Лекция "Access"

2 семестр. Лекция 2 СУБД Microsoft Access 2000. Знакомство Access. Общие сведения.....................................................................................................................................................1 1. Инструменты для работы с данными в Access.............................................................................................................1 2. Разработка базы данных.................................................................................................................................................7 2.1. Таблицы и связи между ними..................................................................................................................................7 Access. Общие сведения Access  ­   приложение,   входящее   в   состав   пакета  Office,   разработанного компанией Microsoft.  Access представляет собой локальную СУБД и ориентирован на разработку баз   данных   малой   и   средней   сложности,   с   которыми   одновременно   могут работать   один   или   несколько   пользователей.   Приложение   обращается непосредственно к файлу базы данных, доступ к файлу ограничен пределами одного компьютера или локальной сети. Данные не кэшируются в оперативной памяти (при каждом запросе выполняется обращение к файлу), что гарантирует устойчивость БД по отношению к аппаратным сбоям, но негативно влияет на производительность.   Для   защиты   целостности   данных   при   обращении   к   ним производится блокировка (два пользователя не могут одновременно изменить содержимое   одной   и   той   же   ячейки).   Файлы   баз   данных  Access  имеют расширение «.MDB». Access  предоставляет   простые   и   удобные   возможности   для   разработки структуры   БД   и   пользовательского   интерфейса.   Одно   и   то   же   приложение служит   как   инструментом   создания   баз   данных,   так   и   средством   работы   с готовыми   БД.   На   рис.   1   показан   вид   окна  Access  с   открытой   в   нем   базой данных. В  левой части окна базы данных перечислены виды групп объектов, которые могут присутствовать в БД (таблицы, запросы, формы и т.п.). В правой части   окна  отображается   список   объектов,   принадлежащих   конкретной выбранной группе. 1. Инструменты для работы с данными в Access База данных Access может содержать объекты следующих видов: • Таблицы • Запросы • Формы • Отчеты • Страницы •   Макросы •   Модули Все   эти   объекты   являются   инструментами,   позволяющими   выполнять различные действия над данными. Таблицы.  Объекты­таблицы   (рис.   2)   предоставляют   пользователю 1 непосредственный   доступ   к   просмотру,   изменению   и   добавлению   хранимых данных.   В   соответствии   с   требованиями   реляционной   модели,   все   данные   в Access  хранятся   именно   в   таблицах.   Остальные   объекты   ­   лишь   средства работы с этими данными. 2 Рис. 1. Вид приложения с загруженной БД Рис. 2. Пример таблицы 3 Запросы.  Запросы   (рис.3)   позволяют извлекать данные из одной или нескольких таблиц в  соответствии   с   заданными   условиями   отбора, производить   при   этом   обработку   и   сортировку данных. Визуально запросы напоминают таблицы, однако   их   принципиальное   отличие   в   том,   что отображаются не сами данные, которые хранятся в   БД,   а   то,   что   является   результатом   их переработки. быть параметризованными   (иметь   параметры).   При вызове такого запроса пользователь должен задать значения параметров. Запросы   могут Формы.  Формы   (рис.   4)   предоставляют   пользователю   более   удобные средства по работе с данными, чем непосредственное редактирование таблиц. Форма   обычно   привязана   к   одному   или   нескольким   источникам   данных (таблицам   или   запросам)   и   позволяет   манипулировать   данными   из   этих источников с помощью визуальных средств. Форма может и не быть связана с источниками  данных, а служить пользовательским  интерфейсом  ­ содержать кнопки и другие элементы управления.     Рис. 3. Пример запроса Рис.4. Пример формы Отчеты.  Отчеты   (рис.   5)   представляют   данные   в   виде,   пригодном   для вывода на печать. Данные в отчеты подставляются напрямую из таблиц или из результатов   выполнения   запросов.   Например,   можно   создать   отчет   в   форме стандартного   бланка   организации,   в   определенные   поля   которого подставляются соответствующие данные. Страницы. Страницы  (рис. 6) ­ документы в формате  HTML, которые могут   быть   просмотрены   в  web­обозревателе   (точнее,   только   в  MS  Internet Explorer). Страницы имеют то же назначение, что и формы ­ пользовательский интерфейс для доступа к данным. Страницы хранятся за пределами файла базы 4 данных. Для работы с ними не требуется запускать приложение Access. 5 Рис. 5. Пример отчета Рис. 6. Пример страницы доступа к данным Макросы   и   модули.  Макрос   ­   определяемая   пользователем последовательность действий. Если требуется часто выполнять одни и те же операции  (например,   открытие   и   последующую   печать   отчета),   можно   их оформить в виде макроса. При запуске макроса выполняются все заданные в нем   действия.  Модуль   ­   набор   подпрограмм   на   языке  Visual  Basic, составленных   разработчиком   БД   и   предназначенных   для   выполнения нетривиальных   операций   над   данными,   которые   сложно   реализовать   иными 6 средствами. 2. Разработка базы данных Создание   БД   начинается   со   структуры   данных   ­   с   таблиц   и   связей,  т.к. именно в таблицах хранятся все данные. 2.1. Таблицы и связи между ними Создать   таблицу  ­   значит   определить   имена   и   типы   данных   для   всех   ее полей. В Access есть инструмент «Мастер», позволяющий создавать таблицы по предопределенным   образцам.   При   запуске   мастера   предлагается   выбрать наиболее   подходящий   образец   («Контакты»,   «Сотрудники»,   «Поставщики», «Студенты» и т.п.), после чего нужно отобрать из списка имена необходимых полей  (рис. 7). Очевидно, что невозможно предусмотреть образцы таблиц на все  случаи   жизни.   Кроме   того,   не   стоит   полагаться   на   то,   что   создатели образцов имели в виду то же самое, что и вы. Конструктор таблиц.  Для создания и редактирования структуры любых таблиц в  Access  используется инструмент «Конструктор таблиц». Рассмотрим вид   окна   конструктора   при   редактировании   структуры   таблицы   (рис.   8).   В верхней части перечислены имена полей таблицы их типы данных. Поле «Код сотрудника» помечено слева символом  , который означает, что поле является ключевым. В нижней части окна определяются дополнительные свойства для поля, которое выделено в данный момент в списке сверху. Рис. 7. Окно мастера создания таблиц 7 Рис. 8. Окно конструктора таблиц 8 При   работе   с   таблицей   можно выполнять   переключение   между   двумя режимами  ­   режимом   конструктора   и режимом   таблицы.   Для   переключения используется   кнопка   панели инструментов или соответствующие опции в разделе  меню  «Вид» (рис. 9). В  режиме конструктора   выполняется  просмотр   и редактирование таблицы (названий   и   типов   ее   полей),   а   в   режиме таблицы   ­   просмотр   и   редактирование данных, хранящихся в этой таблице. структуры    на   Рис. 9 Режимы работы с таблицей Ниже перечислены типы данных  Access, которые могут использоваться при определении полей таблиц: • Текстовый (до 255 символов) • Поле МЕМО (большой текст) • Числовой (целые или вещественные значения) • Дата/время • Денежный • Счетчик (для каждой добавляемой строки автоматически назначается  уникальное целое значение) • Логический (может принимать только два значения ­ "да" и "нет") • Поле   объекта  OLE  (Object  Linked  Embedding)   ­   некие   объекты,   для работы   с   которыми   должно   использоваться   стороннее   приложение. Например ­ графическое изображение или документ MS Word. Тип данных определяет допустимое множество значений, которые могут быть   размещены   в   поле.   Кроме   значений,   специфичных   для   каждого   типа данных, в Access (как и в большинстве других СУБД), существует специальное значение Null, универсальное для всех типов данных. Оно рассматривается как «никакое»,   «не   присвоенное»   значение.   Если   поле   содержит   значение  Null, значит, оно не содержит никакого значения.  Null  отличается от значения «0» для числового поля и от значения «пустая строка» для текстового. Для объявления поля ключевым, следует в режиме конструктора поместить курсор в строку, описывающую это поле и нажать на панели инструментов кнопку  «Ключевое   поле».   Объявление   поля   ключевым   гарантирует поддержание   уникальности   его   значений   для   каждой   записи   (при   попытке внести повторяющиеся данные, фиксируется ошибка). Значения из ключевого поля   таблицы   могут   использоваться   в   других   таблицах   для   ссылки   на конкретные записи (строки) этой таблицы. Для заполнения  ключевого  поля гарантированно уникальными значениями может оказаться удобным использовать для него тип данных «Счетчик». При добавлении   новой   записи   в   таблицу,   полю   этого   типа   автоматически 9 присваивается очередное числовое значение ­ на единицу больше предыдущего. Для  определения   составного   ключа   нужно   выделить   несколько   полей, образующим  ключ   (при   этом   может   потребоваться   удерживать   нажатой клавишу  Ctrl).  Объявление   составного   ключа   гарантирует   поддержание уникальности комбинации значений полей, входящих в этот ключ. В   примере   на   рис.   10   ключ   состоит   из   полей   «НомерЭтажа»   и «НомерКомнаты». Рис.10. Пример составного ключа При этом несколько записей могут содержать один и тот же номер этажа и  несколько ­ номер комнаты, но комбинация этих двух значений не может  повторяться. Задание свойств полей в конструкторе. Кроме выбора типа данных для полей, конструктор позволяет  настраивать  их свойства  более детально. Вид списка свойств зависит от типа данных поля (рис. 11, 12). Рис. 11. Свойства числового поля 10 Рис. 12. Свойства текстового поля Свойство «Размер поля» для числового поля уточняет тип числа (целое или вещественное) и размер места, отводимого под его хранение. Для текстового поля ­ это допустимое количество размещаемых в поле символов. Свойство «Подпись» задает текст, который будет отображаться в качестве заголовка   столбца   таблицы.   Если   свойство   не   задано,   в   качестве   заголовка будет использовано имя поля. Свойство   «Обязательное   поле»   определяет,   допустимы   ли   в   этом   поле пустые значения (Null). Если свойство установлено в «Да», то поле не должно содержать значения Null. Свойство «Значение по умолчанию» определяет значение, которое будет помещаться в поле новой записи, если при этом никакое другое значение не будет присвоено явно. Если свойство не задано, то значение по умолчанию ­ Null. Свойство «Пустые строки» (для текстового поля) определяет, можно ли считать строку с нулевым числом символов строковым значением. В противном случае она будет рассматриваться как не присвоенное значение (Null). Свойство «Индексированное поле» указывает, следует ли для данного поля строить индекс. Наличие индекса позволяет ускорить выборку и сортировку данных из этого поля, но может несколько замедлить их обновление. Кроме того, размещение индекса может вызвать увеличение размера файла БД. При определении   индекса   следует   указать,   допускаются   ли   в   этом   поле повторяющиеся   значения.   При   объявлении   поля   ключевым,   для   него автоматически строится уникальный (без повторяющихся значений) индекс. Вкладка   «Подстановка  »   позволяет   настраивать   свойства   столбцов   таким образом, чтобы при просмотре таблицы отображались не те данные, которые хранятся в этих столбцах (если эти данные малоинформативны), а связанные с ними данные из другого источника.  11 Связи между таблицами. Для задания связей между таблицами в Access  используется средство «Схема данных» (рис. 13). Рис. 13. Пример схемы данных Схема данных ­ важный инструмент построения баз данных. Она позволяет наглядно   представить   связи   между   таблицами   и   обеспечить   поддержание целостности  данных  в  этих  таблицах. Как  будет  видно  в дальнейшем,  явное задание  связей   между   таблицами   также   облегчает   построение   запросов   на основе этих таблиц. Для открытия окна схемы данных следует нажать кнопку «Схема данных» на панели инструментов или выбрать соответствующий пункт в разделе меню «Сервис». При первом обращении к схеме данных откроется диалоговое окно, в котором будет предложено выбрать таблицы для включения в схему (рис. 14). В   дальнейшем   этот   диалог   можно   вызвать,   выбрав   пункт   «Добавить таблицу» в контекстном меню окна схемы данных или в разделе меню «Связи». Диалог   не   создает   новые   таблицы,   а   включает   уже   существующие   в   схему данных. В схеме данных отображаются названия таблиц и их полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом. Для   создания   связи   между   таблицами,   включенными   в   схему   данных, следует с помощью мыши «перетащить» название одного связываемого поля на другое поле, с которым строится связь (рис. 15). При этом появится диалоговое окно (рис. 16), в котором нужно задать  требуемые свойства связи: обеспечение целостности данных, каскадное  обновление и удаление, после чего нажать кнопку «Создать». 12 Рис. 14. Добавление таблиц в схему данных Рис. 15. Построение связи Рис. 16. Свойства связи Вместо   перетаскивания   полей   мышкой,   можно   вызвать   тот   же   диалог, обратившись к пункту меню «Изменить связь» в разделе «Связи» или сделав двойной щелчок по незанятой области окна схемы данных. В этом случае нужно будет   указать   имена   таблиц   и   полей,   между   которыми   устанавливается 13 связь. Свойства   ранее   созданной   связи   также   можно   изменить,   выделив   ее   и выбрав тот же пункт меню или просто щелкнув по ней мышкой. При построении связи,  Access  называет одну из таблиц главной, а другую ­связанной.   Часто   он   сам   может   принять   решение   о   том,   какую   из   таблиц считать   главной   (например,   если   одно   из   связываемых   полей   является ключевым   или   просто   имеет   уникальный   индекс,   главной   будет   таблица, содержащая это  поле). Если это не удается, то главной считается таблица, с которой было начато прокладывание связи. Диалог позволяет задать следующие свойства связи: • Обеспечение целостности данных. Включение этого свойства запрещает помещать   в   поле   связанной   таблицы   значения,   которые   отсутствуют   в поле главной таблицы. При этом поле главной таблицы должно являться ключевым   или,   по   крайней   мере,   уникальным.   Т.е.,   значения   в   поле связанной таблицы будут однозначно указывать на конкретные записи в главной таблице. • Каскадное обновление связанных полей. Если задано это свойство, при изменении   значения   поля   в   главной   таблице   будут   автоматически • Каскадное записей. Если   удаляется   запись   из   главной   таблицы,  должны     автоматически удалиться связанные с ней записи из связанной таблицы. связанных удаление       меняться соответствующие значения в связанной таблице. Каскадное обновление и удаление могут быть  заданы только в том случае, если включено обеспечение целостности данных. Если обеспечение целостности не   задано,   построенная   связь   никак  не   будет   ограничивать   множества Рис. 17 Отношение «Один ко допустимых   значений   связанных   полей.   В  Access  такие   связи   играют   роль только   при   построении   запросов.  При   создании   связи   между   таблицами,   в которых   уже   есть   данные,  Access  проверяет   условие   целостности   и отказывается строить связь, если это условие нарушено. многим» 14 Построение   связи   с   ограничением   целостности   создает  взаимоотношение между   таблицами.   Если   одно   из   связываемых   полей   является   ключом   или уникальным индексом (не допускает повторений), образуется связь вида «один ко многим»  (рис. 17).  Здесь  «Таблица_1» ­   главная   таблица,  «Таблица_2»  ­ связанная.   Смысл   этой   связи   заключается   в   следующем:   Каждой   записи   из таблицы   «Таблица_1»   может   соответствовать несколько   записей   (или   ни   одной)   в   таблице «Таблица_2».   Каждой   записи   из   «Таблица_2» может   соответствовать   только   одна   запись   из «Таблица_1». Рис. 18 Отношение «Один к одному» Если оба связываемых поля являются уникальными, связь будет иметь вид «один   к   одному»  (рис.   18).   При   этом   каждой   записи   в  одной   из   таблиц соответствует   только   одна   запись   в   другой   таблице.   Связи   такого   вида используются нечасто, поскольку в этих случаях данные из двух таблиц обычно можно объединить в одну таблицу. Связи,   образующие   взаимоотношения   («один   ко   многим»   или   «один   к одному»), требуют, чтобы связанное поле главной таблицы было ключевым, или, по крайней мере, уникальным, т.е. каждое значение из этого поля однозначно указывало   на   одну   запись   таблицы.   Такое   поле   также   принято   называть первичным ключом.  Поле связанной таблицы, которое содержит значения из ключевого поля главной таблицы, называют внешним ключом. 15