Microsoft Excel

EXCEL

Лабораторная работа № 1

Построение таблиц

Демонстрационный пример построения таблицы. Пусть необ­ходимо построить таблицу показателей (например, количества боль­ных) работы больницы № 8 за 2013-2015 годы.

Причем показатели «Всего» и «Процент» заранее, до построения таблицы не вычислены.

1.1. Ввод данных

Задача построения таблиц обычно разбивается на несколько этапов.

В первую очередь для построения таблицы необходимо ввести данные в таблицу Excel.

Ввод данных в таблицу Excel:

а) установить табличный курсор на первую ячейку создавае­мой таблицы (например, на А1);

б) ввести заголовок - «Показатели работы больницы № 8» и нажать клавишу Enter;

в) убедиться, что табличный курсор стоит во второй ячейке столбца (А2), ввести название первой строки таблицы - «Годы» и нажать клавишу Enter.

Аналогично вводятся названия второй («План»), третьей («Факт») и т.д. названий строк до конца первого столбца.

г) установить табличный курсор на вторую ячейку второго столбца (в примере В2) и ввести первое значение года - «2013», после чего нажать стрелку вправо. Затем аналогично в ячей­ки С2 и D2 вводятся значения «2014» и «2015», соответственно. В ячейку Е2 вводится слово «Всего»

д) установить табличный курсор в ячейку ВЗ и ввести зна­чение планового показателя в 2013г. = «500», нажать кла­вишу Enter. Затем аналогично в ячейки C3,D3,B4,C4,D4 ввести остальные плановые и фактические показатели за 2013-2015 годы. В результате должна быть получена следующая таблица:

                  А                В             С        D         Е

1                Показатели работы больницы № 8

2                Годы          2013     2014   2015   Всего

3                План           500       550     600

4                Факт           480       550     610

5                Процент

1.2. Ввод формул

Одной из важнейших, фундаментальных операций электронных таблиц является ввод формул. Рассмотрим его на примере вы­числения процента выполнения плана по годам. Для этого тре­буется разделить фактическое значение показателя на плановое и умножить на 100. Excel позволяет легко проводить подобные вычисления. Необходимо в ячейку, в которой должен быть полу­чен результат вычислений, ввести соответствующую формулу. Ввод формулы должен начинаться со знака «=» (равно). Все записи в формулах должны осуществляться латинскими буква­ми.

В рассматриваемом примере устанавливаем табличный курсор в ячейку В5, изменяем язык на английский (левые Alt+Shift) и вводим с клавиатуры следующую формулу «=В4/ВЗ*100» (ка­вычки вводить не нужно). По окончании ввода необходимо на­жать клавишу Enter. Если ввод был осуществлен правильно, то в ячейке В5 должно оказаться число «96».

1.3. Операция копирования

Другой фундаментальной операцией электронных таблиц является операция копирования. В рассматриваемом учебном при­мере таблица небольшая, и, в принципе, возможно еще три раза ввести простейшие формулы в строку «Процент». Однако на практике таблицы могут содержать большее число столбцов (строк) и непосредственное введение формул станет достаточно трудоемким. Для облегчения таких задач и используется опе­рация копирования. Чтобы осуществить копирование необходимо:

1.            Установить табличный курсор (активность) на ячейку, содержащую копируемую информацию (источник), или выделить соответствующий блок ячеек.

2.            Указателем мыши нажать кнопку Копировать на панели инструментов.

3.            На рабочем листе с помощью мыши выделить блок (ячейку), в который будет осуществляться копирование.

4.            Указателем мыши нажать кнопку Вставить на панели ин­струментов.

В рассматриваемом примере устанавливаем табличный кур­сор на ячейку с копируемой формулой (В5). Указателем мыши щелкаем по кнопке Копировать на панели инструментов. Копи­руемая ячейка обрамляется мерцающим пунктиром. Выделяем блок ячеек, в которые будет осуществляться копирование (С5:Е5). Для этого ставим указатель мыши в ячейку С5, нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская, протягиваем указатель до ячейки Е5. Отпускаем левую кнопку мыши. Выделенный блок отмечает­ся черным цветом (за исключением ячейки С5). Указателем мыши щелкаем по кнопке Вставить на панели инструментов. В выделенных ячейках появляются значения процента выполнения пла­на.

Отметим, что программа сама внесла соответствующие измене­ния в формулы: =С4/СЗ*100; =D4/D3*100 и т.д. В ячейке Е5 появляется значок #ДЕЛ/0!, означающий, что предпринята попытка деления на 0 (так как в ячейку ЕЗ пока не занесены дан­ные).

1.4. Вычисление сумм

Следующей операцией, часто используемой при построении таб­лиц, является суммирование. Так, в рассматриваемом примере в столбце «Всего» необходимо получить суммарное количество боль­ных по плану и фактически лечившихся за все годы. Операция суммирования является одной из большого числа специальных функций, которыми можно воспользоваться в пакете. Для выпол­нения операции суммирования требуется выполнить следующую последовательность действий.

1.                 Установить табличный курсор (активность) на ячейку, в которой должна находиться сумма.

2.                 Указателем мыши нажать кнопку Автосумма на панели инструментов.

3.                 Если указываемый пунктиром блок соответствует требуемо­му диапазону суммирования, нажать клавишу Enter. В про­тивном случае с помощью указателя мыши выделить требуе­мый блок и нажать клавишу Enter.

Для решения примера устанавливаем табличный курсор в ячей­ку ЕЗ. На панели инструментов нажимаем кнопку Автосумма (S), Далее необходимо ввести диапазон суммирования (B3:D3). Как и в случае построения диаграмм рекомендуем при вводе диапазона не опираться на подсказку программы, а осуществлять ввод не­посредственно, с помощью мыши. Для этого устанавливаем указа­тель мыши на крайнюю (угловую) ячейку диапазона (ВЗ), нажи­маем левую кнопку и, не отпуская, протягиваем указатель до конца диапазона суммирования (D3). Отпускаем левую кнопку мыши. Проверяем выражение в строке ввода формул. Оно должно иметь вид «=СУММ(ВЗ:03)>>. Здесь B3:D3 - диапазон суммирования. Нажимаем клавишу Enter. Если операция суммирования выпол­нена верно, в результате должна получиться сумма - 1650.

Для получения фактического суммарного количества больных устанавливаем табличный курсор в ячейку Е4 и повторяем всю последовательность действий. Только в этом случае вводимым ди­апазоном суммирования будет B4:D4. В результате должна полу­читься сумма — 1640.

Отметим, что в ячейке Е5 появился суммарный процент выполне­ния плана за 3 года - 99,39394.

1.5. Форматирование рамки таблицы

Полученная после проведенных вычислений таблица соответству­ет заданной в примере. Однако оформление ее не закончено, в частности отсутствует рамка. Рассмотрим два способа построения рамки таблицы.

Автоформатирование. В Excel предусмотрена возможность фор­матировать таблицы в соответствии с несколькими заранее подготовленными типами таблиц (шаблонами). Для форматирования необходимо установить табличный курсор на любую ячейку внутри форматируемой таблицы, например, А2 и выбрать раздел меню Стили, затем с помощью пунктов Форматировать как таблицу и Стили ячеек выбрать с помощью указателя мыши из списка форматов понравившийся тип и нажать кнопку ОК. В получившейся таблице изменились тип и размер шрифтов.

Построение рамки таблицы. Для построения произвольных рамок, в частности, с вертикальными разделительными линиями необходимо выполнить следующие действия.

1.     Выделить блок ячеек, вдоль границ которых должна быть проведена линия.

2.     С помощью мыши на панели инструментов Шрифт выбрать Границы.

1. 6. Форматирование чисел

Теперь необходимо установить в таблице у всех чисел одинако­вое количество знаков после занятой. Например, в ячейках D5 и Е5 следует оставить только один знак после запятой. Для этого выделяем блок ячеек D5:E5 (указателем мыши при нажатой левой кнопке).

Выбираем раздел меню Формат, подраздел Ячейки... и в появив­шемся диалоговом окне Формат ячеек щелкаем мышью по вкладке Число. В рабочем поле Числовые форматы: выбираем формат Чис­ловой. Затем в поле Число десятичных знаков: устанавливаем чис­ло «1» (щелкая указателем мыши по стрелке вверх). Нажимаем кнопку ОК.

1. 7. Установка ширины столбцов

Далее в таблице необходимо установить подходящую ширину столбцов. Это удобное всего осуществлять перемещением правой границы столбца. Например, для уменьшения ширины столбца «и» следует навести указатель мыши на границу между именами столбцов - «В» и «С» и при нажатой левой кнопке переместить на 0,5 см влево. Аналогично изменяется ширина остальных столб­цов.

Полученная в результате всех преобразований таблица выглядит

следующим образом.

1. 8. Дополнение таблиц

Иногда возникает необходимость ввести новые столбцы или стро­ки в уже существующую таблицу. Например, в рассматриваемом примере необходимо добавить показатели 2016г., а именно: план -600, факт - 620 больных. Для добавления нового столбца тре­буется щелкнуть левой кнопкой мыши по букве, обозначающей следующий за добавляемым столбец (в примере — «Е»). Затем выбрать раздел меню Вставка и подраздел Столбцы (щелкнуть левой кнопкой мыши по соответствующим названиям).

В появившийся новый столбец заносим: в строку «Годы» (ячейка Е2) - 2016; «План» (ЕЗ) - 600; «Факт» (Е4) - 620. Значения строки «Процент» и столбца «Всего» находим в ка­честве упражнения.

Упражнение.

Для нахождения показателя «Процент» проще всего скопировать фор­мулу из соседней ячейки. Наводим табличный курсор на ячейку D5, ука­зателем мыши щелкаем по кнопке Копировать на панели инструментов. Устанавливаем табличный курсор в ячейку Е5 и нажимаем кнопку Вставить на панели инструментов. Для получения новых значений в столб­це «Всего» наводим табличный курсор на ячейку F3, нажимаем на кноп­ку Автосумма на панели инструментов и, убедившись, что указан правильный диапазон суммирования (ВЗ:ЕЗ), нажимаем клавишу Enter на клавиатуре. Аналогично находим сумму в ячейке F4.

1. 9. Перенос диаграмм и таблиц из Excel в Word

Обычно диаграммы и таблицы вы­полняются в пакете Excel либо для того, чтобы получить твердую копию (вывести на принтер), либо для того, чтобы быть включен­ными в некоторый документ, подготавливаемый в редакторе Word. В последнем случае необходимо осуществить перенос диаграмм и таблиц из Excel в Word.

Из пакета Excel перенос данных проще всего осуществлять копированием с использованием буфера передачи данных. На­пример, если необходимо перенести таблицу с данными в редак­тор Word, то следует выделить эту таблицу и на панели инстру­ментов пакета Excel нажать кнопку Копировать. Затем вызвать пакет Word, поставить курсор в то место в тексте, где должна оказаться таблица, и на панели инструментов Word нажать кноп­ку Вставить. Аналогично осуществляется импорт данных в пакет Excel.