Об'єкти проектування ІС і ІТ в організаційному управлінні

Об'єкти проектування  ІС і  ІТ в організаційному управлінні

Організації, що діють в економіці країни (підприємства, фірми, корпорації, банки, органи державного й муніципального керування) є складними системами. Вони складаються з великої кількості елементів, що реалізують виробничі та управлінські функції. Такі економічні об'єкти (системи) мають багаторівневу, нерідко територіально роз'єднану структуру, великі внутрішні і зовнішні інформаційні зв'язки. Для забезпечення нормального функціонування складних систем, де взаємодіють різноманітні матеріальні, виробничі, фінансові ресурси, що відбивають їх інформаційні потоки та великі колективи людей, здійснюється управління як окремими структурними елементами, так і системами в цілому [18].

Будучи найважливішою функцією, управління орієнтоване на досягнення цілей, що стоять перед кожною системою, на створення умов їх виконання. До останнього часу переважними були цілі: забезпечення стійкості структури і її ефективного функціонування, підтримка встановленого режиму діяльності, збереження або формування в системі тих чи інших якісних особливостей, виконання заданих програм роботи. В умовах  розвиваючихся ринкових відносин основною метою організації є керування бізнес-процесами на основі вартісного підходу, у якому основною метою керування компанією (фірмою) є максимізація її вартості, одержання прибутку, у яких зацікавлені не тільки керівники (власники, інвестори, менеджери), але й працівники-акціонери компанії (фірми).

Керування як сукупність цілеспрямованих дій відповідно до  мети функціонування економічного об'єкта реалізує виконання його бізнес- процесів, тобто створює матеріальні або нематеріальні продукти для внутрішнього або зовнішнього споживача (клієнта), керуючись при цьому принципами прийняття рішень у конкретних ситуаціях. Керування реальними соціально-економічними системами ускладнюється тим, що, як правило, іх функціонування визначається не однією, а рядом взаємообумовлених цілей, які повинні бути враховані, а для цього впорядковані за їх важливістю відповідно до  заданих пріоритетів.

Формування в складних економічних системах ефективних управлінських впливів поряд зі створенням відповідних алгоритмів керування, вимагає обробки практично в режимі реального часу постійно зростаючих об’ємів різноманітної інформації, а також забезпечення безперервної інформаційної взаємодії з іншими економічними об'єктами. Саме цим обумовлена необхідність інформатизації управлінської діяльності для підвищення ефективності економічних процесів і створення налагодженої розподіленої мережі інформаційно-обчислювальних систем, ланками якої є ІС економічних об'єктів.

В умовах повсюдної інформатизації технологічний комплекс вирішення функціональних задач керування і підготовки управлінських рішень виконується інформаційною системою за автоматизованою технологією одержання підсумкової інформації, необхідної для інформаційного обслуговування фахівців при реалізації ними своїх професійних обов'язків.

Керуючі впливи формуються на основі інформації, що накопичується в функціонуючій в системі керування, а також поступаючої по каналах прямого та зворотного зв'язку інформації щодо зовнішнього середовища. Таким чином, найважливіша проблема будь-якої системи управління - отримання інформації, виконання процедур її обробки за допомогою програмних і технічних засобів, формування керуючих рішень, що визначають подальше поводження системи.

Оскільки інформація фіксується і передається на матеріальних носіях, необхідні дії людини та робота технічних засобів, що здійснюють збір інформації, її запис, передачу, перетворення, накопичення і зберігання, пошук, обробку та видачу результатів зацікавленим  користувачам. Ці дії забезпечують нормальне протікання інформаційного процесу і становлять технологію управління, тобто процес, що будується на широкому використанні різноманітних обчислювальних, телекомунікаційних та інших технічних і програмних засобах, що автоматизують інформаційні технології.

Створення ІС і ІТ - складний процес проектування. Він включає частковий або повний перегляд діяльності апарата керування в умовах створюваного в організації інформаційно-технологічного середовища. Тому метою проектування є насамперед  розробка проектних рішень, метою яких є підвищення ефективності керування за рахунок автоматизації аналізу і моніторингу виробничих і господарських процесів, а також підготовка проектних документів і впровадження людино-машинної системи управління організацією на основі результатів поглибленого вивчення особливостей виробничих, господарських, фінансових і інформаційних процесів економічного об'єкта.

В процесі проектування виявляються найбільш істотні характеристики економічного об'єкта, вивчаються його зовнішні та внутрішні інформаційні потоки, створюються математичні і фізичні аналоги досліджуваної системи і її елементів, встановлюються умови взаємодії людини і технічних засобів керування. Значна увага приділяється детальній розробці архітектури інформаційної системи в цілому, а також проектних рішень по окремих її об'єктах і елементам, їх аналізу, практичній апробації та впровадженню.

Використовуючи технологічний аспект розгляду, в ІС виділяють апарат керування (АУ).  Компоненти, що залишилися, - інформаційна технологія (ІТ), інформаційна система вирішення функціональних задач (ІСФЗ) і система підтримки прийняття рішень (СППР) - інформаційно технологічно взаємопов'язані й становлять основу архітектури ІС.

Об'єктами проектування ІТ є розглянуті далі забезпечуюючі підсистеми, що реалізують процедури збору, передачі, накопичення і зберігання інформації, її обробки й формування результатів розрахунків у потрібному для користувача вигляді. ІТ являє собою інформаційно-технологічний базис для функціонування ІСФЗ і СППР.

Об'єктами проектування ІСФЗ є процеси автоматизації вирішення функціональних задач, набір яких повністю відповідає і реалізує рішення функціональних задач щодо профільної орієнтації конкретної організації (промислове, торговельне підприємство, фірма, фінансова установа, банк, структурна складова органа державного або муніципального управління). Наприклад, стосовно до промислового підприємства (фірмі) - це автоматизація вирішення задач упавління інвестиціями, оперативного управління основним виробництвом, складання і реалізації бізнес-планів, фінансового менеджменту, управління якістю, логістичними процесами, бухгалтерського обліку та внутрішнього аудита тощо. Створення автоматизованої банківської системи (АБС) передбачає першочергове проектування основної підсистеми, що являє собою ядро АБС і призначене для автоматизації більшості операцій бухгалтерського обліку в комерційних банках, реалізації мультимедийности, роботи с платіжними документами, можливості розрахунку гривневого еквівалента й перерахування залишків при зміні валют і т.п. Функціонування підсистеми взаємопов’язується з такими підсистемами, як банківське обслуговування фізичних осіб, обслуговування юридичних осіб, обслуговування пластикових карт, документальні операції, касові операції, комунальні платежі і ряд інших важливих підсистем, що забезпечують роботу банківських службовців. Інформатизація діяльності державних і муніципальних органів керування, де вихідні дані для прийняття рішень, необхідна інформація і самі рішення уявляються у вигляді документів, проектування ІСФЗ зосереджене на створенні електронного документообігу. Функціональні комплекси задач таких ІС включають розробку автоматизації документообігу і діловодства, підготовку документів, архівного зберігання, автоматизації обміну документами між органами влади, взаємодії органів влади із громадянами і організаціями та ряд інших функціональних підсистем.

Ретельно спроектоване технологічне забезпечення інформаційної технології дозволяє не тільки успішно вирішувати функціональні задачі управління, але й у рамках СППР фахівцям, менеджерам і керівникам організації провадити в інтерактивному режимі аналітичну й прогнозну роботу для наступного прийняття рішень. Технологічне забезпечення ІТ, як правило, однорідне за складом для різних економічних об'єктів, що дозволяє реалізовувати принцип сумісності інформаційних систем у процесі їх функціонування. Елементами технологічного забезпечення ІТ є: інформаційне, лінгвістичне, технічне, програмне, математичне, правове, організаційне, ергономічне. Охарактеризуємо кожне з них більш докладно.

Інформаційне забезпечення (ІЗ) є сукупність проектних рішень по об’ємах, розміщенню, формам організації інформації, що циркулює в ІС. Воно містить в собі спеціально організовану для автоматичного обслуговування користувачів сукупність показників, класифікаторів і кодових позначень елементів інформації, уніфіковані системи документації, документопотоки, масиви інформації на машинних носіях, у базах, банках  сховищах даних і знань, а також персонал, що забезпечує надійність зберігання, своєчасність і якість технології відновлення інформації, доступ до неї згідно затвердженим паролям.

Лінгвістичне забепечення (ЛЗ) поєднує сукупність язикових засобів для формалізації природної мови, побудови і сполучення інформаційних одиниць в ході спілкування користувачів з засобами обчислювальної техніки. За допомогою лінгвістичного забезпечення здійснюється спілкування людини з машиною. ЛЗ включає інформаційні мови для опису структурних одиниць інформаційної бази (документів, показників, реквізитів і т.п.), мови управління і маніпулювання даними інформаційної бази ІТ, язикові засоби інформаційно-пошукових систем, язикові засоби автоматизації проектування ІС і ІТ, діалогові мови спеціального призначення  та  інших  мов,  систему  термінів  і  визначень, що  використо-

вуються в процесі розробки і функціонування автоматизованих  ІС і ІТ.

Технічне забезпечення (ТЗ)  комплексом технічних засобів (технічні засоби збору, реєстрації, передачі, обробки, відображення, тиражування інформації, оргтехніка), що забезпечують роботу ІТ. Центральне місце серед всіх технічних засобів займають ПК і засоби зв'язку. Структурними елементами технічного забезпечення поряд з технічними засобами є також методичні і керівні матеріали, технічна документація  обслуговуючий  персонал.

Програмне забезпечення (ПЗ) включає сукупність програм, що реалізують функції і задачі ІС і  комплексів, що забезпечують роботу технічних засобів. До складу програмного забезпечення входять загальносистемні і спеціальні (прикладні) програми, а також інструктивно-методичні матеріали по застосуванню засобів програмного забезпечення та ерсонал, що займається його розробкою і супроводом на весь період життєвого циклу ІТ.

До загальносистемного програмного забезпечення відносяться програми, розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації обчислювального процесу і виконання часто зустрічаючихся варіантів обробки інформації. Вони дозволяють розширювати функціональні можливості комп'ютерів, автоматизувати планування черговості обчислювальних робіт, а також автоматизувати роботу програмістів. Спеціальне програмне забезпечення являє собою сукупність пакетів прикладних програм (ППП), розроблюємих при створенні ІТ конкретного функціонального призначення. Воно, як правило, створюється спеціалізованими фірмами-розробниками, продається на ринку програмних продуктів і здійснює організацію даних і їх обробку при вирішенні функціональних задач ІС.

Математичне забезпечення (МЗ) — сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів обробки інформації, використовуваних при вирішенні функціональних задач та в процесі автоматизації проектувальних робіт. Математичне забезпечення включає засоби моделювання процесів керування, методи і засоби вирішення типових задач керування, методи оптимізації досліджуваних управлінських процесів і прийняття рішень (методи багатокритеріальної оптимізації, математичного програмування, математичної статистики, теорії масового обслуговування й т.п.). Технічна документація, що описує МЗ, містить опис задач, задачі по алгоритмізації, економіко-математичні методи і моделі рішення задач, контрольні приклади. Персонал становлять фахівці в області організації управління об'єктом, постановники функціональних задач, математики - фахівці з моделювання процесів керування й обчислювальних методів, проектувальники ІТ.

Організаційне забезпечення (ОЗ) включає комплекс документів, складений у процесі проектування ІС, затверджений і покладений в основу експлуатації. Діяльність персоналу ІС в умовах функціонування ІТ, ІСФЗ і СППР регламентують документи та інструкції. В процесі вирішення задач управління даний вид забезпечення визначає взаємодію працівників управлінських служб і технологічного персоналу ІТ з технічними засобами й між собою. ОЗ реалізується в різних методичних і керівних матеріалах за стадіями розробки, впровадження і експлуатації ІС, ІТ, ІСФЗ і СППР. Зокрема, воно формується при проведенні передпроектного обстеження, складанні технічного завдання і техніко-економічного обґрунтування на проектування, розробці проектних рішень в процесі проектування, виборі автоматизуємих задач, типових проектних рішень і пакетів прикладних програм, що відбивається в техноробочій документації, а в процесі впровадження системи і її експлуатації коректується і поповнюється по мірі розширення кола розв'язуваних задач.

Правове забезпечення (ПрЗ) являє собою сукупність правових норм, що регламентують правовідносини при створенні і впровадженні ІС і ІТ. ПрЗ на етапі розробки ІС і ІТ включає нормативні акти, пов'язані з договірними відносинами розроблювача і замовника в процесі створення ІС і ІТ, з правовим регулюванням різних відхилень в ході цього процесу, а також обумовлені необхідністю забезпечення процесу розробки ІС і ІТ різними видами ресурсів. Правове забезпечення на етапі функціонування ІС і ІТ включає визначення їх статусу, правового положення і компетенції ланок ІС і ІТ в організації, їх прав, обов'язків і відповідальності персоналу, порядку формування, використання і захисту інформації в ІС, процедур її реєстрації, збору, зберігання, передачі і обробки, порядку придбання й використання обчислювальної і телекомунікаційної техніки та інших технічних засобів, створення і використання МЗ та ПЗ.

Ергономічне забезпечення (ЕО) як сукупність методів і засобів, використовуваних на різних етапах розробки й функціонування ІС і ІТ, призначене для створення оптимальних умов високоякісної, високоефективної і безпомилкової діяльності людини в ІТ, для її найшвидшого освоєння. До складу ергономічного забезпечення ІТ входять: комплекс документації, що містить ергономічні вимоги до робочих місць, інформаційні моделі, умови діяльності персоналу, а також набір найбільш доцільних способів реалізації цих вимог і здійснення ергономічної експертизи рівня їх реалізації; комплекс методів учбово-методичної документації й технічних засобів, що забезпечують обґрунтування і формулювання вимог до рівня підготовки персоналу, а також формування системи відбору й підготовки персоналу ІТ; комплекс методів і методик, що забезпечують високу ефективність діяльності персоналу в ІТ.

Розглянуті  підсистеми, що забезпечують, ІТ, як правило, аналогічні за складем для ІС різних економічних об'єктів. Інша справа-  набір входячих до складу ІС і визначаючих зміст СППР функціональних підсистем (ІСФЗ). Їх склад залежить від типу основної діяльності об'єктів (економічної, виробничої, адміністративної, збутовий і т.п.), сфери їх фунціональної спрямованості (виробляючі продукцію того або іншого виду, здійснюючі транспортні, фінансові, банківські, страхові послуги), рівнів управлінської діяльності (загальнодержавний, регіональний, муніципальний і т.п)).

ІС організації призначена для вирішення функціональних задач і включає ІТ і апарат керування, розраховуючи на  співробітників, для яких проектується система інформаційного обслуговування. В процесі проектування ІС враховуються вимоги працівників середньої ланки керування ( фахівці-менеджери), тому що вони реалізують свої функції на конкретних ділянках управлінської діяльності (фінансової, виробничої, інвестиційної, логістичної й т.п) і є активними учасниками інформаційного процесу в організації.

         Склад, порядок і взаємодія функціональних підсистем встановлюються виходячи з урахування досягнення стоячої перед економічним об'єктом мети функціонування. Основними принципами виділення самостійних підсистем, комплексів задач і окремих розрахунків є: їх відносна самостійність, тобто наявність об'єкта управління, наявність конкретного набору функцій і відповідних їм завдань, ціль функціонування.

Система підготовки прийняття рішень проектується як інформаційна система для обслуговування економістів, фахівців, фінансових менеджерів і керівників верхньої ланки керування організацією. СППР розрахована на аналітичну і прогнозну роботу менеджерів у режимі реального часу й використовує повний набір технічних, математичних, програмних засобів і інформаційних ресурсів, що накопичуються в ІС. Для функціонування СППР створюються бази знань, сховища даних, а також розробляється спеціальне програмне забезпечення для моделювання ситуацій, накопичення знань по різних аспектах управлінської діяльності.

Інформаційні технології моделювання виробничих і фінансових ситуацій дозволяють обґрунтовано вибирати та мінімізувати число    факторів, що включаються в розгляд, і елементів, виявляти наявність одного або декількох локальних критеріїв, що сприяють оптимізації режиму функціонування досліджуваної або прогнозованої виробничої, фінансової або іншої роботи, погоджувати їх із глобальним критерієм оптимізації функціонування ІС і економічного об'єкта в цілому. Автоматизація моделювання досліджуваних процесів, накопичення досвіду формування управлінських рішень вимагають високої кваліфікації виконавців.

Не менш важливим об'єктом проектування є створення мережі автоматизованих робочих місць фахівців (менеджерів, бухгалтерів, економістів і т п.) і керівників різних ланок і рівнів керування організацією. Проектування повинне забезпечити методичну, технологічну та організаційну інтеграцію АРМ фахівців і охопити весь комплекс проблем  від пов'язаних зі створенням систем розподіленої обробки даних до рішення ергономічних питань.

При цьому визначальної є професійна орієнтація працівника. Враховується, наприклад, що фахівці-менеджери і керівники середньої ланки вирішують головним чином задачі тактичного характеру - займаються середньостроковим плануванням, аналізом і організацією робіт протягом  обмеженого тимчасового відрізка (аналіз і планування поставок матеріальних ресурсів, збут готової продукції, складання виробничих програм і т.п.). АРМ такої категорії працівників проектується з урахуванням специфічних особливостей розв'язуваних ними задач. Такими особливостями є повторюваність у строках (регламентованість) формування результатних документів, чітко певні алгоритми рішення задач, використання значної розмаїтості нормативно-довідкової і оперативної інформації, що накопичується і зберігається в інформаційній базі АРМ фахівця або на файл- сервері корпоративної ІС.

АРМ керівників верхнього рівня управління (керівників фірм; підприємств, організацій) проектується з розрахунком вирішення стратегічних і прогнозних задач. Такими задачами можуть бути: встановлення стратегічних цілей, планування матеріальних ресурсів, вибір джерел фінансування, формування інвестиційної політики й т.п. Задачі СППР мають, як правило, нерегулярний характер, їм властиві недостатність наявної інформації, її суперечливість, неточність, перевага якісних оцінок цілей і обмежень, слабка формалізованість алгоритмів рішення. Тому АРМ керівника оснащується насамперед програмними засобами для складання аналітичних звітів довільної форми, реалізації задач математико-статистичного аналізу, експертних оцінок і систем, математичного та імітаційного моделювання, висновками результатів аналізу у вигляді різноманітних графіків і т.п. При цьому враховується необхідність використання баз узагальненої інформації, інформаційних сховищ, баз знань, правил і моделей прийняття рішень.

Об'єктом проектування є кожне робоче місце фахівця, де дуже важливим виявляється не тільки оснащення його всіма необхідними інструментальними засобами, але й організація інтерфейсу користувача для підвищення ефективності його професійної діяльності. АРМ проектується найчастіше  як вузол - робоча станція корпоративної ІС або як локальне робоче місце фахівця.

Саме цим визначаються інтерфейс користувача, склад забезпечуючих підсистем, набір спеціального програмного забезпечення для вирішення функціональних задач і реалізації фахівцем-економістом його професійних обов'язків з підвищенню якості та ефективності виробничо-господарської діяльності організації.

Сучасне проектування ІС і ІТ тісно пов'язане з пошуком нових шляхів удосконалення самої управлінської діяльності. Маються на увазі розробка бізнес-процесів, використання інженерних підходів - інжинірингу та реінжинірингу - для формалізації і моделювання процедур управління з наступним аналізом, знаходженням найбільш раціональних варіантів організації бізнес- процесів. Докладно ці питання розглядаються в п. 4.2.