Лекция "Система управления базами данных ACCESS. Общие сведения"

Шандриков А.С.

Филиал учреждения образования

«Белорусский государственный технологический университет»

«Витебский государственный технологический колледж»

Система управления базами данных ACCESS. Общие сведения

Структура системы управления базами данных ACCESS

База данных (БД) – это именованная совокупность данных на машинном носителе информации, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области Основная задача БД – хранение данных, поэтому часто встречается и другое определение:

БД – это электронное хранилище информации, доступ к которому имеет один или несколько компьютеров.

Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенный для создания и редактирования БД, хранения, получения и анализа данных.

Программа Access представляет собой систему управления базами данных (СУБД), предназначенную для работы с реляционными (от англ. relation – отношение) БД. В реляционных БД информация хранится в одной или нескольких таблицах, связь между которыми осуществляется посредством значений одного или нескольких полей.

Структура СУБД ACCESS представлена на рис. 1. Основной единицей хранения данных является таблица. Количество таблиц зависит от объёма информации, хранящейся в БД.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С их помощью осуществляется обработка данных: упорядочивание, фильтрация, извлечение, изменение, объединение.

Формы – это объекты, представляющие собой настраиваемые диалоговые окна. Формы используются для ввода новых и просмотра имеющихся данных.

Отчёты используются для предоставления пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Отчёты позволяют выбрать из БД требуемую пользователю информацию и оформить её в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчёта может являться таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчёте могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например, итоговые суммы.

Страницы доступа к данным содержат информацию, извлеченную из БД и сохраненную в формате HTML. В результате данные БД становятся доступными через Интернет.

Макросы – это небольшие программы на языке макрокоманд СУБД ACCESS. Макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. ACCESS располагает очень широким набором макрокоманд. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму в качестве аргументов следует задать имя открываемой формы и режим вывода её на экран. Для выполнения макроса пользователь может назначить некоторую комбинацию клавиш.

Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

SQL (от англ. structured query language – язык структурированных запросов) – формальный непроцедурный язык программирования, применяемый для создания, модификации и управления данными в произвольной БД.

Все перечисленные объекты БД хранятся в едином файле БД, имеющем расширение accdb.

Структура таблиц

Каждая таблица БД должна иметь уникальное имя и содержать информацию только об одном конкретном объекте (теме), например, сведения о работниках предприятия.

Структурными элементами таблицы являются строки и столбцы. Адреса данных, хранящихся в БД, определяется ячейкой таблицы, то есть пересечением строк и столбцов таблицы.

Каждая таблица должна содержать столбец или набор столбцов для однозначного определения каждой строки таблицы. Часто для этого используется уникальный идентификационный номер, который в БД называется первичным ключом таблицы. В качестве первичного ключа может использоваться, например, код сотрудника, табельный номер и т.п. Использование поля первичных ключей позволяет ACCESS быстро связывать данные из нескольких таблиц и сводить их воедино.

Строки таблицы называются записями или кортежами. Они содержат характеристики одного экземпляра объекта, например, табельный номер конкретного сотрудника, его фамилию, должность, дату рождения, оклад и т. д. Одинаковых записей (строк) в таблице быть не должно.

Столбцы таблицы называются полями или атрибутами.

Таблица может не иметь ни одной записи, но в ней обязательно должно быть хотя бы одно поле.

Поля располагаются в определенном порядке, который формируется при создании таблицы. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных
символов, за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного знака и квадратных скобок. Максимальная длина имени – 64 символа.

Пример таблицы представлен на рис. 2.

Рис. 2. Пример таблицы БД Access

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. Типы данных и их значения представлены табл. 1.

Таблица 1

Свойства полей. Основные свойства полей представлены в табл. 2.

Таблица 2

Интерфейс СУБД ACCESS

Окно СУБД ACCESS внешне не отличается от окон ранее рассмотренных программ из пакета Microsoft Office. Также главное меню представляет собой ленту – ряд вкладок, каждая из которых содержит группы команд, относящиеся к определённой категории (рис. 3).

Рис. 3. Окно ACCESS

В зависимости от операции с БД некоторые вкладки видны всегда, а некоторые появляются по мере необходимости.

Вкладка ГЛАВНАЯ содержит группы команд для редактирования, форматирования, сортировки, фильтрации, поиска и управления окнами.

Вкладка СОЗДАНИЕ (рис. 4) позволяет создавать новые объекты БД – таблицы, запросы, формы, отчёты и др. На этой вкладке можно создавать копии ранее созданных БД, которые называются репликами.

Рис. 4. Вкладка СОЗДАНИЕ

Вкладка ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ (рис. 5) включает команды для импорта/экспорта данных.

Рис. 5. Вкладка ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ

Вкладка РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ (рис. 6) содержит инструменты для отображения схемы данных, перехода в редактор встроенного языка программирования VBA, анализа быстродействия, перевода данных в формат MS SQL Server. Здесь же можно настроить добавление данных в таблицы через электронную почту с помощью программы Outlook.

Рис. 6. Вкладка РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

Литература

Шандриков, А.С. Информационные технологии в лесном хозяйстве / А.С. Шандриков – Минск : РИПО, 2018 – 390 с.

Скачано с www.znanio.ru