Лекція 1. Аналіз діяльності підприємства в системі управління

Лекція 1. Аналіз діяльності підприємства в системі управління

Функції та склад системи управління підприємством

Поняття аналізу господарської діяльності: предмет, об’єкт, функції, роль, задачі та принципи.

Взаємозв’язок управлінських рішень та аналізу господарської діяльності

Технологія прийняття управлінських рішень за результатами аналізу господарської діяльності

Згідно з основними положеннями теорії систем, будь-який об’єкт, явище чи процес (включаючи підприємство) можна розглядати як систему. Під системою розуміють сукупність взаємозв’язаних в одне ціле елементів. Елемент системи — це частина цілого, яка в процесі аналізу не підлягає поділу на складові. Отже, для будь-якої системи характерно, що:

-          вона складається з декількох елементів;

-          кожний її елемент має властиві лише йому якості;

-          між елементами системи існують зв’язки, за допомогою яких вони впливають один на одного;

-          система не може існувати поза часом і простором. Вона має часову сутність (її склад може бути

визначений у кожний даний момент), а також свої межі та навколишнє середовище.

Особливість підприємства як системи полягає в тому, що підприємство — це відкрита система, яка може існувати лише за умови активної взаємодії з навколишнім середовищем. Воно вибирає з проміжного та загального зовнішнього середовища основні фактори виробництва і, перетворюючи їх на продукцію (товари, послуги, інформацію) та відходи, передає знов у зовнішнє середовище. Умовою життєздатності системи є корисний (вигідний) обмін між «входом» і «виходом».

Система управління підприємством є сукупністю трьох підсистем: власне системи управління, системи, що управляється, та інформаційної системи.

Інформаційна система управління включає всі види обліку, що створюють масив управлінської інформації, який характеризує стан системи, що управляється, та виконання управлінських рішень. Уся управлінська інформація аналізується, і відповідно до результатів аналізу готуються проекти управлінських рішень, які передаються в систему управління. Аналіз господарської діяльності займає важливе місце в інформаційній підсистемі управління, дозволяє економічно обґрунтувати управлінські рішення і здійснювати їх моніторинг.

У системі, що управляє, проекти управлінських рішень разом з іншою інформацією використовуються відповідно до загальних функцій управління для формулювання управлінських рішень, які передаються на об’єкт управління (систему, що управляється). В об’єкті управління управлінські рішення передаються у відповідні підрозділи та забезпечується контроль за їх виконанням. Щодо всіх операцій, які здійснюються в підрозділах, формується відповідна первинна інформація, яка в порядку зворотного зв’язку направляється в інформаційну систему управління.

Система управління підприємством передбачає диференціацію та координацію управлінської діяльності за виконуваними функціями. Під функцією управління слід розуміти продукт поділу і спеціалізації управлінської праці, відокремлений напрямок управлінської діяльності, що дозволяє здійснювати управлінський вплив. За ознакою інваріантності розрізняють загальні (ключові) функції, що розкривають склад процесу управління, і специфічні (конкретні) функції, що вказують напрямок цілеспрямованого впливу на той чи інший вид виробничої діяльності.

До основних функцій управління відносять: аналіз, облік,

планування, організацію, мотивацію, контроль.

Специфічні функції управління підприємством вказують напрямок впливу на будь-яку сферу виробничої діяльності, вони обумовлені багатосторонньою діяльністю підприємства та

змістом його виробничих процесів. Тому під специфічними функціями управління розуміють результат поділу управлінської праці. Такі функції включають види діяльності, які розрізняються призначенням і засобами реалізації.

Об’єктом управління є організаційно відокремлена ланка, яка забезпечує одну із стадій або частину стадії виробничо-господарського процесу і є основою цілеспрямованого управлінського впливу. З огляду на особливості виробничо-господарських процесів підприємства, до конкретних функцій управління виробництвом продукції варто віднести:

-          управління науково-технічною підготовкою виробництва;

-          управління основним, допоміжним і обслуговуючим виробництвом;

-          управління якістю продукції;

-          управління персоналом підприємства;

-          управління матеріально-технічним постачанням;

-          управління фінансами;

-          управління збутом продукції;

-          управління маркетингом;

-          управління розвитком і удосконаленням системи адміністрування тощо.

За змістом кожна конкретна функція управління на підприємстві є комплексною і включає аналіз, планування, організацію, мотивацію і контроль організаційно відокремлених об’єктів впливу, окремих аспектів виробництва. Необхідно зазначити, що основний склад конкретних функцій управління підприємством принципово не змінюється зі зміною масштабу і характеру виробництва.

Аналіз господарської діяльності є самостійною галуззю наукових знань, що має свій зміст. Аналіз господарської діяльності як наука — це система спеціальних знань, що пов’язані:

-          з дослідженням економічних процесів у їх взаємозв’язку, що складаються під впливом об’єктивних економічних законів;

1.      з науковими обґрунтуваннями бізнес-планів, з об’єктивною оцінкою їх виконання;

2.      виявленням позитивних та негативних факторів і кількісним вимірюванням їх дії;

3.      з розкриттям тенденцій та пропорцій господарського розвитку, з визначенням невикористаних внутрішньогосподарських резервів;

4.      з узагальненням передового досвіду, з прийняттям управлінських рішень.

5.       ході аналізу господарської діяльності всі явища вивчаються у взаємозв’язку та взаємообумовленості. Причинний або факторний аналіз виходить з того, що кожна причина, кожний фактор отримує відповідну оцінку.

Сукупним об’єктом аналізу є основна (звичайна) діяльність підприємства та її економічні результати. Основна діяльність — операції, пов’язані з виробництвом або реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг), що є головною метою створення підприємства і забезпечують основну частку його доходу.

Предметом аналізу господарської діяльності є причинно-наслідкові зв’язки економічних процесів діяльності підприємств. Тільки розкривши причинно-наслідкові зв’язки різних сторін діяльності, можна визначити, як зміняться фінансові результати основної діяльності за рахунок того чи іншого фактора, провести обґрунтування будь-якого управлінського рішення. Предмет аналізу господарської діяльності розкривається через його об’єкти: обсяг виробництва і продажу, забезпеченість трудовими, матеріальними та фінансовими ресурсами, фінансовий стан підприємства тощо.

Завдання аналізу господарської діяльності визначаються його змістом та предметом. Основними з них є: вивчення характеру дії економічних законів, установлення закономірностей і тенденцій економічних явищ і процесів у конкретних умовах підприємства; наукове обґрунтування поточних і перспективних планів; моніторинг виконання планів і управлінських рішень; визначення економічної ефективності використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів;

оцінка     фінансових     результатів     діяльності     підприємства;

виявлення та вимірювання внутрішніх резервів; розробка заходів по використанню виявлених резервів.

Аналітичне дослідження, його результати та їхнє використання в управлінні виробництвом мають відповідати визначеним вимогам. Важливішими принципами аналізу є:

державний підхід, науковість, комплексність, системність, об’єктивність, точність, дієвість, плановість, оперативність.

Реалізація зазначених принципів на практиці сприятиме ефективній організації і результативності аналізу господарської діяльності.

У         вузькому розумінні прийняття рішень розглядається лише як вибір кращого рішення з чисельних альтернатив. У процесі аналізу вузького розуміння необхідно враховувати, що альтернативні варіанти не виникають самі собою. Процес прийняття рішень складається не тільки з вибору кращого варіанту, але і з пошуку альтернатив, встановлення критеріїв оцінки, вибору способу оцінки альтернатив тощо.

У                 розширеному розумінні прийняття рішень ототожнюється з усім процесом управління. Розширене розуміння охоплює не тільки процес прийняття рішень, але і його виконання та контроль результатів його реалізації. Але це не відповідає уявленню, що кінцевим результатом прийняття рішення є саме рішення.

Зважаючи на це, можна запропонувати наступне визначення: прийняття рішення — це процес, який починається з констатації виникнення проблемної ситуації та завершується вибором рішення, тобто вибором дії, яка спрямована на усунення проблемної ситуації.

Кінцевим результатом прийняття рішення є саме управлінське рішення, яке постає, як первісний, базовий елемент процесу управління, що забезпечує функціонування господарської організації за рахунок взаємозв’язку формальних та неформальних, інтелектуальних та організаційно-практичних аспектів менеджменту.

Управлінське рішення є інструментом впливу на об’єкт управління та окремі його підсистеми, важливою ланкою

формування та реалізації відношень управління в організації; складає основу реалізації кожної функції менеджменту.

У теорії управління виділяють три основні моделі прийняття рішень: класична, поведінкова та ірраціональна

модель. Прийняття управлінських рішень за результатами проведеного аналізу здійснюється у рамках класичної моделі.

Процес прийняття управлінських рішень є складним і багатостороннім. Він включає цілий ряд стадій і операцій. кількість і конкретний зміст яких визначається менеджерами підприємства залежно від кваліфікації керівника, певної ситуації, стилю керівництва та організаційної культури тощо. Процес прийняття рішень включає такі етапи, які можуть бути поєднані один із одним як прямими, так і зворотними зв’язками. У конкретних випадках, особливо при розробці масових «стандартних» рішень, окремі етапи випадають або інтегруються. Таким чином, фактична кількість етапів визначається проблемою, яка вирішується.

Безпосередньо процес прийняття рішення розпочинається з отримання інформації про внутрішнє і зовнішнє середовище. У процесі її обробки визначається вірогідність і повнота інформації. Кожне управлінське рішення приймається на основі аналізу лише спеціально відібраної інформації з врахуванням її особливостей. Інформація, яка не піддається формалізації, вивчається за допомогою логічного мислення, порівняння, аналогії, аналізу, синтезу, індукції, тощо. Для обробки формалізованої інформації широко застосовуються кількісні методи: складання статистичних таблиць, графіків, регресійний аналіз, логіко-математичні методи тощо. Структуризація й аналіз обробленої інформації, сукупність її об’єктивних і суб’єктивних факторів дозволяє менеджеру визначити ступінь важливості проблеми й обґрунтувати необхідність щодо її рішення. Після виявлення проблеми головним завданням менеджера є чітке її формулювання, від якого залежать важливі елементи управлінського рішення — визначення цілей і завдань, які необхідно досягти при вирішенні поставленої проблеми.

Обмеження коригуючих дій звужують можливості прийняття рішень. Перед тим, як переходити до наступного етапу процесу прийняття рішень, керівник повинен чітко визначити

обмеження й лише потім визначати альтернативи. До числа загальних обмежень відносять:

1.       недостатню кількість працівників відповідної кваліфікації й досвіду;

2.       необхідність застосування вдосконаленої технології;

3.       відсутність необхідних матеріальних ресурсів тощо. Всі методи обґрунтування управлінських рішень

поділяються на кількісні та якісні. Кількісні методи (або методи дослідження операцій) застосовують, коли фактори, що впливають на вибір рішення, можна кількісно визначити та оцінити. Якісні методи використовують тоді, коли фактори, що визначають прийняття рішення, не можна кількісно охарактеризувати або вони взагалі не піддаються кількісному вимірюванню. До якісних методів належать в основному експертні методи.

Аналітичні методи застосовуються в умовах однозначної визначеності інформації щодо ситуації, яка аналізується. Ця група методів характеризується тим, що встановлює аналітичні залежності між умовами вирішення задачі факторами та її результатами . До них належить широка група методів аналізу господарської діяльності підприємств.

Реалізація рішень, як правило, пов’язана з використанням трудових, матеріальних, енергетичних, фінансових та інших ресурсів. Відповідно обираються й критерії оцінки рішень, якими можуть бути найрізноманітніші показники: найменші витрати, найбільший обсяг виробництва, максимальне використання обладнання, соціальна значущість тощо. Якщо рішення приймається за одним критерієм (показником), воно є простим, якщо за кількома критеріями — складним.

При формулюванні альтернативних рішень менеджер завжди має справу з невизначеністю. Тому продовженням обробки інформаційних даних є прогнозування, яке дає можливість передбачити результати реалізації кожного варіанта рішення. Воно дає можливість серед різноманіття потенційно можливих варіантів виділити бажані, які відзначаються

необхідними результатами. Послідовне накладання інших обмежень значно звужує кількість варіантів. При відборі варіантів використовуються також і евристичні методи, засновані на логіці.

Обрання найкращого варіанта рішення передбачає виявлення альтернатив з ряду бажаних рішень і обирання найкращих варіантів. З цією метою кінцевий результат реалізації кожного варіанта ретельно вивчається та порівнюється з прийнятим для даної проблеми критерієм або критеріями. За результатами порівняння варіантів рішень обирається найвідповідніший для конкретних умов, який забезпечує найефективніше досягнення поставленої цілі.

Прийняті управлінські рішення можуть набирати письмової чи усної форми. Переважно рішення оформляються письмово: (накази, розпорядження, інструкції тощо). У цих документах повинні бути визначені мета й необхідна програма дій для виконання рішення. Реалізація прийнятого рішення вимагає розробки організаційного плану, спрямованого на досягнення мети даного рішення, у якому загальний обсяг робіт розчленовується на окремі складові. Для виконання робіт визначаються виконавці, відповідальні особи, терміни виконання. При реалізації рішення виконавці окремих робіт повинні бути наділеними певними правами та повноваженнями,

й     нести відповідальність залежно від завдань, які вирішуються. При цьому використовується принцип делегування відповідальності, який передбачає її розподіл між усіма учасниками як розробки, так і реалізації прийнятого рішення. В організаційному плані визначаються терміни виконання рішення

й     обсяг виділених ресурсів.

Процес реалізації прийнятого рішення тісно пов’язаний із контролем за його виконанням. Ефективний контроль за виконанням рішення неможливий без чіткого обліку виконання окремих робіт. При цьому використовуються три види обліку: статистичний, бухгалтерський, оперативний. Завданням контролю є не лише своєчасне виявлення відхилень від визначеної програми, але й швидка їх ліквідація або упередження. Від ефективності контролю зрештою залежить реальність рішень, що приймаються, й своєчасність їх виконання.

Незалежно від стану виконання повинні підбиватися підсумки реалізації управлінського рішення, які є перевіркою ефективності використання.

Скачано с www.znanio.ru