Оптимизация данных в Excel

Практическая работа № 8

Тема «Оптимизация данных в Excel»

Цель работы: Изучение информационной технологии быстрого и удобного извлечения данных и формирования различных обобщающих сводок.

1. Создание исходной таблицы.

           Откроем новую Книгу Excel. Создадим таблицу с заголовками: ФИО; Наименование товаров; Выручка; Дата

            В этой таблице будут указываться результаты работы менеджеров – продавцов фирмы. Каждая строка в таблице соответствует одной продаже

2. Сортировка данных.

Упорядочим данные в таблице по фамилии сотрудников таким образом, чтобы их продажи были представлены в алфавитном порядке наименования товаров и в порядке возрастания даты продажи.

Выполним команду Данные. – Сортировка

В этом окне указывается иерархия сортировки:

·         Сортировка по – ФИО (по возрастанию)

·         Затем по – Наименование товара (по возрастанию)

·         В последнюю очередь по - Дата (по возрастанию)

А также указывается включать или нет верхнюю строку в область сортировки. Если установлен переключатель «По подписям», то заголовки остаются неприкосновенными, а если выбрано «Обозначениям столбцов листа», то заголовки включаются в сортировку. После выполнения необходимых действий таблица будет отображена в следующем виде (рис.2)

3. Фильтрация.

3.1. Она позволяет выделить нужные данные среди имеющихся.Фильтрация выполняется командой Данные – Фильтр, в которой предлагается выбрать:

·         Автофильтр – назначает фильтр на каждое поле данных таблицы (если выделены некоторые столбцы, то фильтр будет применяться только к ним).

·         Отобразить все – отмена фильтра.

·         Расширенный фильтр – устанавливает сложный фильтр.

Применим фильтрацию ко всем столбцам (Автофильтр), тогда в заголовке таблицы будут отображены значки выбора.

3.2. Выберем из таблицы только те продажи, выполненные Ивановым. Для этого щелкнем по кнопке рядом с ФИО и выберем Иванов. Тогда таблица выглядит следующим образом:

3.3. Теперь из полученного списка отберем 5 максимальных значений выручки.

Тогда в таблице останутся записи:

3.4.      Из полученного списка отберем только те продажи, которые были совершены в феврале 2002 года. Для этого в строке «Дата» в предложенном фильтре выберем пункт «Условие». В окне «Пользовательский Автофильтр» установим параметры отображения строк:

Т

огда исходная таблица примет вид:

Примечание: После выполнения всех этих операций отмените фильтрацию данных, убрав флажок bв команде Данные – Фильтр – Автофильтр.

4. Итоги.

Итоги позволяют выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким либо признаком.

Примечание: Для формирования итогов необходимо отсортировать данные.

4.1. Найдем суммарную выручку каждого из работников организации.

Для этого выполним команду Данные – Итоги. В диалоговом окне «Промежуточные итоги» в поле «При каждом изменении в» указывается столбец, содержащий элементы, для которых следует вычислить промежуточные итоги.; в поле «Операция» - выбирается функция суммирования, используемая при вычислении промежуточных итогов.; а в поле «Добавить итоги по» - указываются столбцы, содержащие обрабатываемые значения.

В нашем случае устанавливаем в полях:

·         «При каждом изменении в» - ФИО

·         «Операция» – Сумма

·         «Добавить итоги по» – Выручка

После  выполнения команды Итоги таблица примет вид (рис.1):

4.2. А теперь найдем итог продаж по видам товаров. Для этого

·         в поле «При каждом изменении в» указываем Наименование товара

·         в поле «Операция» указать Сумма

·         в поле «Добавить итоги по» - Выручка.

В этом случае таблица принимает вид (рис.2)

5.  Предъявите результаты преподавателю.