LETTER WRITING

LETTER WRITING Letter  is a specific kind of written composition involving a concrete writer, message and a concrete reader. In many ways it is a free composition. But a letter is also governed by certain laws, or conventions of usage, which the letter writer cannot ignore. The guidelines will enable you to communicate effectively about matters that concern you. Regardless   of   your   reason   for   writing,   your   letter   should   always   be   neat,   courteous   and   concise. Remember to review the steps of the writing process before you actually write your letter. Planning the content and organization of your letter will ensure that you have included all the necessary information. Use the following strategies when writing letters: 1. Make certain that  the heading  is complete and accurate. Place the heading, which includes your address and the date, at the top right­hand corner of your stationery (house number first, then street name, then town, etc). If you have an apartment number, include it in we first line: 17 Nelson Road, Flat 118 Manchester MH 3 TQ In personal letters no heading is necessary, only the date. 2. Put the date under the address. There are several ways of writing the date, for instance, 21.3.94, or 21/3/94, or 21 March 1994 or March 21st, 1994. In the United States, the date is written as: Month, Day, Year. Notice that the writer's address and the date make a block ­ that is, the first words in each line start at the same place on the line. 3. In a business letter, put the name and address of the person you are writing to on the left­hand side of the page. Again, it makes a block. 4. Put  the salutation  on the left of the first line, not in the middle. The salutation is the greeting. Capitalize the first word and all the nouns in the salutation (Dear Mrs. Smith, Dear Keith). Notice that most letters in English, formal and informal, begin with Dear. In British English they either use no punctuation or put a comma after the salutation. In the United States they put a colon after the greeting in business letters. It is becoming more and more frequent to address women as Ms in business letters, whether you know they are married or not. 5. Leave an extra line of space between the salutation and the body of the letter. Also, leave an extra line of space between paragraphs. 6. Special greeting can finish your message. It comes at the end of the body of the letter. 7. Watch the positioning of the complimentary close. The complimentary close is the expression we use to finish the letter before signing our name. It appears below the last paragraph and goes on the left side of your paper. Capitalize only the first word of the complimentary close. 8. Sign your letter under the complimentary close. If the letter is typed, this is always written by hand in ink. In formal letters the name is typed below the signature. In personal letters the usual form of signature is the first name only. 9. If you are sending something in the same envelope with the letter, it is customary to type the word Enclosure (or its abbreviation End.) at the list below your name. 10. Be sure to give your letter an overall neat appearance. Practice Writing Personal Letters 1. Study the following variations that can occur within the different parts of a letter. The salutation THE COMPLIMENTARY  CLOSE in a business letter in writing to superiors SPECIAL GREETING Formal Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam, Dear Professor Brown, Dear Sirs, (GB) Gentlemen: (US) Dear Mr/Mrs Smith, Dear Miss Lee, Dear Ms Clifford, Yours, Yours faithfully, (GB) Yours truly, (US) Very truly yours, Yours sincerely, Sincerely yours, Yours respectfully, Very respectfully yours, I look forward to hearing  from you, and thank you in  advance. Informal Dear Mr. Jackson Dear Mrs. Thimson Dear George My dear Keith Dear Father Dearest Jean Anne dear My darling/precious, etc Yours sincerely, Yours, Yours ever, Cordially yours, Affectionately yours, Sincerely, Love, etc. All the best. Best wishes. Take care. Write soon. Very best wishes and kind regards. I'm looking forward to hearing from  you.