Лекція 3. Особливості сучасних форм документообігу

Лекція 3.  Особливості сучасних форм документообігу

Документообіг - послідовність проходження документа р моменту виконання в ньому першого запису й до здачі його в архів. Будь-яке економічне завдання зважується на підставі різних форм первинних документів, що проходять різні стадії обробки: рух документа до обробки, у процесі обробки й після обробки.

Електронний документообіг - система, що забезпечує автоматичне проходження всіх стадій обробки інформації документа, починаючи від його створення (або надходження в систему) і закінчуючи здачею в архів. Система електронного документообігу забезпечує формування первинного документа й одержання на його основі різних похідних форм. Системи передбачають посилення контрольних функцій документів, зменшення витрат на їхню обробку, пошук і зберігання.

Автоматизація документообігу на сучасному етапі реалізується програмними продуктами різного виду:

у програмах, призначених для автоматизації діловодства, що  забезпечують проходження розпорядницьких і виконавчих документів (листів, розпоряджень, наказів і ін.) до різних виконавців і підрозділів, а також контроль за їхнім виконанням;

у функціональних програмах, що забезпечують реалізацію різних функцій керування й пов'язаних з розрахунками й обробкою різних економічних завдань (облікових, финан совых, банківських і ін.).

Розглянемо використання деяких програм, що реалізують принцип електронного документообігу.

Програми електронного діловодства забезпечують єдиний порядок обробки документів у керуванні справами організації (підприємства), секретаріаті, канцелярії. Вони забезпечують  прийом документів, реєстрацію, розгляд, передачу, відправлення, інформаційно-довідкове обслуговування, оперативне зберігання, контроль виконання; систематизацію й формування справ, складання описів, передачу справ в архів, а також у використання електронної пошти.

Малі й середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, що володіють одним або декількома комп'ютерами, можуть використовувати для автоматизації документообігу текстовий редактор (Word), табличні процесори (MS Excel, Lotus 1-2- 3), системи керування базами даних (Access).

Малі й середні підприємства з більшим обсягом документообігу, а також всі великі підприємства усе ширше використовують спеціальні програми, які носять умовна назва "Системи автоматизації діловодства електронного документообігу (САДЭД)".

На міжнародному ринку подібні пакети звуться  "Системи керування електронним документом" - Electronіc Document Management System, EDMS). САДЭД передбачають обробку документів за допомогою застосування послідовності тісно взаємозалежних технологій. Системи САДЭД працюють найчастіше  в корпоративних інформаційних системах і реалізують різні комбінації технологій збору, індексування, зберігання, пошуку й перегляду електронних документів.

Сучасні системи САДЭД використовують технологію адаптивного розпізнавання образа, досягнення в області нейронних мереж і штучного інтелекту, що дозволяє вирішити проблему розпізнавання тексту без помилок і організувати пошук інформації в електронній формі.

Основою систем електронного документообігу є:

рольове робоче місце, що передбачає оснащення працівника організації комп'ютером із установленими на ньому функціональними компонентами системи, що дозволяють вирішувати вузьке коло завдань відповідно до  ролі цього працівника в документообігу організацій;

бізнес- функція, що встановлює маршрут руху документа по організації від начальників до безпосередніх виконавців, що задається адміністратором системи.

У сучасних установах основним технологічним інструментом роботи з документами є комп'ютери, установлені на робочих місцях виконавців і керівників і об'єднані в обчислювальну мережу, позволяющюю її використовувати для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід діловодного процесу.

Особлива увага організації документообігу приділяють підприємства з більшим документообігом, де найбільш раціональним є створення електронної системи силами фахівців самого підприємства або шляхом індивідуального замовлення     фірми, що спеціалізується в цій області.

На  ринку  СНД пропонується досить широкий вибір прикладних програм для автоматизації керування документообігом.

Найбільш відомі системи: "Флагман. Документообіг"; система автоматизації документообігу " Бос-Референт"; "1C: електронний документообіг";  "Галактика"  -  модуль      "Керування документо- оборотом""; "Кодекс: Документообіг" і ін.

Розроблено й постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів - банківських карт (VІSA, Eurocard / Master Card), пластикових грошей (STB CARD і ін.), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків у торгівлі, сервісному обслуговуванні.

Для здійснення взаєморозрахунків між різними країнами в 1975- 1976 гг. була створена система міжнародних банківських телекомунікацій SWІFT, що поєднує банки багатьох країн. В Україні в цю систему включений ряд банків і число їх постійно збільшується. Удосконалювання документообігу відбувається на основі електронної пошти й електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.