Назначение номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началомВ конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом

Назначение номенклатуры дел

ГБ ПОУ «ВПТ» НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ РАЗРАБОТАЛА ХОХЛОВА Ю.В Волжский 2018

Назначение номенклатуры дел

ПОНЯТИЕ «НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»: •Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - ЭТО МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЙ ДЛЯ РАЗНЫХ ЦЕЛЕЙ: • номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено сятся затем на обложки дел; • каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; • номенклатура дел используется при построении информа ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы; • номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного; • номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Назначение номенклатуры дел

НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ: •распределение исполненных документов в дела; •систематизация и учет дел; •закрепление индексов дел; •установление сроков хранения дел.

Назначение номенклатуры дел

КРОМЕ ТОГО, НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: •служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; •используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; •является основой для составления актов на уничтожение дел; •может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Назначение номенклатуры дел

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К НОМЕНКЛАТУРЕ. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых: •Охват всех документов, получаемых и создаваемых в про цессе деятельности организации; •Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; •Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; •Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот ветствии со степенью важности и сроком хранения доку ментации.

Назначение номенклатуры дел

РУ ОПРЕДЕЛЕНИЕ КРУГА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В НОМЕНКЛАТУ •Основное требование к номенклатуре — охват всех доку ментов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. •В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. •В номенклатуру дел включаются также документы, не окон ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк латуру каждого года на протяжении всего срока решения во проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по явления в деятельности организации новых вопросов. Для та ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри вают несколько резервных номеров.

Назначение номенклатуры дел

РЕКВИЗИТЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ: • Наименование организации • Наименование вида документа •·Дата • Индекс • Место составления • Гриф утверждения • Заголовок к тексту на 2013 год • Текст • Отметка о согласовании виза согласования

Назначение номенклатуры дел

ОБРАЗЕЦ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Назначение номенклатуры дел

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

22.10.2018