Личная карточка формы Т-2. Правильность ее заполнения

Личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех  работников (постоянных, временных, совместителей) на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т­1 или Т­1а) и  документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:        паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник поступает на работу на условиях  совместительства; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета ­ для военнообязанных и лиц, подлежащих  призыву на военную службу; свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговом органе  (ИНН);  документа об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний ­ при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки; других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена  федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ.        Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении  трудоустройства работник сообщает самостоятельно.

 ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов  административно­территориального деления ОК 019­95), утвержден  Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;  ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении  ОК 018­95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от  31.07.1995 N 412;  ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по  образованию ОК 009­2003), утвержден Постановлением  Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276­ст;  ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих,  должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016­94), утвержден  Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.

 Если с работником заключен трудовой договор о  работе по внешнему или внутреннему  совместительству, ему присваивается второй  табельный номер и заполняется отдельная  личная карточка.

В шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных  документов, а также в графах:  "Дата составления" ­ указывается дата заполнения личной карточки, которая может  отличаться от даты приема сотрудника на работу.        Рекомендуется не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее  недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения  трудовых книжек);       "Табельный номер" ­ присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или  перемещении из одного структурного подразделения в другое; "Идентификационный номер налогоплательщика" и  "Номер страхового свидетельства государственного страхования" ­ заполняются на  основании документов, представленных работником; "Алфавит" ­ заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая  буква фамилии работника; "Характер работы" ­ если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается  "временно", если бессрочно ­ "постоянно"; "Вид работы" ­ в случае заключения трудового договора о работе по совместительству  пишем "совместительство", если нет ­ "основная"; "Пол" ­ проставляется только первая буква ("М" ­ мужской, "Ж" ­ женский).

Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника ­ паспортных  данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.            Сначала заполняется графа «Трудовой договор». Указывается в ней дата и номер  договора, заключенного с работником. На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый: а) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью; б) дата рождения указывается словесно­цифровым способом (например, "15 января  1979 г."); в) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений ("г." ­ город, "р­н" ­  район, "р. п." ­ рабочий поселок и т.д.), при этом районы и области записывают в  родительном падеже; г) в графу "Гражданство" могут быть внесены следующие записи: ­ гражданин Российской Федерации (код "1"); ­ гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код "2"); ­ иностранный гражданин (код "3") ­ с указанием названия государства (например,  "иностранный гражданин (Республика Таджикистан)"); ­ лицо без гражданства (код "4") ­ указывается при предъявлении вида на жительства. При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" разд. I формы указывается степень  знания языка: "Владею свободно", "Читаю и могу объясниться", "Читаю и перевожу со  словарем".

 Пункт 6 "Образование" заполняется на основании документов об  образовании. Записи могут быть такими: "среднее профессиональное  образование (техникум/колледж)", "высшее образование  (университет/академия/институт)" и пр. Далее заносятся: ­ наименования учебных заведений; ­ данные о документе, подтверждающем получение образования; ­ год окончания обучения; ­ направление или специальность по документу об образовании.          Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены  отдельные строки.     Если места для внесения всех образовательных организаций не  хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и  записать все необходимые данные.

 Заполняя п. 7 "Профессия", нужно указать профессию  без сокращений на основании документа,  подтверждающего ее наличие.   В нормативных документах не говорится, какую  профессию работника (при наличии у него нескольких  профессий) следует указывать как основную, поэтому в  качестве основной указываем ту профессию, которая  представляет наибольший интерес для работодателя и по  которой работник принимается на работу.   В качестве "другой" рекомендуется указать все  профессии, имеющиеся у работника (эта информация  может оказаться необходимой при решении вопроса о  переводе на другую подходящую работу, например при  сокращении штата и в других предусмотренных законом  случаях).

  В пункте 8 содержатся данные о стаже ­ общем, непрерывном и дающем право на  надбавку за выслугу лет.  В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и  (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок  подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от  31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется  путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница  этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем  увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности  общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.       К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН  (например, "Никогда не состоял в браке", "Состоит в зарегистрированном  браке", "вдовец"), не допуская формулировок типа "холост" или "женат".  В графе "Состав семьи" необходимо указать только ближайших родственников,  с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и  т.п. Для заполнения п. 11 "Паспорт" нужно внести в личную карточку реквизиты  документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте  регистрации надо внести в п. 12 "Адрес места жительства: по паспорту". Если  место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника  заполняется "Адрес места жительства: фактический".

 Данный раздел заполняется на основании приложения №  6 «Методических рекомендаций специалистам  организаций по ведению воинского учета и бронирования  граждан, пребывающих в запасе» от 2012 года.  Основными документами, на основании которых  заполняется данный раздел, являются военный билет (или  временное удостоверение, выданное взамен военного  билета) и удостоверение гражданина, подлежащего  призыву на военную службу.

 Из названия данного раздела уже ясно, какие  записи подлежат внесению в него. Первой из них  будет запись о приеме работника, сделанная на  основании приказа о приеме (форма Т­1 или Т­1а ). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о  всех переводах работника на другую работу.      Обратите внимание, что с записями данного  раздела сотрудника нужно ознакомить под  подпись.

 Данный раздел заполняется в случае проведения  в учреждении аттестации работников. В нем  указываются дата аттестации, решение  аттестационной комиссии и реквизиты протокола  заседания комиссии (дата и номер). Кроме того,  в графе "Основание" делается ссылка на приказ о  проведении аттестации или приказ о результатах  аттестации.

      Данные о повышении квалификации записываются на основании  документов, представляемых при приеме на работу или  представленных работником в течение трудовой деятельности. В  этом разделе нужно указать: даты начала и окончания обучения; вид повышения квалификации; наименование учебного заведения и место его нахождения (институт  повышения квалификации министерства (ведомства), факультет  повышения квалификации при высшем учебном заведении,  факультет повышения квалификации при среднем  профессиональном учебном заведении, институт  усовершенствования и пр.); вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер  и дату выдачи). В графе "Основание" можно указать реквизиты приказа о  направлении работника на повышение квалификации, а можно  ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил  свою квалификацию).

 Данный раздел заполняется аналогично  разделу V "Повышение квалификации"

В данном разделе указываются наименование  награды или поощрения (грамота, медаль и т.п.),  а также реквизиты документа, на основании  которого работник поощрен.  Сведения о премии, предусмотренной системой  оплаты труда, в данный раздел не вносятся.

 Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков,  предоставляемых работнику в течение трудовой  деятельности в конкретном учреждении. Основанием для  внесения записей являются приказы о предоставлении  отпусков.  На основании приказа вписывается только дата начала  отпуска, а дата окончания вносится после того, как  работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с  тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его  продления дата окончания может оказаться иной, нежели  указанная в приказе о предоставлении отпуска.  Учитываются здесь и отпуска без оплаты, так как их  продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего  право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск  (ст. 121 ТК РФ).

 Внесение сведений в данный раздел позволит  отследить предоставление определенных  законодательством льгот и гарантий.   Сведения вносятся на основании поданного  работником документа ­ справки об  инвалидности и др.   В качестве основания льготы рекомендуется  указывать федеральный закон или иной  нормативный акт, в котором предусмотрена  льгота или гарантия.

 Для полноты учета в необходимых случаях здесь  указываются иные сведения о сотруднике,  например, о наличии водительского  удостоверения, заключения МСЭК об условиях и  характере труда.

 Это последний раздел карточки, который заполняется  только при увольнении сотрудника. В него вносят  основание прекращения трудового договора или  увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказа  (распоряжения) об этом. Запись в этом разделе  заверяется подписью не только работника, но и  специалиста по кадрам.

 Личные карточки формы Т­2 хранятся 75 лет  согласно статьи 658 Перечня типовых  управленческих архивных документов,  образующихся в процессе деятельности  государственных органов, органов местного  самоуправления и организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденного приказом  Министерства культуры Российской Федерации  от 25.08.2010 № 558.