Номенклатура дел и формирование дел

Номенклатура дел –систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях классификации документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется для построения информационно-поисковой системы. Составляются номенклатура дел организации в целом и номенклатуры дел каждого структурного подразделения.Номенклатура дел –систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях классификации документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется для построения информационно-поисковой системы. Составляются номенклатура дел организации в целом и номенклатуры дел каждого структурного подразделения.

Номенклатура дел и формирование дел

ГБ ПОУ «ВПТ» Номенклатура дел и формирование дел Хохлова Ю.В. г.Волжский 2018

Номенклатура дел и формирование дел

Номенклатура дел  ДЕЛО это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком  Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке  Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности 2

Номенклатура дел и формирование дел

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения  Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.  Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.  Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.  Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. 3

Номенклатура дел и формирование дел

Виды номенклатуры дел Номенклатуры дел бывают трех видов:  индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения);  примерные;  типовые. Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер. 5

Номенклатура дел и формирование дел

Правила составления номенклатуры дел  Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения.  Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.  В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.  Номенклатура дел составляется в трех экземплярах: в 6  первый экземпляр – неприкосновенный хранится структурном подразделении;  второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации;  третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Номенклатура дел и формирование дел

Формирование дел  Формирование дел это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него  После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.  Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня.  Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.  Документы включаются в дело только в одном экз.  В дело можно подшить не более 200250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.  В дело формируются документы одного календарного года. 7

Номенклатура дел и формирование дел

Составление заголовков дел  Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел.  Требование к заголовку краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.  Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).  При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов.  Например, 8

Номенклатура дел и формирование дел

Группировка документов Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:  Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.  Предметновопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.  Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.  Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.  Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь. 9

Номенклатура дел и формирование дел

Систематизация документов Внутри дела документы систематизируются в:  вопроснологическом (предусматривает размещение документов в последовательности решения вопроса),  хронологическом (переписку систематизируют в хронологической последовательности: документответ подшивается за документомзапросом),  алфавитном (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учрежденийкорреспондентов),  нумерационном порядке (в нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.). 10

Номенклатура дел и формирование дел

Оформление обложки дел В момент заведения дела на обложку выносятся следующие сведения по номенклатуре:  наименование учреждения и его подчиненность;  наименование структурного подразделения;  делопроизводственный индекс дела;  заголовок дела;  срок хранения дела. 11

Номенклатура дел и формирование дел

Хранение дел  Дела формируются в подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения.  Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются точно в соответствии с расположением их в номенклатуре дел. 12

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

22.10.2018