Інвентаризація в торговельних підприємствах

Інвентаризація в торговельних підприємствах

1. Мета та порядок проведення інвентаризації товарів

2. Складання інвентаризаційних описів

3. Облік результатів інвентаризації

Загальні правила проведення інвентаризації визначено в Інструкції № 69. Однак під час організації інвентаризації на підприємстві роздрібної торгівлі (у магазині, супермаркеті, гіпермаркеті) потрібно враховувати такі специфічні фактори:

наявність великої кількості персоналу (продавці, касири, комірники та ін.), безпосередньо пов'язаного з прийманням, зберіганням і реалізацією товарів;

велика тривалість роботи торговельної точки протягом дня (з раннього ранку до 23 -24 год, а нерідко й цілодобово).

Враховуючи вищевикладене, в роздрібній торгівлі прийнятною є колективна (бригадна) матеріальна відповідальність як різновид повної матеріальної відповідальності, що передбачено ст. 135-2 КЗпП. Вона запроваджується у випадках, коли не можна розмежувати матеріальну відповідальність працівників і укласти з кожним із них індивідуальний договір. У разі прийняття на роботу в бригаду або звільнення з неї працівників, а також у разі їх виходу у відпустку і повернення з неї питання про необхідність проведення інвентаризації вирішується бригадою разом з цими працівниками та за узгодженням з адміністрацією підприємства. Якщо за рішенням бригади, погодженим з адміністрацією, інвентаризація не проводиться, то працівник повинен дати письмову згоду на прийняття повної матеріальної відповідальності без проведення інвентаризації. Проте якщо до такого рішення не дійшли, проводиться повна інвентаризація. Це питання врегульовано також п. 4 Інструкції № 69, згідно з яким у разі колективної (бригадної) матеріальної відповідальності проведення інвентаризації є обов'язковим у разі зміни керівника колективу (бригадира) або вибуття з колективу (бригади) більше ніж половини його членів, або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади).

Керівник підприємства повинен забезпечити участь в інвентаризації всіх матеріально відповідальних осіб. З метою недопущення зупинення роботи у великих супермаркетах інвентаризація проводиться, як правило, у нічний час -з 23 -24 год до 5 -6 год. Під час розподілу ділянок (зон) перерахунку товару касирам, продавцям, що працювали перед проведенням інвентаризації, доцільно доручити перерахунок товару, що перебуває в коморі. Це можна почати ще до закриття супермаркету. А члени комісії й інші матеріально відповідальні особи, які прибули до закриття супермаркету, перевірять правильність такого перерахунку.

Склад інвентаризаційної комісії

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві розпорядчим документом керівника призначається постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керівників структурних підрозділів і головного бухгалтера. Очолює таку комісію керівник або його заступник (пп. 11.1 п. 11 Інструкції № 69).

На підприємствах з великим обсягом роботи при проведенні інвентаризації неможливо обійтися силами однієї комісії. У зв'язку з цим безпосередньо у місцях зберігання розпорядчим документом по підприємству створюються робочі інвентаризаційні комісії. Членами їх можуть бути товарознавці, економісти, менеджери, бухгалтери та інші досвідчені працівники, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни й первинний облік. Головою комісії призначається представник керівника, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки підряд (пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69).

На багатьох підприємствах роздрібної торгівлі, що мають розгалужену структуру і велику кількість торговельних точок, у структурі фінансово-економічної служби є спеціалізовані відділи (інвентаризаційний, контрольно-ревізійний). У такому випадку організація проведення інвентаризацій (як річних, так і протягом року) може бути покладено на працівників цих відділів за їх безпосередньою участю в інвентаризаціях.

Порядок проведення інвентаризації

Перед початком проведення інвентаризації реалізація товару, будь-які інші операції з руху товарів і коштів припиняються.

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа (особи) надає(ють) розписку:

“до початку проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії та всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли під мою (нашу) відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано до витрат”.

Таку розписку передбачено інвентаризаційним описом товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-21, затверджена наказом № 193).

Пунктом 11.8 Інструкції № 69 передбачається, що під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей:

їх обмір, підрахунок, зважування провадяться в порядку розміщення цінностей у даному приміщенні; не допускається безладний нічим не обгрунтований перехід членів комісії від одного виду цінностей до іншого; при зберіганні товарів у різних ізольованих приміщеннях інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання; після інвентаризації вхід до приміщення пломбується, а комісія переходить у наступне приміщення;

кількість товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися за документами за умови обов'язкової перевірки частини такого товару;

на прибуткових документах на товар, прийнятий у ході інвентаризації, матеріально відповідальна особа робить відмітку “після інвентаризації” у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом голови з посиланням на дату опису, в якому записано ці товари;

на видаткових документах на товари, відпущені зі складу під час інвентаризації (з дозволу керівника і головного бухгалтера) у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, робиться відмітка, і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному такому для цінностей, що надійшли в ході інвентаризації.

Контрольні перевірки

Відповідно до пп. 11.6 п. 11 Інструкції № 69 після закінчення інвентаризації, але до відкриття магазину (складу, комори, секції) проводяться контрольні перевірки інвентаризації, у ході яких перевіряються товари, які найбільше користуються попитом. У разі виявлення значних відхилень даних інвентаризаційних описів і даних контрольної перевірки призначається новий склад інвентаризаційної комісії для проведення нової суцільної інвентаризації.

Усі аркуші інвентаризаційних описів мають бути підписані головою і членами комісії та матеріально відповідальними особами. Матеріально відповідальні особи у кінці інвентаризаційного опису надають розписку: “Всі цінності, пойменовані в цьому інвентаризаційному описі з № ___по №___, комісією перевірено в натурі за моєї (нашої) присутності та внесено до опису, у зв'язку з чим претензій дб інвентаризаційної комісії не маю (не маємо).Цінності, перелічені в опису, перебувають на моєму (нашому) відповідальному зберіганні”.

Оформлені інвентаризаційні описи передаються до бухгалтерії для виведення результату. При виявленні розбіжностей складається “Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей” (ф. № инв-19).

Урегулювання розбіжностей

При виведенні результатів можуть бути й нестачі, й надлишки товарів. У пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69 відображено загальний порядок регулювання нестач і надлишків, а саме:

взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці можливий лише за товарно-матеріальними цінностями однакового найменування й у тотожній кількості за умови, що ці надлишки й нестачі утворювалися в однієї матеріально відповідальної особи й за один період, що перевіряється;

якщо в результаті такого взаємо-заліку вартість товарів, яких не вистачає, більше ніж вартість товарів, які виявилися в надлишку, то різницю вартості має бути віднесено на винних осіб. Якщо конкретних винних у пересортиці не встановлено, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу інших витрат операційної діяльності. При цьому в протоколах засідань інвентаризаційної комісії мають відображатися вичерпні пояснення причин, через які різниці не може бути віднесено на винних осіб. У разі якщо вартість товарів у надлишку виявилася більшою за вартість товарів, яких не вистачає, то в цьому випадку різниця відноситься на збільшення залишків відповідних матеріальних цінностей та інших операційних доходів;

протокол інвентаризаційної комісії має бути розглянуто і затверджено керівником підприємства у п'ятиденний термін;

затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

При виведенні результатів інвентаризації товарів у роздрібній торгівлі потрібно обов'язково врахувати вартість втрат у межах норм природного убутку. Ці втрати є тільки нормованим видом витрат, а інформація про розміри норм природного убутку міститься в нормативних документах. До речі, вичерпний перелік нормативно-правових актів щодо норм природного убутку, які підприємства можуть використовувати у роботі, викладено в листі № 83-22/605. Як правило, норми природного убутку наводяться у відсотках до товарообігу в міжінвен-таризаційний період. Норми є граничними і застосовуються лише при виявленні нестачі відповідно до Інструкції № 69.

У разі виявлення нестачі товарів у сумі, що перевищує норми природного убутку, ця сума належить до стягнення з матеріально відповідальних осіб. Слід зазначити, що встановлення й аналіз причин виникнення нестач і надлишків є одним з основних завдань інвентаризаційних комісій -як постійно діючої, так і робочих. Основними причинами виникнення нестач і надлишків у роздрібній торгівлі є такі:

відсутність належного контролю за роботою матеріально відповідальних осіб і, як наслідок, крадіжки з боку персоналу;

недостатній контроль з боку охорони в торговельному залі та, як наслідок, крадіжки з боку покупців;

несвоєчасне або неправильне (тобто вибір не тих позицій товару) проведення в бухгалтерському обліку документів: накладних на прибуття товару від постачальників, накладних на відпускання в інші точки підприємства або стороннім підприємствам-покупцям; актів на списання товару;

помилки при відображенні продажу товару через реєстратор розрахункових операцій (як правило, модуль РРО з'єднано із загальною обліковою системою): касир може набрати неправильний код товару -таке часто буває, коли штрихкод ушкоджений і не зчитується.

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку відповідно до п. 20 ПБО 16 суми нестач і втрат від псування цінностей включаються до складу інших операційних витрат.

Згідно з Інструкцією № 291 і Методичними рекомендаціями № 2 суми нестач у межах установлених норм природного убутку, виявлені при зберіганні, а також нестачі понад норми природного убутку визнаються видатками звітного періоду і відображаються за дебетом субрахунку 947 “Нестачі та втрати від псування цінностей”. Якщо на підприємстві облік товарів ведеться за цінами продажу, то списанню підлягає також відповідна сума торговельної націнки, яка належить до вартості відсутніх запасів.

Суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до ухвалення рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансовому субрахунку 072 “Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей”.

Після встановлення осіб, які повинні відшкодувати втрати запасів понад норми природного убутку, належна до відшкодування сума відображається за дебетом субрахунку 375 “Рахунки з відшкодування завданих збитків” і кредитом субрахунку 716 “Відшкодування раніше списаних активів” з одночасним списанням сум, відображених на позабалансовому субрахунку 072 “Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей”. При цьому сума відшкодування визначається відповідно до Порядку № 116.

Згідно з п. 2 зазначеного Порядку розмір збитків від нестачі (знищення, псування, розкрадання) матеріальних цінностей розраховується таким чином:

Рз = [(Бв - А) х Іінф + ПДВ + Азб] х 2,

де Рз -розмір збитків, що підлягають відшкодуванню винною особою;

Бв -балансова вартість матеріальних цінностей, яких не вистачає, на момент установлення факту нестачі;

А -сума нарахованого зносу (амортизації) при нестачі необоротних матеріальних активів;

Іінф -загальний індекс інфляції, який розраховується згідно з індексами інфляції, які щомісяця визначаються Мінстатом України;

ПДВ -сума податку на додану вартість;

АП -сума акцизного податку при нестачі підакцизних товарів.

При цьому відповідно до п. 10 Порядку № 116 із сум, що підлягають стягненню, здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, а залишок коштів перераховується до Держбюджету України. Сума, нарахована до перерахування, відображається за дебетом субрахунку 716 “Відшкодування раніше списаних активів” з кредитом субрахунку 642 “Розрахунки за обов'язковими платежами”. Погашення заборгованості перед бюджетом відображається кореспонденцією рахунків: Дт 642, Кт 311.

Відшкодовані винними особами суми відображаються за дебетом субрахунку 301 “Каса в національній валюті” (якщо кошти вносяться до каси) у кореспонденції із кредитом субрахунку 375.

Надлишки товарів, виявлені під час інвентаризації, відображаються за дебетом субрахунку 282 з кредитом субрахунку 719 “Інші доходи від операційної діяльності”.

Податковий облік

У податковому обліку нестачі в межах норм природного убутку не виключаються зі складу  витрат, оскільки такі нестачі є технологічно неминучими під час ведення господарської діяльності. Аналогічне роз'яснення наведено в листі № 6161/7/15-0317.

При цьому для цілей податкового обліку вартість втрат товарних запасів, що перевищує норми природного убутку, розглядається як використання, не пов'язане з господарською діяльністю підприємства. Тому валові витрати потрібно зменшити на суму нестач відповідно до п. 5.9 ст. 5 Закону № 334/94-ВР

Також на підставі пп. 7.4.4 п. 7.4 ст. 7 Закону № 168/ 97-ВР потрібно зменшити суму податкового кредиту на суму ПДВ, сплаченого у зв'язку з придбанням таких товарів.

Щодо надлишків, то в податковому обліку вони прирівнюються до безоплатно отриманих товарів і відповідно до пп. 4.1.6 п. 4.1 ст. 4 Закону № 334/94-ВР їх вартість підлягає включенню до складу  доходів.

У бухгалтерському і податковому обліку операції зі списання та відшкодування сум нестач товарів, виявлених при проведенні інвентаризації, рекомендуємо відображати таким чином (табл.).

1 Списано на витрати вартість товарів, яких не вистачає (у межах норм природного убутку: 40 грн., понад норми природного убутку: 2000 грн.) -2040                  * 

2   Відображено коригування податкового кредиту з ПДВ (2000x20%) 400     3  Віднесено на витрати звітного періоду суми ПДВ, що припадає на товар, якого не вистачає      400              

4 Відображено суму нестачі понад норм природного убутку на позабалансовому рахунку            Збільшення сум невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на позабалансовому рахунку -   2400                        

5   Нараховано суму, що підлягає стягненню з винної особи** -  4844              6   Відображено заборгованість перед бюджетом            2444                         

7   Списано нестачу товарів з позабалансового рахунку       Зменшення сум невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на позабалансовому рахунку           2400                        

8   Відшкодовано винною особою збиток (при погашенні готівкою)      4844   9   Перераховано до держбюджету суму згідно зп. 10 Порядку № 116    -2444   10  Відображено фінансовий результат                             2440                       

 *Підлягає коригуванню згідно з п. 5.9 ст. 5 Закону № 334/ 94-ВР на суму 2000 грн.

**У наведеному прикладі сума нестачі відповідно до п. 2 Порядку № 116 становить 4844 грн. [(2000 грн. х 1,011 (індекс інфляції) + 400 грн. х 20%) х 2].

Порядок визначення і відображення в бухгалтерському обліку природного убутку та понаднормативних нестач товарів

Прирордний убуток — це втрата товарно-матеріальних цінностей при їх транспортуванні, зберіганні та реалізації внаслідок впливу на них об’єктивних природних факторів (усушка, випаровування, вивітрювання, розпил, витікання, розбивання і т. ін.). Держава з метою контролю і певного регулювання подібних явищ встановила норми таких витрат та інструкції по їх застосуванню. Загальним для всіх цих документів є положення про те, що підставою для списання товарів внаслідок природного убутку є їх недостача, виявлена при прийманні, реалізації та при проведенні інвентаризації. Якщо ж такої недостачі товарів не виявлено, то розмір природного убутку не визначають і затверджені норми не застосовують.

Розглянемо особливості виявлення природного убутку товарів на різних стадіях їх руху та його відображення в обліку.

Приймання придбаного товару від постачальника здійснюють посадові особи, уповноважені на це керівником торгового підприємства-одержувача. Приймання товару проводять за кількістю і якістю. При прийманні товару за кількістю порівнюють кількість фактично одержаного товару з кількістю, вказаною у супровідних документах постачальника. Якщо виявлено розход-

ження між фактично одержаною і задекларованою постачальником кількістю товару, складають акт про недостачу (лишки) товару. Акт повинні підписати всі члени комісії, що були задіяні при прийманні товару за кількістю (бажано за участю представника постачальника). Керівник підприємства-одержувача повинен розглянути і затвердити акт не пізніше наступного робочого дня після його складання. Якщо при прийманні товару виявлено недостачу, що перевищує норми природного убутку, постачальнику в установленому порядку пред’являється претензія. При прийманні товару, доставленого власним транспортом, недостача понад норми природного убутку відноситься за рахунок матеріально відповідальної особи, що супроводжувала вантаж і забезпечувала його схоронність. Сума стягнення при цьому буде перевищувати облікову вартість понаднормативної недостачі товару. Її визначають за методикою, затвердженою постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116, використовуючи формулу:

Рз = /(Бв — А) ⋅ Іінф + ПДВ + Азб/ ⋅ 2,

де Рз — розмір стягнення (відшкодування) збитку;

Бв — балансова (облікова) вартість на момент виявлення факту крадіжки, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А — сума амортизації (для необоротних активів, що були раніше в експлуатації), нарахована на зіпсовані цінності;

Іінф — загальний індекс інфляції;

ПДВ — сума ПДВ з облікової вартості товару;

Азб — сума акцизного збору (на підакцизні товари).

П(С)БО 9 «Запаси» передбачено, що понаднормативні втрати (недостачі) запасів при придбанні не включають до їх первісної вартості, а відносять до витрат того періоду, в якому вони були виявлені. Отже, витрати в межах природного убутку відносять на збільшення первісної вартості придбаних товарів. Особливістю відображення в обліку природного убутку є те, що його визначають окремо з кожному виду (найменування) товару і так

же розподіляють і списують. На рахунках це буде відображено такими записами .

У деяких випадках нормативними документами затверджено норми природного убутку товарів окремо для пунктів реалізації (магазинів і т. ін.) та окремо для складів і баз як місць тривалого зберігання товарів. Необхідно звернути увагу на те, що до таких складів і баз не належать підсобні приміщення пунктів реалізації

Зміст господарської операції

1 Одержано на склад товар від постачальника, перевезений власним транспортом (за вирахуванням недостачі):

купівельна вартість товару без ПДВ - 4900

сума податкового кредиту з ПДВ  -  980

2 Відображено втрату товару при транспортуванні в межах норм природного убутку (тільки на суму):

купівельна вартість товару без ПДВ - 25

сума податкового кредиту з ПДВ - 5

3 Списано недостачу товару понад норми природного убутку:

купівельна вартість товару без ПДВ - 75

сума податкового кредиту з ПДВ - 15

одночасно запис на забалансовому рахунку - 60

4 Віднесено на винувату матеріально відповідальну особу суму відшкодування недостачі товару понад норми природного убутку

Рз = /(75 – 0) ⋅ 1,004 + 15 + 0/ ⋅ 2 = 180,60 грн

Одночасно запис на забалансовому рахунку

5 Відображено суму заборгованості перед бюджетом – різницю між сумою стягнення з винуватої особи та обліковою вартістю недостачі товару(180,60 – 90) = 90,60 грн

 (кладові, підвали тощо). Але якщо товари у торговій залі і у підсобному приміщенні знаходяться на відповідальному зберіганні різних осіб, то наказом керівника підприємства необхідно розподілити загальну норму природного убутку на реалізований товар між окремими матеріально відповідальними особами та завчасно ознайомити їх з цим наказом.

Недостачу товарів у пунктах реалізації виявляють, як правило, при проведенні інвентаризації. У міжінвентаризаційний період усі втрати товару (псування, бій і т. ін.) при реалізації товарів у підприємствах роздрібної торгівлі оформлюють проміжними актами і знищуються комісією після затвердження такого акту керівником підприємства. Акти на втрати та знищення бою товарів зберігаються у матеріально відповідальної особи і передаються у бухгалтерію разом з інвентаризаційними описами. При проведенні інвентаризації підраховують загальну суму втрат (бою) товарів, оформлену проміжними актами, і списують в межах норм природного убутку.

Норми природного убутку товарів є граничними і застосовуються лише у тих випадках, коли під час перевірки фактичної наявності товарів була виявлена їх недостача порівняно з обліковими залишками. Отже, природний убуток товарів, виявлений при інвентаризації, списують з матеріально відповідальної особи у фактичних розмірах, але не вище встановленої норми. Недостачі списують з матеріально відповідальних осіб за обліковими цінами. Враховуючи, що у роздрібній торгівлі товари обліковують за цінами продажу, а на витрати підприємства списують недостачі за цінами придбання (без торгової націнки), то різницю між оцінками товару за ціною продаж і ціною придбання відносять за рахунок торгової націнки.

При визначенні розміру природного убутку в межах встановлених норм для підприємств роздрібної торгівлі до роздрібного товарообороту не враховують товари:

— відпущені іншим магазинам, філіям магазину, які ведуть окремий облік матеріальних цінностей, а також продані у порядку дрібного опту;

— повернені постачальникам або передані на переробку;

— списані за актами як непридатні внаслідок поломки, псування, зниження якості, пошкодження тощо.

Встановлений з урахуванням всіх вимог нормативних документів природний убуток товарів та їх понаднормативні втрати при зберіганні і реалізації у бухгалтерському обліку відносять до операційних витрат підприємства

Аналогічно відображають в обліку недостачу товарів у межах норм природного убутку, виявлену при їх інвентаризації у місцях тривалого зберігання (на складах, базах і т. ін.).