оператив­ного контролю за ввезенням запасів на підприємство та їх вивезенням, за дотриманням норм матеріальних витрат при виготовленні продукції,

4) регулярна інвентаризація товарно-матеріальних цінностей;

5) підвищення рівня організації праці матеріального відділу бухгалтерії, удосконалення робочих місць, їх оснащення су­часною комп'ютерною технікою з новітніми програмними продуктами.

Підсистема обліку запасів може оптимально функціонувати за наявності певних передумов: налагодження стабільного й рит­мічного матеріально-технічного постачання сировини і матеріалів; планування потреби кожного структурного підрозділу у запасах;

лімітування залишків запасів на складах; запровадження науково обґрунтованих та практично апробованих норм матеріальних ви­трат; техніко-економічної класифікації запасів та системи номен­клатурних номерів; раціональних методів кількісно-сортового об­ліку запасів; забезпечення належного рівня організації складського господарства; суворої матеріальної відповідальності за збереження запасів; залучення на роботу сумлінних висококваліфікованих пра­цівників; ефективного використання сучасної комп'ютерної техні­ки; неухильного дотримання вимог централізованих нормативних документів та розробки внутрішніх регламентів, адаптованих до особливостей діяльності підприємства. Відсутність тих чи інших передумов негативно впливає на організацію обліку запасів.

Для організації обліку запасів розробляється проект, який ре­гламентує конкретизує засади обліку у певних умовах функціону­вання підприємства (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Проект організації обліку запасів

Організація обліку запасів ґрунтується на централізованих нор­мативних документах, зокрема, П (С) БО 9 «Запаси»; інструкці­ях, що регламентують порядок документального оформлення опе­рацій з руху запасів, а також внутрішніх регламентах (наказі про облікову політику, інструкцій по інвентаризації, інструкцій з обліку запасів на складах та за місцями використання, інструкцій з контролю за ввезенням та вивезенням матеріальних цінностей на територію підприємства, номенклатурі запасів, тощо).

На підприємстві необхідно забезпечити сувору матеріальну відповідальність за збереження цінностей та їх раціональне ви­користання. Для цього кожний об'єкт обліку закріплюється за ма­теріально-відповідальною особою. Матеріально-відповідальною особою може бути працівник, якому виповнилось вісімнадцять років. Особи, які не досягай цього віку, не можуть призначатись матеріально-відповідальними особами. Другою вимогою є вклю­чення посади чи роботи до переліку, затвердженому Кабінетом Мі­ністрів України. З кожною матеріально-відповідальною особою укладається договір про повну матеріальну відповідаль­ність у письмовій формі. Він зберігається у відділі кадрів в особовій справі працівника. Його під підпис ознайомлюють із наказом (посадовою інструкцією), де визначені його функціональні (посадові) обов'язки та сфера матеріальної відповідальності.

Наказом по підприємству призначаються особи, які мають право підписувати документи і надавати дозвіл на видачу зі скла­ду матеріальних цінностей та їх вивезення за межі підприємства. Картки із зразками підписів таких осіб передають на склади коле­ній матеріально - відповідальній особі.

У наказі про облікову політику розкривають основні елемен­ти облікової політики по запасах (табл. 8.2).

Підприємству доцільно встановити межу суттєвості для опри­буткування запасів на баланс, наприклад, 20 грн. Матеріальні цін­ності за ціною, нижчою 20грн. передають у виробництво підрозділу для використання без оприбуткування на склад. Це зменшує обсяги облікової роботи.

Для обліку запасів необхідно вибрати одиницю обліку. Нею може бути найменування запасів або їх однорідна група (вид). Найчастіше обирають кожне найменування запасів, що викорис­товується у певних технологічних цілях і відрізняється певними технічними характеристиками (маркою, типом, сортом, профілем та розміром). їх вибір залежить від технологічних особливостей процесу виробництва, асортименту запасів, їх ролі у виробничому циклі. Перелік одиниць запасів вказують у номенклатурі запасів.

Таблиця 8.2

Елементи облікової політики по запасах

Номенклатура запасів - це систематизований перелік мате­ріальних цінностей, упорядкований за їх роллю у процесі вироб­ництва та технічними властивостями. У номенклатурі про кожну одиницю обліку запасів наводять таку інформацію: технічно пра­вильну назву, повну технічну характеристику (сорт, розмір, марка та ін.), одиницю виміру і номенклатурний номер.

Номенклатурним номером називають постійно діюче скоро­чене позначення умовно присвоєне кожній назві цінностей. Но­менклатурний номер зазначають на документах, якими оформ­ляють рух запасів, і в усіх облікових регістрах. Використання номенклатурних номерів зменшує кількість помилок в обліку одного і того ж виду запасів. Номенклатурний номер може бути цифровим, літерним та комбінованим. Найбільш по­ширеною в нинішніх умовах є цифрова номенклатура. її розробля­ють за серійною або десятковою системою.

При серійній нумерації увесь перелік запасів поділяють на групи за обраною ознакою, якою найчастіше є призначення того чи іншого виду матеріальних цінностей (основні матеріали, допо­міжні матеріали, напівфабрикати, паливо, запасні частини). Гру­па складається з однакових за техніко-економічними характерис­тиками запасів. Мінімальна кількість груп залежить від кількості рахунків та субрахунків, а максимальна дорівнює 10 для того, щоб при шифруванні груп достатньо було одного цифрового знака. Пе­релік номенклатурних номерів розробляється у таблиці, де запаси поділяють на групи та підгрупи. У кожній підгрупі складається де­тальний перелік запасів і кожний сорто-розмір записується окре­мою позицією (табл. 8.3).

Таблиця 8.3

Класифікація запасів на підприємстві

Продовження таблиці 8.3

У переліку спочатку записують назву запасів, а потім зазна­чають їх властивості, наприклад, «Тканина пальтова «Оксамит» вищого ґатунку» або «Бензин А-96». Повторний запис того самого виду запасів під різними назвами не допускається. Виходячи із но­мерів груп та підгруп у схемі та порядкових номерів, названих у підгрупі, призначається номенклатурний номер для кожного виду матеріальних цінностей. Він складається з номеру синтетичного рахунку і субрахунку, номера групи та порядкового номера запасів у групі (табл. 8.4).

Таблиця 8.4

Номенклатурні номери запасів

Продовження таблиці 8.4

При використанні десяткової системи нумерації для кожної групи, підгрупи і назви матеріалів виділяється відповідне число знаків. Наприклад, один знак (перший) виділяється для назви гру­пи від 0 до 9; два знаки (другий і третій) для підгрупи - від 0 до 99; два знаки (четвертий і п'ятий) чи всі три знаки (четвертий, п'ятий і шостий) - для назви матеріалу всередині підгрупи - від 0 до 99 чи навіть до 999. Наприклад, № 074009 буде означати за таких умов, що матеріал належить до 0 групи, підгрупи 74 і має в цій підгрупі порядковий шифр № 009. Для кожної підгрупи необхідно залиши­ти резерв вільних номерів для поповнення новими видами запасів.

Для прискорення облікових процедур та зменшення помилок у процесі роботи необхідно розробити та використовувати постій­ну інформацію з обліку запасів. Найважливішими її показника­ми є норми та нормативи (норми залишків запасів на складах, у цехових коморах, на робочих місцях, норми матеріальних витрат, норми відходів та втрат матеріалів, норми спецодягу), номенкла­тури причин та винуватців відхилень від норм; шифри обліко­вих номенклатур; нормативи транспортно-заготівельних витрат, прейскуранти та цінники, стандартні розміри матеріалів (довжи­на, ширина, товщина). Постійну інформацію розробляє, збирає та оновлює матеріальний відділ бухгалтерії разом з нормувальника­ми, її вводять у пам'ять комп'ютерів та використовують усі служби підприємства для обліку запасів. Головний бухгалтер та старший бухгалтер матеріального відділу здійснюють контроль за оновлен­ням інформації, її упорядкуванням можливістю безпроблемного використання в обліковому процесі та для інших потреб (норму­вання витрат).

Метод кількісно-сортового обліку запасів обирається вихо­дячи з їх переваг і недоліків та особливостей технології й організа­ції виробництва, частоти відпуску цінностей зі складів, побудови апарату бухгалтерії. При кількісно-сумовому методі облік запасів ведуть у натуральних показниках на складах у картках кількісно - сортового обліку, а в бухгалтерії у відомостях кількісно-сортового обліку.

При оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі аналі­тичний облік запасів у натуральних показниках ведуть лише на складах комірники (рис. 8.1).

У бухгалтерії аналітичний облік запасів ведуть лише у вартіс­ному вираженні у групувальних та накопичуваних відомостях та узагальнюють інформацію у Відомості 5.1. Для зіставлення ін­формації складського обліку та обліку у бухгалтерії комірники що­місячно на основі карток складського обліку складають сальдову відомість у натуральних показниках. Відомість відкриває бухгал­терія на початку кожного року окремо для кожного складу. У ній запаси згруповані за субрахунками обліку. Бухгалтерія розцінює відомість і порівнює її показники з показниками відомості 5.1.

При використанні комп'ютерної техніки конфігурацію програ­ми будують за оперативно-сальдовим методом, використовуючи електронні носії інформації. Показники паперових документів щодо надходження та видачі запасів заносять до електронних кар­ток складського обліку запасів, а обігово-сальдові відомості обліку руху запасів складаються в автоматичному режимі у розрізі складів та матеріально-відповідальних осіб як щоденно, так і у цілому за місяць.

У наказі про облікову політику необхідно детально розкрити методи обліку транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ):

1) склад транспортно-заготівельних витрат, сформований згідно П(С)БО 9 «Запаси» (затрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування усіма видами транспорту до міс­ця їх використання, включаючи витрати зі страхування ри­зиків транспортування запасів);

2) порядок обліку (ідентифіковано чи загалом) і розподілу транспортно-заготівельних витрат;

3) окремий субрахунок обліку транспортно-заготівельних ви­трат;

4) метод списання ТЗВ (шляхом прямого включення до первісної вартості придбаних запасів або узагальнення на окре­мому субрахунку рахунків обліку запасів і розподіляти між одиницями обліку за середнім відсотком ТЗВ).

При постійній величині ТЗВ, що виникають при придбанні пев­них видів запасів, використовується перший метод, тобто витрати безпосередньо включаються до вартості цих запасів на основі пер­винних документів.

Якщо ТЗВ належать до декількох видів запасів, то їх сума зби­рається на окремому субрахунку. Сума транспортно-заготівель­них витрат, що узагальнюється на окремому субрахунку рахунків обліку запасів, щомісячно розподіляється між сумою залишку за­пасів на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули за звіт­ний місяць (використані, реалізовані, безоплатно передані, тощо). Сума транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься до за­пасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості запасів, що вибули, з відображенням її на Тих самих рахунках обліку, у кореспонден­ції з якими відображено вибуття цих запасів. Середній відсоток транспортно-заготівельних витрат визначається діленням суми залишків транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця і транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць на суму залишку запасів на початок місяця і запасів, що надійшли за звітний місяць.

С-до ТЗВ + ТЗВ за місяць

%тзв=-------------------------------------------х100%

С - дазапасів + надходження_запасів

Планом рахунків для обліку ТЗВ не передбачено окремого ра­хунку, тому підприємство самостійно обирає для цього окремий субрахунок. Для обліку ТЗВ, що виникли при придбанні вироб­ничих запасів, можна використовувати субрахунок 200 «Тран­спортно-заготівельні витрати». Також можна до рахунку 29, який залишається резервним у Плані рахунків, відкривати субрахунки аналогічно із їх переліком на рахунку 20 «Виробничі запаси»: 291 «ТЗВ сировини і матеріалів»; 292 «ТЗВ придбаних напівфабри­катів»; 293 «ТЗВ палива», тощо. Для обліку ТЗВ, що виникли при придбанні товарів, пропонують використовувати субрахунок 289 «Транспортно-заготівельні витрати».