Обробка і зберігання документів

Обробка і зберігання документів

Прийняті до обліку документи надходять у бухгалтерію, де вони перевіряються та обробляються. Процес перевірки та обробки містить наступні етапи:

-                  складання первинних документів;

-                  підготовка звітів матеріально-відповідальних осіб і передача їх у бухгалтерію;

-                  прийняття звітів, перевірка їх за формою і суттю;

-                  арифметична перевірка;

-                  підготовка документів для синтетичного і аналітичного обліку;

-                  узагальнення даних синтетичного і аналітичного обліку;

-                  запис у Головну книгу;

-                  складання оборотного балансу та інших форм звітності.

При надходженні документів в бухгалтерію здійснюється їх перевірка:

-                  за формою (перевірка відповідності стандарту, наявності реквізитів, своєчасності складання і подання до бухгалтерії);

-                  за змістом ( змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, відповідність її законодавчим та нормативним вимогам та інтересам власника);

-                  арифметична (перевірка правильності цін і тарифів, повторна перевірка розрахованих сум та підсумків шляхом множення ціни на кількість. У випадку відсутності ціни здійснюється розцінка, тобто розрахунок ціни).

Бухгалтерська обробка прийнятих до виконання документів здійснюється

з     використанням наступних прийомів:

1)             Групування документів – об'єднання однорідних за змістом первинних документів в накопичувані та групувальні відомості з визначенням загального підсумку за кожною групою з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку;

2)             Розцінка (таксування) документів полягає у наведенні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий. Розцінка здійснюється шляхом наведення у документі ціни; таксування здійснюється шляхом множення натурального показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (накладні-вимоги, лімітно-забірні картки тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники.

3)             Контирування (проведення) – процес визначення (розмітки) кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа. У переважній більшості контирування здійснюють на чистих берегах первинного документа,

а     потім узагальнюють за кожною однорідною групою на першому документі або шляхом заповнення меморіального ордера. На бланках окремих документів (касові ордери, авансові звіти) для зазначення кореспонденції рахунків відведені окремі графи.

Оформлені належним чином первинні документи використовують для подальшого відображення господарських операцій в регістрах синтетичного та аналітичного обліку. На цьому робота з первинними документами закінчується.

Первинні документи після їхньої остаточної обробки та складання річної бухгалтерської звітності підлягають передачі в архів.

Розрізняють поточні та постійні архіви.

Поточний архів організують безпосередньо в бухгалтерії, в спеціальних закритих шафах. В поточному архіві підприємства зберігаються документи за поточний і минулий рік, як правило, в зброшурованому або переплетеному стані.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні та призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі після відповідного опрацювання, яке передбачає:

-                  систематизацію документів у хронологічному порядку;

-                  прошивку і маркування ярликами (рубриками).

Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Зберігання документів забезпечує керівник підприємства відповідно до встановлених чинним законодавством порядку і термінів. Терміни зберігання документів установлені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України для кожного виду документів, але не менш 3-х років. Зокрема, для більшості первинних документів встановлений термін 3 роки; розрахунково-платіжні відомості, акти документальних ревізій, податкових перевірок зберігаються 5 років; листування з органами державної митної інспекції – 10 років; особові рахунки працівників – 75 років; установчі документи – постійно.

По закінченню встановленого терміну зберігання важливі матеріали передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші – використовують як макулатуру або знищують.

Бухгалтерські документи з моменту їхнього складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів проходять певний шлях. Своєчасний та якісний облік забезпечується визначеним порядком опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називається порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання чи надходження на підприємство до моменту здачі в архів.

Головний принцип документообороту – прискорення руху документів, забезпечення їх проходження найкоротшим шляхом та з мінімальними витратами праці. Документооборот рекомендовано оформляти у вигляді графіка або схеми і розміщувати на видному місці бухгалтерії.

Графік документообороту – затверджений порядок обробки інформації, яким регулюються терміни складання, надходження в бухгалтерію та опрацювання первинних документів.